Vad är upphandling?
Upphandling är processen där ett företag eller en organisation systematiskt köper in en vara eller tjänst genom att specificera vad man behöver, ta in offerter från flera leverantörer, jämföra dem på pris och villkor och därefter teckna avtal med den som bäst uppfyller kraven.
Ordet används både inom privat och offentlig sektor, men reglerna skiljer sig. Offentlig upphandling styrs av LOU (Lagen om offentlig upphandling). Privata bolag är fria att välja sin egen process – vilket är både en styrka och en fallgrop.
Så går en upphandling till (5 steg)
1. Kartläggning – vad kostar det ni har idag och vilka villkor gäller?
2. Kravställning – vad ska den nya leverantören leverera, till vilken kvalitet?
3. Konkurrensutsättning – flera leverantörer får lämna in offert på samma underlag.
4. Utvärdering – offerterna jämförs på pris, villkor, uppsägning, indexering och risk.
5. Förhandling & avtal – slutlig prisnivå förhandlas, avtal tecknas och avtalspärmen uppdateras.
Privat vs offentlig upphandling
Offentliga upphandlingar måste följa LOU: annonsering i TED/Mercell, likabehandling, transparent utvärdering och rätt att överklaga.
Privata bolag har inga sådana krav. Det gör processen snabbare men gör också att avtal ofta förlängs automatiskt utan konkurrens – och att bolagen betalar 15–40 % för mycket.
Vanliga frågor
Vad är skillnaden på upphandling och inköp?
Inköp är den löpande hanteringen av beställningar mot befintliga leverantörer. Upphandling är den strategiska processen där ni väljer vilka leverantörer ni ska ha och till vilka villkor.
Måste privata företag följa LOU?
Nej. LOU gäller endast för myndigheter, kommuner, regioner och offentligt ägda bolag. Privata bolag väljer själva process.
Hur ofta bör vi göra om en upphandling?
Tumregel: vartannat till vart tredje år för större kategorier (el, telefoni, försäkringar). Marknadspriser förändras snabbt.
Vill ni att vi gör jobbet?
Vi analyserar era avtal och förhandlar mot leverantörerna. Ni betalar bara en andel av det vi sparar.