Upphandla tryckeri

Första steget är att kartlägga vad som faktiskt beställs. Tolv månaders fakturor visar vilka produkter som återkommer, i vilka upplagor och av vilka beställare. Ofta är beställningarna spridda över flera avdelningar och leverantörer.

Andra steget är att skilja återkommande produkter från engångsjobb. De återkommande produkterna går att prissätta i en avtalad prislista, medan projektjobb hanteras som avrop mot avtalade timpriser och materialpåslag.

Tredje steget är att definiera kvalitet och format: papperskvalitet och gramvikt, färgantal, efterbehandling, leveranstid och toleranser. Utan den definitionen jämförs anbud på pris för olika produkter.

Den vanligaste modellen är offert per jobb. Den ger flexibilitet men ingen prisstabilitet, och priserna går inte att följa upp eftersom varje jobb är unikt formulerat.

En andra modell är avtalad prislista per produkt och upplaga, ofta med ett påslag för avvikande format. Modellen kräver arbete i uppstarten men gör kostnaden förutsägbar och beställningen enkel.

En tredje modell är webbshop med styrt sortiment, där mallar och priser är låsta och beställaren själv lägger order. Modellen minskar administration och felbeställningar men kan låsa in er om originalfilerna inte är era.

Till modellerna kommer poster som ofta står för överkostnaden: prepress- och startavgifter per jobb, avgifter för korrektur och extra korrekturvändor, expressavgifter för kort leveranstid, lagerhållning per pallplats samt frakt som debiteras separat per delleverans.

Den första hävstången är konsolidering. Färre leverantörer med avtalade priser ger bättre villkor än många små beställningar utan avtal, och gör kostnaden jämförbar mellan perioder.

Den andra är upplagor och planering. Kort framförhållning tvingar fram expressproduktion, medan planerade upplagor i rätt storlek sänker både styckpris och andelen kasserat material.

Den tredje är standardisering. Färre format, färre papperskvaliteter och färre färgvarianter ger högre volym per artikel och därmed lägre pris.

Den fjärde är beställarstyrning. När vem som helst kan beställa fritt växer sortimentet, och därmed antalet unika jobb med startavgift. En begränsad beställarkrets med mallar hindrar det.

Börja med äganderätten till original och tryckfiler. Filerna ska vara era och kunna lämnas ut i redigerbart format, annars blir ett leverantörsbyte dyrare än prisvinsten.

Granska prislistans giltighetstid och prisjusteringsklausulen. Hänvisningar till pappers- eller energipris bör ha tak, förvarningstid och skriftligt underlag för höjningen.

Kontrollera villkoren för lagerhållning: vem äger lagret, vad kostar pallplatsen och vad händer med osålt eller inaktuellt material vid avtalets slut.

Kontrollera leveranstider och vad som gäller vid försening eller feltryck – omtryck, priskompensation och vem som bär fraktkostnaden.

Reglera slutligen hållbarhets- och kravdokumentation om ni ställer sådana krav: certifierat papper, ursprung för profilprodukter och leverantörens uppförandekod. Krav utan dokumentationskrav går inte att följa upp.

Vi börjar med att kartlägga beställda produkter, upplagor, beställare och tolv månaders fakturor, och separerar tryckkostnad, prepress, express, lager och frakt.

Därefter tas en produktlista med upplagesteg och kvalitetskrav fram som samtliga anbudsgivare prissätter, tillsammans med timpriser för projektjobb. Anbuden jämförs på beräknad total årskostnad vid er verkliga beställningsmix.

Ni fattar alla beslut och tecknar avtalen själva. Vi tar aldrig fullmakt att signera avtal å era vägnar.