Från PDF till färdigförhandlat – på 6–10 veckor.
Ni mejlar fakturor och avtal. Vi tar resten – analys, marknadsjämförelse och förhandling. Ni godkänner varje förändring innan något signeras, och lägger totalt cirka två timmar av er egen tid.
- Ledtid
- 6–10 veckor
- Er insats
- ca 2 timmar
- Kostnad utan besparing
- 0 kr
Fyra steg, inga överraskningar.
Varje steg har en tydlig leverans och en typisk tidsåtgång. Vill ni läsa mer om arbetssättet i detalj finns hela upphandlingsprocessen steg för steg.
- 01
Vecka 1–2
Er tid: ca 45 min
Kartläggning
Vi går igenom era fakturor från de senaste sex månaderna och nuvarande avtal. Inga system att lära sig – ni mejlar PDF eller laddar upp i portalen, vi tar resten. Sekretessavtal tecknas innan något material delas.
Ni får
- Avtalsregister med utgångs- och uppsägningsdatum
- Kostnadsöversikt per kategori och leverantör
- Riskflaggor: autoförnyelse, indexering utan tak, dubbletter
- 02
Vecka 3–4
Er tid: 0 min
Marknadsanalys
Vi jämför era villkor mot aktuella marknadspriser och normaliserar mot rätt enhet, så att offerter blir jämförbara. Där det är värt det hämtar vi in konkurrerande offerter parallellt.
Ni får
- Jämförelse av era priser mot aktuell marknadsnivå
- Normaliserade offerter – samma enhet, samma omfattning
- Prioriterad lista över var pengarna faktiskt finns
- 03
Vecka 4–7
Er tid: ca 30 min
Förhandling
Vi förhandlar i första hand mot er befintliga leverantör. Många gånger räcker det – ni slipper byte och friktion. Annars går vi vidare till nästa alternativ med flera leverantörer levande samtidigt.
Ni får
- Förhandlade pris- och villkorsförslag per kategori
- Genomgång av avtalsklausuler: index, bindningstid, uppsägning
- Avstämning med er innan något går vidare
- 04
Vecka 7–10
Er tid: ca 45 min
Beslut & signering
Ni får ett beslutsunderlag med besparing, risk och rekommendation. Ni säger ja eller nej. Behörig firmatecknare hos er signerar – aldrig vi. Därefter bevakas avtalen löpande i portalen.
Ni får
- Beslutsunderlag med besparing, risk och rekommendation
- Signeringsklara avtal – ni signerar själva
- Bevakning av nya utgångsdatum och påminnelser i portalen
Cirka två timmar. Totalt.
Det vanligaste skälet till att företag skjuter upp en upphandling är tid. Därför är processen byggd så att er insats stannar vid fyra korta moment – vi gör insamling, analys och förhandling åt er.
- 130 min
Uppstartsmöte
Vi går igenom era kategorier, prioriteringar och vem som äger vilket avtal.
- 2ca 30 min
Skicka fakturor och avtal
De senaste sex månaderna inom de kategorier ni vill se över. PDF räcker – eller ladda upp i portalen.
- 315 min
Avstämning under förhandling
En kort check innan vi går vidare med de förslag som ser bäst ut.
- 445 min
Beslut och signering
Ni läser beslutsunderlaget, säger ja eller nej och signerar själva.
Sex åtaganden – varje gång.
Villkoren för ersättning finns i sin helhet på prissidan.
- Sekretessavtal innan något material delas
- All data lagras inom EU – GDPR-kompatibelt
- Ni godkänner varje förändring innan signering
- Vi tar aldrig fullmakt att signera i ert namn
- Avbryt när som helst – ingen bindning
- Sparar ni inget – betalar ni inget
Era avtal stannar hos er.
Fakturor och avtal är känsligt material. Så här hanterar vi det – och kunduppgifterna som följer med.
Sekretessavtal först
Vi tecknar NDA innan ni delar fakturor, avtal eller prisuppgifter. Har ni en egen mall använder vi den – annars skickar vi vår.
Behörighet per uppdrag
Bara de konsulter som arbetar med ert uppdrag har åtkomst till materialet. Portalen kräver inloggning och åtkomsten är knuten till er organisation.
Lagring inom EU
Dokument och data lagras hos leverantörer inom EU. Materialet används enbart för ert uppdrag och delas aldrig vidare i identifierbar form.
Radering på begäran
Ni äger materialet. Säg till, så raderar vi uppladdade dokument och tillhörande analyser. Ni kan när som helst begära registerutdrag enligt GDPR.
Läs mer om cookies och personuppgifter på vår cookiesida, eller kontakta oss med frågor om databehandling.
Så upplevde de arbetet.
“Vi trodde vi hade bra avtal. Upphandla bevisade motsatsen – 439 300 kr per år tillbaka i kassan, utan att vi behövde byta system eller tappa kvalitet. Det här borde varje cafékedja göra.”
“Som företagare hinner man helt enkelt inte se över alla sina avtal. Upphandla gick igenom allt – el, kaffe, skrivare, IT, telefoni och nätverk – och sparade in 379 000 kr åt oss. Rekommenderar dem starkt.”
“Som grundare ska du bygga produkt och prata med kunder – inte sitta i förhandlingar om molnhosting och försäkringar. Upphandla tog över hela den biten, hittade pengar vi inte visste fanns och gav oss en avtalsöversikt vi faktiskt använder.”
- Hur lång tid tar en upphandling?
- Normalt 6–10 veckor från att vi fått fakturor och avtal till färdigförhandlat underlag. Enklare kategorier som el eller telefoni går ofta snabbare, medan IT och försäkring tar längre tid.
- Hur mycket tid behöver vi lägga internt?
- Cirka två timmar totalt: ett uppstartsmöte på 30 minuter, insamling av fakturor, en kort avstämning under förhandlingen och ett beslutsmöte. Resten gör vi.
- Måste vi byta leverantör?
- Nej. Vi förhandlar i första hand mot er befintliga leverantör, och i många fall räcker det. Byte sker bara om ni väljer det efter att ha sett underlaget.
- Vad händer med våra fakturor och avtal?
- Sekretessavtal tecknas innan något material delas. Materialet lagras inom EU, används enbart för ert uppdrag och raderas på begäran.
Redo att börja kartlägga?
Första steget tar 30 minuter av er tid. Vi tecknar sekretessavtal, ni skickar fakturorna – sedan hör ni från oss med en kostnadsfri analys.
Svar inom 24 h · ingen bindning