Upphandla företagshälsovård

Första steget är att skilja lagstadgat från frivilligt. Arbetsmiljölagstiftningen kräver medicinska kontroller för vissa exponeringar och arbetsuppgifter, medan hälsoundersökningar, sjukvårdsrådgivning och friskvård är tillval som ni själva bestämmer omfattningen av. Vilka kontroller som är obligatoriska för just era yrkesroller behöver kontrolleras mot gällande föreskrifter – innan omfattningen låses.

Andra steget är att kartlägga faktisk användning. Antal besök, typ av insats och vilka enheter som använder tjänsten går att få fram ur leverantörens statistik. Utan den kan ni inte avgöra om abonnemanget är rätt dimensionerat.

Tredje steget är tillgängligheten. Geografisk täckning, digitala besök och svarstider styr hur mycket avtalet faktiskt används, och därmed värdet per krona.

Den vanligaste modellen är abonnemang per anställd och år, där ett paket av tjänster ingår. Modellen ger förutsägbar kostnad men blir dyr när utnyttjandegraden är låg eller när personalstyrkan minskar utan att abonnemanget justeras.

En andra modell är rena avrop, där varje insats prissätts per besök eller per timme. Den passar organisationer med låg och ojämn användning, men gör kostnaden svårare att budgetera.

En tredje modell är en kombination: ett litet grundabonnemang som täcker arbetsmiljöstöd och lagstadgade kontroller, med avrop för allt utöver det. Det är ofta den modell som speglar verkligheten bäst.

Till modellerna kommer poster som lätt förbises: uppstarts- och administrationsavgift, avgift för utebliven avbokning, restid och reseersättning vid besök på arbetsplatsen samt särskild timtaxa för utredningar och intyg.

Den första hävstången är rätt avtalsmodell. Ett brett abonnemang med låg utnyttjandegrad är den enskilt vanligaste överkostnaden i kategorin, och en övergång till grundabonnemang plus avrop kan sänka kostnaden utan att ta bort någon tjänst ni faktiskt använder.

Den andra hävstången är antalet anställda i underlaget. Abonnemangspriset räknas per person, och underlaget uppdateras inte alltid när organisationen förändras. Kontrollera att antalet i fakturan stämmer med aktuell personalstyrka.

Den tredje hävstången är omfattningen per yrkesroll. Alla roller behöver inte samma kontroller. Att styra insatserna efter faktisk exponering i stället för att ge alla samma paket minskar både kostnad och tidsspill.

Den fjärde hävstången är digitala besök. Där de ersätter fysiska besök faller restid och reseersättning bort, poster som annars kan utgöra en märkbar del av notan för verksamheter utanför storstad.

Den femte hävstången är konkurrensutsättningen. Kategorin har många leverantörer och prisspridningen mellan anbud är ofta stor även vid samma omfattning, vilket gör en strukturerad anbudsjämförelse värd arbetet.

Den vanligaste fallgropen är automatisk förlängning med indexuppräkning. Avtalen är ofta ettåriga med tyst förlängning, och priset justeras uppåt utan att omfattningen ses över.

Den andra fallgropen är att lagstadgade kontroller blandas ihop med frivilliga hälsoundersökningar i samma paketpris. Då går det inte att avgöra vad ni måste ha och vad ni valt att ha, vilket försvårar varje förhandling.

Den tredje är sekretess och personuppgifter. Hälsouppgifter är känsliga personuppgifter, och avtalet ska reglera personuppgiftsbiträdesförhållandet, vilka uppgifter arbetsgivaren får ta del av och hur rapportering sker på aggregerad nivå.

Den fjärde punkten är svarstider. Ett avtal utan avtalad tid till första besök vid rehabiliteringsärenden fungerar sällan när det behövs, och sena insatser blir dyrare än snabba.

Den femte punkten är uppföljningen. Kräv statistik per insatstyp och enhet som en del av avtalet, så att nästa förhandling kan bygga på data i stället för antaganden.

Vi börjar med att gå igenom nuvarande avtal, prisbilaga, tolv månaders fakturor och besöksstatistik, och separerar abonnemangskostnad, avrop och tillägg.

Därefter definieras omfattningen utifrån lagstadgade krav och faktisk användning, och ett förfrågningsunderlag med identisk prislista går ut till flera leverantörer. Anbuden jämförs på total årskostnad vid er verkliga volym, inte på listpris per anställd.

Ni fattar alla beslut och tecknar avtalen själva. Vi tar aldrig fullmakt att signera avtal å era vägnar.