Upphandla fordon och leasing – sänk kostnaden per bil

Utgångspunkten är vagnparkens sammansättning: antal fordon, modeller, drivlinor, årlig körsträcka per fordon och när respektive avtal löper ut. Utan den bilden går det inte att bedöma om nuvarande upplägg är rimligt prissatt.

Nästa del är användningen. Ett fordon som rullar betydligt mindre än den avtalade körsträckan är överbetalt, medan ett som rullar mer genererar övermilsdebitering vid återlämning. Båda avvikelserna kostar pengar och båda går att justera i ett nytt avtal.

Slutligen omfattar upphandlingen kringtjänsterna. Serviceavtal, däck, försäkring, drivmedelskort och laddning ligger ofta hos olika parter med olika löptider, vilket gör totalkostnaden svår att följa upp. En samlad genomgång visar vad varje del faktiskt kostar per fordon och månad.

Operationell leasing innebär att leasegivaren äger fordonet och står risken för restvärdet. Ni betalar en månadsavgift för nyttjandet under avtalstiden och lämnar tillbaka fordonet vid avtalets slut. Modellen ger förutsägbar kostnad, men restvärdesantagandet är avgörande för hur hög avgiften blir.

Finansiell leasing innebär att ni bär restvärderisken. Avgiften kan bli lägre, men värdet vid avtalets slut är ert ansvar. Vilken modell som passar beror på hur länge fordonen behålls och hur säkert andrahandsvärdet bedöms vara.

Funktionsleasing eller full service-leasing paketerar finansiering, service, däck och ibland försäkring i en avgift. Det förenklar administrationen, men gör förhandlingen svårare eftersom posterna inte syns var för sig.

Köp med egen finansiering kan vara motiverat för fordon som används länge och slits hårt, exempelvis vissa servicefordon. Då binds kapital, men den löpande kostnaden efter avskrivningstiden blir låg.

Oavsett modell bestäms månadsavgiften av fyra parametrar: inköpspris efter rabatt, antagen körsträcka, avtalstid och antaget restvärde. Ändras någon av dem ändras avgiften – och alla fyra är förhandlingsbara.

Den första hävstången är att matcha avtalad körsträcka mot verklig. Både för högt och för lågt satta körsträckor kostar: den ena i onödigt hög månadsavgift, den andra i övermilsdebitering vid återlämning. Underlaget finns i körjournaler och servicerapporter.

Den andra hävstången är avtalstiden. Kortare avtal ger högre månadsavgift men lägre reparationskostnader, längre avtal tvärtom. Vilken kombination som är billigast beror på hur fordonen används, och bör räknas igenom i stället för att sättas av vana.

Den tredje hävstången är restvärdet. Ett försiktigt satt restvärde höjer månadsavgiften. Att jämföra flera leasegivares restvärdesantaganden för samma modell och körsträcka är ofta det som skiljer anbuden åt mest.

Den fjärde hävstången är standardisering av bilpolicyn. Färre modeller och tydliga utrustningsnivåer ger bättre volymrabatt och enklare administration än en fri lista där varje anställd väljer eget.

Den femte hävstången är kringtjänsterna. Drivmedelskort, laddning, däckhotell och administrationsavgifter granskas sällan var för sig, trots att de är återkommande kostnader per fordon och månad.

Den vanligaste fallgropen är återlämningsvillkoren. Vad som räknas som normalt slitage och vad som debiteras som skada avgör slutnotan, och skillnaden mellan leasegivare kan vara betydande. Be om den skriftliga bedömningsstandarden innan avtal tecknas, inte när bilen ska lämnas in.

Den andra fallgropen är övermilsdebitering och kreditering vid underkörning. Många avtal debiterar per överkörd mil men krediterar inte, eller krediterar med ett lägre belopp. Villkoret bör vara symmetriskt eller åtminstone känt i förväg.

Den tredje är förtida avslut. Om verksamheten förändras och fordon behöver lämnas tillbaka i förtid styr lösenmodellen kostnaden helt. Reglera hur lösenbeloppet beräknas redan i avtalet.

Den fjärde punkten gäller elfordon och laddning. Laddbox på arbetsplatsen eller hemma hos föraren, installation, elkostnad och ersättningsmodell behöver hanteras i upphandlingen, annars hamnar de som lösa kostnader utanför avtalet. Här finns också en tydlig koppling till era elavtal och till hur laddningen mäts och faktureras.

Slutligen bör förmånsbeskattning och skattemässiga effekter av vald finansieringsform stämmas av med er redovisningsbyrå eller skatterådgivare, och gällande regler och belopp för aktuellt beskattningsår kontrolleras innan bilpolicyn beslutas – reglerna ändras över tid och vi lämnar inte skatterådgivning.

Vi går igenom nuvarande leasing- och serviceavtal, fordonslista med körsträckor och de senaste tolv månadernas fakturor för att fastställa kostnad per fordon och när avtalen går att påverka.

Därefter tas ett gemensamt underlag fram – behovsprofil, körsträckor, avtalstid och önskade kringtjänster – och förfrågan går ut till flera leasegivare med samma förutsättningar. Anbuden normaliseras post för post innan förhandling, och ni beslutar och signerar själva.