Upphandla avfallshantering – rätt kärl och rätt frekvens

Första steget är en genomgång per adress: vilka fraktioner som hämtas, hur många kärl eller containrar som finns, vilken storlek de har och hur ofta de töms. Uppgifterna finns i avtalet och på fakturorna, men stämmer inte alltid överens med hur det faktiskt ser ut på plats.

Andra steget är fyllnadsgraden. Ett kärl som töms enligt schema men bara är halvfullt kostar lika mycket som ett fullt. En enkel avläsning under några veckor visar vilka fraktioner som töms för ofta och vilka som behöver tätare intervall.

Tredje steget är regelverket. Kommunalt monopol gäller för vissa avfallsslag medan andra är konkurrensutsatta, och gränsdragningen påverkar vad som faktiskt går att upphandla. Kontrollera vad som gäller i er kommun innan ni utgår från att hela avfallshanteringen är fritt förhandlingsbar.

Den vanligaste modellen är pris per tömning och kärl, där storleken på kärlet styr priset. Modellen är enkel att följa upp men premierar inte sortering, eftersom kostnaden är densamma oavsett hur mycket som faktiskt ligger i kärlet.

En andra modell är viktbaserad debitering, där tömningen kombineras med en behandlingsavgift per kilo eller ton. Där ger bättre sortering direkt utslag i kostnaden, eftersom avfallsslag har olika behandlingspris.

En tredje modell är abonnemang med fast månadsavgift som täcker ett angivet antal tömningar. Den ger förutsägbar kostnad men blir dyr om verksamhetens volymer minskar utan att abonnemanget justeras.

Till dessa kommer tillägg som ofta står för en betydande andel av notan: kärlhyra, transport- och bränsletillägg, avgift för bomkörning när kärlet inte varit åtkomligt, avgift för felsorterat innehåll samt avgift för extra hämtning utanför schema.

Materialåtervinning kan i vissa fall ge en intäkt i stället för en kostnad när materialet är rent och volymen tillräcklig. Villkoren för sådan ersättning ska framgå av avtalet, inklusive hur priset följer marknadsnoteringen.

Den första hävstången är tömningsfrekvensen. Den sätts vid avtalets start och justeras sällan därefter, trots att verksamheten förändras. Att sänka frekvensen på fraktioner som konsekvent töms halvfulla är den enklaste besparingen i kategorin och kräver ingen ny leverantör.

Den andra hävstången är kärlstorleken. Färre men större kärl kan ge lägre totalkostnad än många små, eftersom en stor del av kostnaden ligger i själva hämtningen och inte i volymen. Motsatsen gäller där utrymmet är begränsat.

Den tredje hävstången är sorteringen. Restavfall är normalt det dyraste avfallsslaget att behandla, medan väl sorterade materialfraktioner är billigare eller i vissa fall intäktsgivande. Bättre sorteringsstationer och tydlig skyltning flyttar volym från dyr till billig fraktion.

Den fjärde hävstången är komprimering. Där volymerna är stora kan en komprimator eller balpress minska antalet hämtningar avsevärt. Investeringen ska räknas mot den minskade hämtningskostnaden över avtalstiden.

Den femte hävstången är tilläggen. Bomkörningar, felsorteringsavgifter och extra hämtningar är ofta symtom på arbetssätt snarare än på pris – och de går att minska med enkla rutiner för åtkomst och sortering.

Den vanligaste fallgropen är långa avtal med automatisk förlängning. Avfallsavtal löper ofta över flera år och förlängs tyst om de inte sägs upp i tid, vilket gör att en felaktig dimensionering hinner kosta betydligt mer än den behövde.

Den andra fallgropen är indexklausuler utan tak. Prisjustering kopplad till index eller bränslepris är vanlig, men bör anges med vilket index som gäller, hur ofta justering sker och vilken maximal höjning som accepteras per period.

Den tredje är att kärlhyran granskas för sig. Kärl som står kvar efter en flytt eller en verksamhetsförändring fortsätter hyras ut, och posten är liten nog att aldrig ifrågasättas.

Den fjärde punkten är avfallsrapporteringen. Ni behöver kunna följa mängder per fraktion, både för att styra kostnaden och för hållbarhetsredovisning. Kräv rapporteringen som en del av avtalet, inte som en tilläggstjänst.

Den femte punkten är farligt avfall. Där gäller särskilda krav på dokumentation, transportörens tillstånd och spårbarhet. Kontrollera att leverantören har tillstånd för de avfallsslag ni lämnar och att dokumentationen levereras i rätt form.

Vi börjar med att kartlägga adresser, fraktioner, kärl, frekvenser och tolv månaders fakturor, och separerar tömningskostnad, behandlingsavgift, kärlhyra och tillägg.

Därefter jämförs frekvens och kärlstorlek mot faktisk fyllnadsgrad, sorteringsgraden bedöms och ett förfrågningsunderlag tas fram med samma volymantaganden till samtliga anbudsgivare. Där kommunalt monopol gäller avgränsas upphandlingen till de delar som är konkurrensutsatta.

Ni fattar alla beslut och tecknar avtalen själva. Vi tar aldrig fullmakt att signera avtal å era vägnar.