Upphandla hyrbil

Första steget är att kartlägga bokningsmönstret. Tolv månaders fakturor visar antal hyresdagar, fördelningen mellan bilklasser, vilka orter som används och hur stor andel av bokningarna som görs med kort varsel.

Andra steget är att skilja avtalspriset från tilläggen. Grundhyran per dag är enkel att jämföra, men försäkringar, drivmedel, avlämning på annan ort och avgifter för ung förare kan utgöra en betydande del av den totala kostnaden.

Tredje steget är att definiera behovet: vilka bilklasser som ska ingå, om transportbil behövs, hur bokning ska ske och vilka anställda som har rätt att boka. Utan en tydlig beställarordning styrs kostnaden av enskilda bokningar.

Den vanligaste modellen är ramavtal med rabatt mot bolagets ordinarie prislista. Rabattsatsen ser stark ut, men eftersom prislistan är rörlig kan den faktiska kostnaden stiga utan att rabatten ändras.

En andra modell är fasta dagspriser per bilklass. Den är mer förutsägbar och lättare att budgetera, men kräver att bilklasserna definieras tydligt så att en uppgradering inte tas ut som ett tillägg.

En tredje modell är längre hyresperioder till månadspris, som fungerar som ett alternativ till leasing när behovet är tidsbegränsat. Här bör körsträcka och villkor för förlängning regleras precis som i ett leasingavtal.

Till modellerna kommer poster som ofta driver kostnaden: obligatoriska försäkringstillägg, drivmedel som fylls på av bolaget till påslag, avgift för avlämning på annan ort, extraförare, sen återlämning och skadedebitering utan gemensam besiktning.

Den första hävstången är prismodellen. Fasta dagspriser per bilklass gör kostnaden förutsägbar och tar bort effekten av höjda listpriser bakom en oförändrad rabattsats.

Den andra är försäkringsupplägget. Många företag betalar för samma skydd två gånger – en gång i hyresbolagets tillägg och en gång i den egna företagsförsäkringen eller via betalkortet. En genomgång med försäkringsgivaren visar vad som redan är täckt.

Den tredje är bokningsdisciplinen. Bokningar som görs i god tid, i rätt bilklass och genom en gemensam kanal ger betydligt lägre snittkostnad än spridda bokningar i egen regi.

Den fjärde är valet mellan hyra och leasing. Ett återkommande behov över flera månader blir normalt dyrare som korttidshyra, medan enstaka behov blir dyrare som leasing. En enkel gräns i policyn styr valet.

Börja med prisbilagan. Kontrollera vilka bilklasser som omfattas, om priserna är fasta under avtalstiden och vad som händer när önskad klass inte finns tillgänglig.

Granska försäkringsvillkoren: självrisknivå, vad som gäller vid skada på glas och underrede samt om tillägget är obligatoriskt eller kan tas bort mot eget skydd.

Kontrollera drivmedelsvillkoren. Krav på återlämning med full tank är normalt billigare än att bolaget fyller på mot påslag, men kräver rutin hos föraren.

Reglera skadehanteringen. Skriv in gemensam besiktning vid utlämning och återlämning, dokumentation med bild och en tidsgräns för när skador får debiteras i efterhand.

Reglera slutligen uppföljningen. En kvartalsrapport med hyresdagar, snittkostnad per dag och tilläggsposter per ort räcker för att styra bokningarna och ger underlag till nästa förhandling.

Vi börjar med att kartlägga tolv månaders hyresdagar, bilklasser, orter och tilläggsposter, och räknar fram en faktisk snittkostnad per hyresdag.

Därefter tas en kravbild fram som samtliga anbudsgivare räknar på, med krav på pris per bilklass, försäkringsupplägg, drivmedelsvillkor och avgifter separat. Anbuden jämförs på total årskostnad vid ert faktiska bokningsmönster.

Ni fattar alla beslut och tecknar avtalen själva. Vi tar aldrig fullmakt att signera avtal å era vägnar.