Upphandla kaffe

Första steget är en volymbild: antal anställda per arbetsplats, antal maskiner, uppskattad förbrukning per månad och vilka artiklar som faktiskt beställs. Underlaget finns i tolv månaders fakturor, inte i avtalet.

Andra steget är att separera de tre delarna – maskinhyra, förbrukningsvaror och service – och prissätta dem var för sig. Först då syns var kostnaden ligger och vilken del som är förhandlingsbar.

Tredje steget är att sätta en varukorg. Ett fåtal artiklar står normalt för större delen av volymen, och det är de artiklarna anbuden ska prissättas på – inte hela katalogen.

Den vanligaste modellen är maskinhyra per månad plus pris per kilo kaffe. Hyran är låg och lätt att jämföra, medan kilopriset sällan granskas – trots att det är där årskostnaden avgörs.

En andra modell är fritt placerad maskin mot åtagande om minsta volym. Modellen ser kostnadsfri ut men binder er till ett pris ni inte förhandlat, och underskriden volym utlöser ofta en efterdebitering.

En tredje modell är pris per kopp, där maskin, service och kaffe ingår. Den är enkel att budgetera men kräver att koppdefinitionen och rapporteringen av räkneverket är reglerade i avtalet.

Till modellerna kommer poster som ofta står för överkostnaden: fraktavgift under en viss ordersumma, akutbesök utanför serviceintervallet, avkalkning som separat post och prisjusteringsklausuler kopplade till råvarupris utan tak.

Den första hävstången är sortimentsstyrning. Färre artiklar i högre volym ger bättre pris än en bred katalog där varje beställare väljer fritt.

Den andra är leveransfrekvens. Färre och större leveranser sänker fraktavgifter och administration, och kräver bara att pentryt har utrymme för lagerhållning.

Den tredje är maskinparken. Fler maskiner än behovet kräver ger fast hyra och serviceavgifter som löper vidare oavsett förbrukning. En inventering per arbetsplats visar överkapaciteten.

Den fjärde är servicevillkoren. Ett fast serviceintervall med tydlig felavhjälpning är normalt billigare än löpande akutbesök till utryckningstaxa.

Börja med avtalstid och förlängningsklausul. Kaffeavtal förlängs ofta automatiskt i tolv månader och binds i praktiken av maskinhyran, som kan ha en egen längre löptid än leveransavtalet.

Granska därefter prisjusteringsklausulen. Hänvisningar till råvarupris eller index bör ha tak, förvarningstid och en uttalad möjlighet till omförhandling vid större höjningar.

Kontrollera volymåtaganden. Ett minsta årsvolymkrav som inte matchar er faktiska förbrukning blir en dold kostnad, särskilt vid färre anställda på plats.

Kontrollera villkoren för maskinerna: vem äger dem, vad gäller vid fel och vad kostar återlämning eller flytt vid lokalbyte.

Reglera slutligen uppföljningen. En enkel kvartalsrapport med volym per artikel och arbetsplats räcker för att styra sortimentet och ger underlag till nästa förhandling.

Vi börjar med att kartlägga maskinpark, arbetsplatser och tolv månaders fakturor, och separerar hyra, förbrukning, frakt och service.

Därefter tas en varukorg och en kravbild fram som samtliga anbudsgivare räknar på, med krav på pris per artikel, maskinhyra, servicevillkor och fraktvillkor separat. Anbuden jämförs på beräknad kostnad per kopp och total årskostnad.

Ni fattar alla beslut och tecknar avtalen själva. Vi tar aldrig fullmakt att signera avtal å era vägnar.