Avtalsanalys – hitta pengarna ni redan betalar för mycket för
Innan ni ens funderar på att upphandla något nytt – gör en analys av era befintliga avtal. I våra avtalsanalyser ligger snittet på 18–24 procent besparing utan att byta leverantör.
Det handlar om felfakturering, glömda rabatter, prisjusteringar utöver index, mängdtrösklar ni passerat utan att rabatten triggades, och funktioner ni betalar för men inte använder.
Nedan går vi igenom analysen i sex steg. Räkna med 8–16 timmar för en medelstor kategori om ni gör den själva.
Steg 1: Samla in underlaget
Börja med 12 månaders fakturor och själva huvudavtalet plus alla bilagor. Saknas avtalet? Begär ut det från leverantören – ni har rätt till en kopia av det ni har signerat.
Fakturaunderlag på radnivå är viktigare än sammanställningen. Be om specifikation i Excel eller CSV; en PDF-faktura med en enda summa går inte att analysera.
- Huvudavtal med samtliga bilagor
- 12 månaders fakturor på radnivå
- Eventuella tilläggsavtal och orderbekräftelser
- Mejlkorrespondens om utlovade rabatter
Vanligt misstag
Att bara analysera huvudavtalet. Prisbilagan och tilläggsbeställningarna är där avvikelserna nästan alltid finns.
Expert-tips
Be leverantören om en 'avtalsutskrift' med alla aktiva abonnemang och tjänster. Listan innehåller ofta poster ingen längre känner igen.
Steg 2: Stäm av faktura mot prisbilaga rad för rad
Jämför fakturarader mot prislistan i avtalet. Här hittas nästan alltid avvikelser: en användartyp har fel kategori, en rabatt har fallit ur vid ett systembyte, ett avtalat fastpris har börjat indexeras.
Gör avstämningen på tre spridda månader först. Återkommer samma avvikelse i alla tre är det systematiskt – och då gäller det hela avtalsperioden, inte bara en månad.
- Pris per rad mot avtalad prisbilaga
- Antal enheter mot faktiskt antal användare
- Engångsavgifter som återkommer månadsvis
- Tjänster som är uppsagda men fortfarande faktureras
Vanligt misstag
Att godta 'det är så systemet räknar' som förklaring. Avtalet gäller före leverantörens faktureringssystem.
Expert-tips
Multiplicera varje funnen avvikelse med antalet månader den funnits. Retroaktiv kreditering är förhandlingsbar och blir ofta större än den framtida besparingen.
Steg 3: Kontrollera indexklausulen
De flesta avtal har en prisindexparagraf. Är den korrekt tillämpad? Kontrollera vilket index som anges, vilken basmånad som gäller och om det finns ett tak.
Räkna om höjningen själv mot det faktiska indexutfallet. Höjningar som överstiger klausulen ska krediteras – och en höjning utöver avtalad nivå är dessutom ett starkt förhandlingsargument.
- Vilket index anges i avtalet – och vilken basmånad?
- Finns ett tak för årlig höjning?
- Stämmer faktisk höjning med indexutfallet?
- Har höjningen aviserats i tid enligt avtalet?
Vanligt misstag
Att anta att en aviserad prishöjning är avtalsenlig. Ett aviseringsbrev är inte samma sak som en giltig indexjustering.
Expert-tips
Förhandla in ett tak i nästa avtal. Ett tak på höjningen är ofta lättare att få igenom än ytterligare rabatt på grundpriset.
Steg 4: Volymtrösklar och rabattnivåer
Om avtalet har volymrabatter – är ni över tröskeln? Många trösklar triggas inte automatiskt utan kräver att kunden påpekar att volymen är uppnådd.
Passerade ni tröskeln redan förra året har ni ofta rätt till retroaktiv kompensation. Ta fram volymkurvan månad för månad och markera var tröskeln passerades.
- Volym per månad mot avtalade trösklar
- Datum då tröskeln passerades
- Har rabatten faktiskt slagit igenom på fakturan?
- Finns trösklar ni ligger strax under och kan nå?
Vanligt misstag
Att missa att flera bolag i koncernen har separata avtal. Slås volymerna ihop hamnar ni ofta ett rabattsteg högre.
Expert-tips
Ligger ni strax under en tröskel – flytta in en angränsande tjänst i avtalet i stället för att förhandla pris. Effekten blir större.
Steg 5: Hitta det ni inte använder
Oanvända licenser, abonnemang för personer som slutat, tilläggstjänster som aktiverades i ett projekt för tre år sedan. Det här är den enklaste besparingen eftersom den inte kräver någon förhandling alls.
Stäm av användarlistan mot HR-systemet och licensrapporten mot faktisk inloggning senaste 90 dagarna. I SaaS-portföljer är oanvända licenser regelmässigt en tvåsiffrig andel av kostnaden.
- Användarlista mot aktuell personalförteckning
- Licenser utan inloggning senaste 90 dagarna
- Dubbletter: två verktyg som gör samma sak
- Tilläggstjänster ingen längre kan förklara
Vanligt misstag
Att säga upp licenser mitt i en bindningsperiod utan att kolla villkoren – vissa avtal tillåter bara nedjustering vid förnyelse.
Expert-tips
Lägg in en avstämning av användarlistan i offboarding-rutinen. Då slipper ni städa i efterhand nästa år.
Steg 6: Sammanställ och agera
Samla alla fynd i en enda sammanställning: post, avvikelse, belopp per år, retroaktivt belopp och underlag. Skicka den till leverantören som ett samlat ärende, inte som lösa frågor.
En strukturerad sammanställning med sifferunderlag hanteras normalt av leverantörens kundansvariga inom några veckor. Lösryckta mejl hamnar i supportkön.
- Ett dokument med samtliga avvikelser och belopp
- Krav på kreditering med hänvisning till avtalspunkt
- Deadline för svar (14 dagar är rimligt)
- Beslut om avtalet ska omförhandlas eller upphandlas om
Vanligt misstag
Att ta upp fynden på ett möte utan skriftligt underlag. Utan dokumentation blir det ord mot ord och ärendet rinner ut i sanden.
Expert-tips
Ladda upp avtal och fakturor i portalen så flaggas riskklausuler och avvikelser automatiskt inför nästa förhandling.
Se även i ordlistan
Begrepp som återkommer i den här guiden
- Auto-förlängning
- En klausul som gör att avtalet automatiskt löper vidare en ny period om ingen säger upp det i tid.
- Uppsägningstid
- Uppsägningstiden är hur lång tid i förväg ni måste säga upp avtalet för att det ska upphöra.
- Indexering
- Indexering betyder att priset justeras årligen enligt ett index, till exempel KPI eller ett branschindex.
- Ändringsklausul
- En ändringsklausul reglerar hur avtalet får ändras under löptiden, till exempel vid nya volymer eller ändrat tjänsteinnehåll.
Skribent
Amanda Ringdahl
Upphandlingsansvarig, Upphandla
Amanda Ringdahl är upphandlingsansvarig på Upphandla och har 15 års erfarenhet av inköp och leverantörsförhandling inom retail och tjänstesektor. Hon leder företagets analyser och förhandlingar av indirekta kostnader – med telefoni, IT och övriga abonnemangsavtal som återkommande fokus.
Vanliga frågor
- Kan vi göra avtalsanalysen själva?
- Ja, om ni har tiden. Räkna med 8–16 timmar för en medelstor kategori. Vi gör det åt er kostnadsfritt om vi sedan får förhandla.
- Hur ofta bör man göra avtalsanalys?
- Minst en gång om året per kategori, och alltid 6 månader innan ett större avtal löper ut.
- Kan vi få tillbaka pengar retroaktivt?
- Ofta ja, om avvikelsen strider mot avtalet och ni kan visa den med fakturaunderlag. Ju tidigare den upptäcks desto enklare blir krediteringen.
- Måste vi byta leverantör för att spara?
- Nej. Merparten av fynden i en avtalsanalys går att åtgärda hos befintlig leverantör – bytet är främst ett förhandlingsalternativ.
Läs vidare
Vill ni att vi gör jobbet?
Vi gör analys och förhandling kostnadsfritt – ni betalar bara en andel av det vi sparar.
Svar inom 24 h · ingen bindning