Förhandla kontorsmaterial och förbrukningsvaror
Kontorsmaterial är en av de mest fragmenterade utgifterna i de flesta bolag. Vi konsoliderar inköpen, förhandlar volymrabatter och inför enkla riktlinjer som sänker kostnaden utan att begränsa medarbetarna.
Kontorsmaterial är en klassisk kategori där listpriset är förhandlat men sortimentet inte är styrt. Rabatten gäller ofta bara en kärnlista, medan merparten av inköpen sker utanför den. Vi tittar på faktisk inköpsstatistik i stället för prislistan.
Det här ser vi oftast.
- Flera olika leverantörer för samma typ av varor
- Inga volymrabatter trots betydande årlig spend
- Tonerkostnader och förbrukningsvaror utan kontroll
- Otydligt vem som beställer vad – ingen aggregerad insyn
Konkret leverans – inga konsultord.
Vi inventerar er årliga spend på kontorsmaterial, konsoliderar till 1–2 leverantörer och förhandlar volymrabatt och fri frakt. Vi sätter upp ett enkelt sortiment med begränsat antal SKU:er för att hålla nere både kostnad och administration.
- Inventering av årlig spend per leverantör
- Konsolideringsförslag till 1–2 huvudleverantörer
- Förhandling av volymrabatter och fri frakt
- Sortimentsförslag med begränsat antal SKU:er
- Inköpsguide för att hålla disciplin
- Halvårsuppföljning av faktisk besparing
Så kan ett resultat se ut.
Innan
78 000 kr / år
Efter
49 000 kr / år
Kontext
Tjänsteföretag, 120 anställda – 37 % besparing efter konsolidering från fyra leverantörer till en.
Exempel · illustrativt. Faktiskt utfall varierar beroende på kategori, volym och utgångsläge.
Tre poster vi nästan alltid hittar inom kontorsmaterial.
10–25 %
Styrning mot avtalat kärnsortiment
När inköp utanför kärnlistan flyttas in i den slår den förhandlade rabatten igenom på hela volymen.
2 000–15 000 kr/år
Färre beställningar, större order
Fraktavgifter per order är en dold kostnad. Att gå från dagliga till veckovisa leveranser tar bort merparten.
3–7 %
Bortförhandlade småavgifter
Miljöavgift, emballageavgift och expeditionsavgift är standard i listpriset men i praktiken förhandlingsbara.
Spannen är typiska utfall vi ser i förhandlingar inom kategorin och är vägledande, inte utlovade. Faktisk besparing beror på volym, avtalsnivå och utgångsläge.
Villkoren som kostar mest inom kontorsmaterial.
Det är sällan priset i offerten som blir dyrt – det är klausulerna längre bak i avtalet. Här är de vi oftast får rätta till.
Rabatt endast på kärnsortiment
En hög rabattsiffra kan gälla ett fåtal artiklar. Begär rabatt mot faktisk inköpsmix, inte mot en utvald lista.
Fri prissättning utanför avtalet
Artiklar utanför sortimentet debiteras listpris. Skriv in en generell miniminivå för hela katalogen.
Årlig prisjustering utan förhandling
Många avtal ger leverantören rätt att justera katalogpriser ensidigt. Kräv förhandsavisering och förhandlingsrätt.
Fyra steg, full kontroll.
- 01 — Steg
Kartläggning
Vi samlar in era senaste fakturor och avtal inom kontorsmaterial. Ni mejlar PDF – inga system att lära sig, inga formulär att fylla i.
- 02 — Steg
Marknadsanalys
Vi normaliserar priser per enhet, jämför mot aktuella marknadsnivåer för kontorsmaterial och tar in konkurrerande offerter där det är värt det.
- 03 — Steg
Förhandling
Vi förhandlar i första hand mot er nuvarande leverantör. Många gånger räcker det – ni slipper byte, migration och friktion.
- 04 — Steg
Beslut & uppföljning
Ni får ett tydligt underlag med besparing, risk och rekommendation. Ni godkänner. Vi följer upp att den nya prislistan faktiskt slår igenom på fakturan.
Ofta sparar ni mer om vi tittar bredare.
Vanliga frågor.
Redo att sänka kostnaden för kontorsmaterial?
Svar inom 24 h · ingen bindning · ni äger besluten