Kontorsmaterialavtal: nettopriser och varukorgsanalys

Det första skälet är beloppens storlek per tillfälle. Enskilda ordrar passerar under alla attestgränser och hamnar därmed aldrig i något beslut som kräver underlag. Kategorin granskas därför i praktiken bara om någon aktivt summerar ett helt år.

Det tredje skälet är att avtalet uppfattas som färdigt när det väl finns. En rabattsats har förhandlats någon gång, den känns hög, och därför antas priset vara bra. Att sortimentet, listpriserna och beställningsmönstret har förändrats sedan dess är inget som märks förrän någon räknar om avtalet mot faktisk förbrukning.

Resultatet är en kategori där kostnaden byggs av hundratals små beslut i stället för av ett förhandlat avtal. Samma mönster finns i angränsande kategorier – det gäller exempelvis den som vill upphandla kaffe och pentry, där beställningarna är lika spridda och lika sällan sammanställda.

I kontorsmaterial förekommer två sätt att prissätta ett avtal. Det ena är en rabattsats som räknas av från leverantörens listpris, ofta med olika satser för olika varugrupper. Det andra är en nettoprislista där varje artikel har ett avtalat pris i kronor.

Problemet med rabattsatser är att jämförelsen förutsätter att listpriserna är jämförbara, och det är de sällan. Listpriset sätts av leverantören själv, kan ändras under avtalstiden och skiljer sig mellan sortiment. En hög rabattsats på ett högt listpris kan mycket väl ge ett högre nettopris än en låg rabattsats på ett lågt listpris.

Rabattstrukturen är dessutom nästan alltid uppdelad. Kärnsortimentet får en sats, övrigt sortiment en annan, och vissa varugrupper undantas helt. Om era faktiska inköp till stor del ligger i grupperna med lägre eller ingen rabatt blir den genomsnittliga rabatten i verkligheten en annan än den som står överst i offerten.

Den enda jämförelsegrund som håller är er egen förbrukning. En varukorgsanalys innebär att ni definierar de artiklar som står för merparten av volymen, anger årsvolym per artikel och låter varje anbudsgivare prissätta exakt den listan.

Ta fram korgen ur tolv månaders orderhistorik hos nuvarande leverantörer. Ni behöver artikelbeskrivning, förpackningsenhet och antal per år. Förpackningsenheten är viktigare än den ser ut: samma vara kan offereras per styck, per förpackning eller per kartong, och utan enhet blir prisjämförelsen missvisande.

Korgen behöver inte vara komplett. Syftet är inte att prissätta hela sortimentet utan att fånga den del av volymen där skillnader får genomslag. Komplettera med ett urval artiklar ur den långa svansen så att ni ser hur leverantören prissätter det som ligger utanför kärnsortimentet.

Behåll korgen efter upphandlingen. Den är underlaget för nästa prisrevision och gör det möjligt att följa upp om nettopriserna har rört sig under avtalstiden.

Nästa läckage är beställningsmönstret. Många ordrar med få rader ger fler fraktavgifter och mer administrativ tid än få ordrar med många rader. Kontrollera fri fraktgräns per order och om gränsen räknas per leveransadress, och jämför den mot hur era ordrar faktiskt ser ut.

Därtill kommer avgifter som inte syns i prislistan: småorderavgift under ett visst ordervärde, expressleverans, leverans till annan adress än den avtalade, samt hantering av returer. Be om en fullständig avgiftsbilaga, inte bara prislistan.

Det sista läckaget är substitutartiklar. Om en artikel i korgen är slut eller utgår ersätts den ofta med en likvärdig vara – men inte alltid till motsvarande pris. Reglera i avtalet att ersättningsartiklar ska levereras till motsvarande villkor och att byten i sortimentet ska aviseras.

Sortimentsförändringar behöver också regleras. Kontrollera hur artiklar tas ur sortimentet, hur ni informeras och vad som gäller för ersättningsartikeln. Utan reglering kan varukorgen tömmas på just de artiklar som prissattes lägst.

Avtalstid och uppsägning är den punkt som oftast förbises i den här kategorin. Notera bindningstid, förlängningsperiod och uppsägningsfönster i ett avtalsregister redan vid signering. Ett avtal som förlängs automatiskt med en ny period innebär att ett missat datum kostar er hela nästa avtalsperiods förhandlingsläge.

Slutligen: be om en periodisk statistikrapport per artikelgrupp och beställare. Rapporten är förutsättningen för att kunna följa upp både avtalstrohet och prisutveckling, och den är betydligt enklare att få med i avtalet vid tecknandet än att efterfråga i efterhand.

Innan ni skickar ut en förfrågan behöver alla anbudsgivare få samma bild av er verksamhet. Utan det får ni offerter byggda på olika antaganden, och då blir rabattsatsen det enda som går att jämföra – vilket är den sämsta möjliga jämförelsegrunden i kategorin.

Bocka av punkterna nedan innan ni signerar. Det som inte står i avtalet är inte överenskommet, oavsett hur tydligt det sades vid genomgången.