SaaS-licenser: hitta shelfware före förnyelsen

Utgångspunkten är en förteckning över alla tjänster som betalas löpande. Den byggs bäst från tre källor samtidigt: leverantörsreskontran, transaktioner på företagskort och en genomgång av inloggningskatalogen. Tjänster som betalas med kort av en enskild chef syns nästan aldrig i reskontran, och det är ofta där de förbisedda posterna finns.

Notera också hur tjänsten betalas: årsvis i förskott, månadsvis eller efter förbrukning. Betalningsformen avgör hur snabbt ett beslut får effekt och hur långt i förväg det måste fattas.

Resultatet är en lista som gör kategorin synlig för första gången. Många upptäcker i det här steget att antalet tjänster är väsentligt fler än de trodde, och att flera av dem saknar en intern ägare helt.

Nästa steg är att ställa antalet köpta licenser mot antalet som faktiskt används. Tre nivåer behöver skiljas åt: licenser som är köpta, licenser som är tilldelade en användare och licenser där användaren varit aktiv under perioden. Skillnaden mellan den första och den tredje nivån är portföljens shelfware.

Stäm av listan mot personalsystemet. Avslutade anställningar och interna byten är den vanligaste orsaken till att tilldelade licenser blir kvar, eftersom avslut i verktygen sällan ingår i offboardingrutinen.

Titta också på nivåfördelningen. Många portföljer har en enda nivå för alla användare trots att behoven skiljer sig åt tydligt. Dela in användarna i profiler efter vad de faktiskt gör i verktyget, och kontrollera vilka funktioner varje profil kräver innan nästa förnyelse.

Gruppera därför listan efter behov i stället för efter leverantör. En sammanställning där varje rad är ett behov och kolumnerna är de tjänster som täcker det gör överlappen synliga direkt, och den är begriplig även för dem som inte arbetar med IT dagligen.

Var samtidigt försiktig med slutsatsen att överlapp alltid ska bort. Två verktyg kan lösa samma behov på ytan men skilja sig i integrationer, arbetsflöden eller regelkrav. Beslutet ska bygga på vad verksamheten behöver, inte enbart på att kategorin ser dubblerad ut i en tabell.

Där en funktion redan ingår i en bredare plattform är frågan i stället om plattformen täcker behovet i praktiken. Det gäller särskilt gränsytan mot infrastruktur och drift – hur avtalen för själva plattformarna ser ut behandlar vi separat i genomgången av hur ni upphandla molntjänster.

Modellerna beter sig olika när verksamheten förändras. Pris per användare är förutsägbart men känsligt för att licenser inte städas. Nivåprissättning kan ge ett stort kostnadssteg för en enda funktion. Förbrukningsbaserade avtal är svårast att budgetera och kräver att ni vet vilken enhet som mäts och hur den räknas.

Fråga därför uttryckligen hur licensantalet får justeras under avtalsperioden. Många avtal tillåter att antalet ökas löpande men inte att det minskas förrän vid förnyelse, vilket i praktiken innebär att en tillfällig topp låser kostnaden för resten av perioden.

Be också om att licenspris och eventuella avgifter för implementation, support eller hantering redovisas som separata rader. En sammanslagen rad går varken att jämföra mellan anbud eller att följa upp över tid.

SaaS-avtal förnyas i regel automatiskt om de inte sägs upp inom ett bestämt fönster före periodens slut. Fönstret är den enskilt viktigaste uppgiften i hela inventeringen, eftersom det avgör om ni har ett förhandlingsläge alls vid nästa förnyelse.

Kontrollera samtidigt vad som gäller för prisjustering vid förnyelse. Många avtal tillåter en justering vid varje ny period, ibland med angivet varsel och ibland utan. Utan reglering är det förhandlade priset i praktiken bara avtalat för innevarande period.

Reglera slutligen vad som händer med er data vid avslut: i vilket format den kan exporteras, under hur lång tid efter avslut den är tillgänglig och när den raderas. Exportvillkoren avgör hur reell möjligheten att byta verktyg är, och de är enklare att få med vid tecknande än att förhandla i efterhand.

Bestäm i förväg vad ni faktiskt ber om, och håll punkterna åtskilda: antal licenser, nivåfördelning, avtalslängd, betalningsvillkor och villkoren för prisjustering. Ett samtal där allt förhandlas som en klumpsumma slutar oftast med en rabatt på en volym ni ändå inte behöver.

Var tydlig med tidsplanen. Ett avslut som ska hinna genomföras kräver tid för migrering, utbildning och parallelldrift, och den tiden ska räknas baklänges från uppsägningsfönstret – inte från periodslutet.

Avsluta med att sätta rutinen. En kvartalsvis genomgång av inaktiva licenser, licensavslut som obligatorisk punkt i offboarding och en namngiven ägare av portföljen är det som avgör om resultatet håller till nästa förnyelse. Utan rutin byggs shelfware upp igen, precis som den gjorde första gången.