SaaS-kostnader: så sänker ni licensnotan 25 % utan att förlora funktion
Den genomsnittliga SaaS-stacken har vuxit 40 % på tre år. Användningen har inte. Här är hur ni får tillbaka kontrollen.
Upphandla redaktion
Förhandlare & inköpsanalytiker
Innehåll i inlägget
Microsoft 365, Slack, HubSpot, Notion, Figma, BI-verktyg, projekthantering, e-signering. Listan växer organiskt. Varje enskild kostnad är ”bara” några hundralappar per användare och månad – tills man räknar ihop dem.
Det här är inte ett tekniskt problem. Det är ett styrningsproblem.
Tre källor till slöseri
- Inaktiva användare – personer som slutat eller bytt roll men fortfarande har licens.
- Fel plan – Enterprise när Business räcker, eller tvärtom.
- Dubbletter – två verktyg som gör samma sak (Asana + Trello, Zoom + Meet, Notion + Confluence).
Fördjupa dig
Kostnadsfri analys
Vill ni veta vad ni betalar för mycket – innan ni läser klart?
Vi går igenom era avtal och fakturor och visar besparingen. Ni betalar bara en andel av det vi faktiskt sparar.
En enkel kvartalsrutin
Det här tar 2 timmar per kvartal och betalar för sig själv många gånger om:
- 1. Lista alla SaaS-abonnemang över 500 kr/månad.
- 2. För varje: hur många licenser är aktiva senaste 30 dagarna?
- 3. Skär ner till faktisk användning + 10 % buffert.
- 4. Förhandla planen vid förlängning – aldrig autoförnyelse.
Förhandlingen vid förlängning
SaaS-leverantörer ger nästan alltid 10–25 % rabatt vid årlig förlängning om man frågar. De ger det inte automatiskt. Be 60 dagar innan slutdatum – inte i sista veckan.
Det här ska ni ta med er
- 01SaaS-stacken växer snabbare än användningen.
- 02Tre källor till slöseri: inaktiva, fel plan, dubbletter.
- 03Två timmar per kvartal räcker för att sänka 20–30 %.
- 04Be aldrig efter autoförnyelse – be om rabatt 60 dagar innan slut.
Skribent
Amanda Ringdahl
Upphandlingsansvarig, Upphandla
Amanda Ringdahl är upphandlingsansvarig på Upphandla och har 15 års erfarenhet av inköp och leverantörsförhandling inom retail och tjänstesektor. Hon leder företagets analyser och förhandlingar av indirekta kostnader – med telefoni, IT och övriga abonnemangsavtal som återkommande fokus.
Vill ni att vi gör analysen åt er?
Vi tittar på era avtal, hittar besparingen och förhandlar – ni betalar en andel av det vi sparar. Inget mer.
Svar inom 24 h · ingen bindning
Relaterade inlägg
Förhandling · 9 min
Förhandla leverantörsavtal: 12-stegs checklista som faktiskt sänker priset
De flesta förhandlingar misslyckas långt innan mötet börjar. Här är den checklista vi använder när vi förhandlar avtal åt svenska företag varje vecka – tolv konkreta steg.
Läs inläggetGuide · 6 min
Spend management för SMB: kontroll på kostnader utan ny avdelning
Spend management handlar inte om en ny mjukvara. Det handlar om att veta vart pengarna faktiskt går – innan de gått.
Läs inläggetKostnadsanalys · 9 min
Microsoft 365-licenser: så sänker ni kostnaden utan att tappa funktion
Microsoft 365 är sällan dyrt per användare. Det blir dyrt när antalet licenser, nivån per användare och avtalsformen aldrig ses över. Här är arbetsordningen som sänker kostnaden utan att någon tappar funktion.
Läs inlägget