Upphandla SaaS-licenser – betala för det ni använder

Första steget är att få fram en fullständig licensinventering. I de flesta organisationer finns fler tjänster än IT känner till, eftersom enskilda avdelningar kan teckna abonnemang med företagskort utan att gå via inköp. Underlaget hämtas därför från tre håll: avtalsregistret, leverantörsfakturorna och kortköpen i redovisningen.

Nästa steg är att koppla varje tjänst till faktisk användning. Nästan alla SaaS-leverantörer kan redovisa hur många licenser som är tilldelade och hur många som faktiskt loggat in under en period. Skillnaden mellan de två talen är den enklaste besparingen som finns i kategorin – och den kräver ingen förhandling alls.

Först därefter är det meningsfullt att gå ut mot marknaden. Då vet ni vilken volym ni förhandlar med, vilka tjänster som överlappar varandra och vilka avtal som går ut när.

Den vanligaste modellen är pris per användare och månad, ofta i tre eller fyra nivåer där de dyrare nivåerna innehåller funktioner som en minoritet av användarna behöver. Att alla i organisationen ligger på samma nivå är bekvämt att administrera men sällan det billigaste alternativet.

En variant är prissättning per aktiv användare, där ni bara betalar för den som faktiskt använt tjänsten under perioden. Den modellen är fördelaktig vid ojämn användning, men förutsätter att avtalet definierar vad som räknas som aktiv.

Förbrukningsbaserad prissättning – per transaktion, per lagrad gigabyte, per API-anrop eller per utskickat meddelande – är vanlig i infrastruktur- och kommunikationsnära tjänster. Den är svår att budgetera och behöver därför tak eller varningsnivåer i avtalet.

Slutligen finns plattformsavtal där flera moduler paketeras till ett totalpris. Paketet ger rabatt jämfört med styckpriserna, men gör det svårt att avveckla en enskild modul under avtalstiden. Be alltid om en prissättning både som paket och per modul, så att ni ser vad flexibiliteten kostar.

Den första hävstången är licensantalet. Tilldelade men oanvända licenser är den enskilt vanligaste kostnadsposten utan motprestation, och den uppstår naturligt när personal slutar eller byter roll utan att licensen dras in. En rutin som kopplar avslutad anställning till indragen licens tar bort problemet permanent.

Den andra hävstången är licensnivån. Om alla användare ligger på högsta nivån betalar ni för administratörs- och analysfunktioner till personer som bara läser och kommenterar. En genomgång av vilka roller som behöver vilken nivå sänker snittpriset per användare utan att någon förlorar funktionalitet.

Den tredje hävstången är överlappande verktyg. Två projektverktyg, tre videomötestjänster och parallella lagringstjänster är vanligare än man tror, särskilt efter förvärv eller omorganisationer. Konsolidering ger både lägre kostnad och färre integrationer att underhålla.

Den fjärde hävstången är själva förhandlingen. Publikt listpris är utgångsläge, inte slutpris, för avtal av någon storlek. Fleråriga åtaganden, förskottsbetalning och referensmedverkan är exempel på motprestationer som brukar ge rabatt – förutsatt att de är villkorade i avtalet och inte bara utlovade muntligt.

Den femte hävstången är timing. Förhandlingsläget är som starkast före förnyelsedatum, när ni fortfarande kan välja bort tjänsten. Efter en automatisk förlängning är utrymmet i praktiken borta till nästa period.

Den vanligaste fallgropen är automatisk förlängning med kort uppsägningsfönster. Många SaaS-avtal förnyas årsvis om de inte sägs upp en till tre månader i förväg, och missas datumet är ni bundna ytterligare en period. Lägg in bevakning på varje förnyelsedatum så snart avtalet är påskrivet.

Den andra fallgropen är prisuppräkning. Klausuler som ger leverantören rätt att höja priset vid förnyelse med hänvisning till index eller allmän prisutveckling gör rabatten tillfällig. Reglera i stället maximal höjning per period och vilket underlag som gäller.

Den tredje är att antalet licenser bara kan justeras uppåt under avtalstiden. Ett avtal som tillåter påfyllnad men inte nedskrivning innebär att en tillfällig topp i bemanningen blir en permanent kostnad. Förhandla in en rätt att justera volymen vid förnyelse, gärna med ett angivet spann.

Den fjärde punkten gäller data och exit. Vid byte av leverantör behöver ni få ut era uppgifter i ett användbart format inom rimlig tid. Avtalet bör ange exportformat, hur länge data finns tillgänglig efter avslut och när den raderas hos leverantören.

Slutligen gäller GDPR och underleverantörer. Personuppgiftsbiträdesavtal, var data lagras och vilka underbiträden leverantören anlitar ska vara reglerat skriftligt. Kontrollera också att förändringar i underbiträdeslistan kräver information till er, och stäm av vilka krav som gäller för just era uppgiftskategorier innan avtal tecknas.

Vi börjar med att inventera samtliga SaaS-avtal och abonnemang utifrån avtalsregister, fakturor och kortköp, och sammanställer kostnad, förnyelsedatum, uppsägningstid och antal licenser per tjänst.

Därefter jämförs tilldelade licenser mot användning, överlappande tjänster identifieras och en förhandlingsplan tas fram per avtal utifrån när respektive avtal går att påverka. Förfrågan går ut till relevanta alternativ där det är motiverat, så att förhandlingen sker med ett verkligt alternativ på bordet.

Ni fattar alla beslut och signerar själva. Vi tar aldrig fullmakt att signera avtal å era vägnar.