Måste vi göra alla punkter?

Nej. För små avtal (under 100 000 kr/år) räcker fas 1 och fas 5. För större avtal är hela listan motiverad.

Var laddar vi ner checklistan?

Hör av er till oss så skickar vi en PDF-version som passar er kategori.

Hur lång tid tar det att gå igenom checklistan?

Räkna med 2–4 timmar totalt utspritt över processen, plus den tid inventeringen av fakturor tar i fas 1.

Vem i organisationen bör äga checklistan?

En person med mandat att stoppa signeringen – oftast ekonomichef eller inköpsansvarig. Utan det mandatet blir listan bara dokumentation.

Upphandlingschecklista – 32 punkter innan ni signerar (2026)

Skriv ut, kryssa av, gå vidare. Och om något inte stämmer: stoppa signeringen tills det är åtgärdat. Ett dåligt avtal är dyrare att leva med än en försenad start.

Punkterna är grupperade i fem faser i den ordning de ska stämmas av. Ta dem i tur och ordning – varje fas bygger på den föregående.

Utskriften är anpassad för svart text på vitt papper – menyer och knappar följer inte med.

1. Innan ni går ut med RFP

Det här är grunden. Hoppar ni över något här blir resten också skakigt. Räkna med en till två veckors förarbete innan första leverantörskontakten.

0 av 6 avklarade

Vi har inventerat alla fakturor 12 månader bakåt
Vi vet exakt vilka avtal som löper ut när
Vi har bekräftat uppsägningstid för befintliga avtal
Vi har en målbild för pris, kvalitet och leveranstid
Vi har 3–5 leverantörer på longlist
Vi har en tidplan med beslutspunkter

Vanligt misstag

Att starta processen tre månader innan avtalet löper ut. Med tre månaders uppsägningstid har ni då redan förlängt automatiskt.

Expert-tips

Börja med fakturorna, inte med avtalet. Fakturan visar vad ni faktiskt betalar – avtalet visar bara vad ni borde betala.

2. I RFP-fasen

En slarvig RFP ger svar som inte går att jämföra. Då tappar ni förhandlingskraften och två till tre veckor i omräkningar.

0 av 6 avklarade

Alla leverantörer har fått exakt samma underlag
Vi har specificerat prismodell (per användare, per GB, fast pris)
Vi har bett om priser i SEK exkl. moms
Vi har specificerat avtalslängd vi är beredda att binda oss till
Vi har satt en svarsdeadline (3–4 veckor är normalt)
Vi har dokumenterat utvärderingskriterier i procent

Vanligt misstag

Att skriva 'pris' som enda utvärderingskriterium. Leverantören plockar då bort support och migrering ur offerten för att komma lägst.

Expert-tips

Ange volymer med spann (t.ex. 180–220 användare) och begär pris per nivå. Då syns rabattrapporna direkt i anbudet.

3. När svaren kommit in

Här gäller det att inte luras av glassiga PDF:er. Räkna på totalkostnaden över hela avtalstiden, inte månadspriset.

0 av 6 avklarade

Vi har normaliserat svaren i samma jämförelsemall
Vi har räknat TCO för 36 månader, inte bara månadspris
Vi har sett vad som är inkluderat (support, uppgradering, migrering)
Vi har kollat referenser hos minst 2 kunder per finalist
Vi har förstått prisindex (CPI? Fast? Trappa?)
Vi har prissatt engångskostnader för uppstart och migrering

Vanligt misstag

Att jämföra månadspris mellan två anbud med olika avtalslängd. 24 och 36 månader är inte samma affär och ska räknas om till årskostnad.

Expert-tips

Bygg jämförelsen som en enda tabell där varje rad är en kostnadspost och varje kolumn en leverantör. Tomma celler avslöjar vad som saknas i offerten.

4. I slutförhandlingen

Sista rundan är där de sista procenten avgörs. Ha minst två leverantörer kvar och håll utfallet öppet in i det sista.

0 av 5 avklarade

Minst två leverantörer är kvar i processen
Vi har inte avslöjat vem som ligger bäst till
Vi har begärt bästa och slutliga bud skriftligt
Vi har förhandlat även på villkor, inte bara pris
Vi har ett datum då buden förfaller

Vanligt misstag

Att förhandla enbart på pris. Indexklausul, uppsägningstid och SLA är ofta värda mer över fyra år än ytterligare någon procent på månadsavgiften.

Expert-tips

Fråga vad som krävs för att komma ner ytterligare – längre avtal, fler tjänster, snabbare betalning. Säljaren har nästan alltid en spak kvar.

5. Innan signering

De flesta dyra misstag görs i sista fem procenten av processen, när alla är trötta och vill bli klara.

0 av 8 avklarade

Vi har läst alla bilagor – inte bara huvudavtalet
Uppsägningstid är max 3 månader (eller motiverat varför längre)
Vi har skriftligt på att rabatten gäller hela avtalstiden
Vi har rätt att säga upp vid prisindex över X %
Vi har SLA med tydliga viten om de bryts
Vi vet vem som äger data om vi byter leverantör
Automatisk förlängning är borttagen eller begränsad
Uppsägningsdatum är inlagt i kalendern

Vanligt misstag

Att signera leverantörens standardmall utan redline. Muntliga löften från förhandlingen som inte står i avtalet finns i praktiken inte.

Expert-tips

Läs prisbilagan sist och högt. Det är där avvikelserna mot det förhandlade priset brukar ligga.

Se även i ordlistan

Begrepp som återkommer i den här guiden

Kravspecifikation: Kravspecifikationen beskriver vad leverantören faktiskt ska leverera, uppdelat på skallkrav och börkrav.
Prisbilaga: Prisbilagan är den del av avtalet som listar alla priser, rabatter och tillkommande avgifter.
Enhetspris: Enhetspris är priset per styck, per användare, per timme eller per kilowattimme.
Spend-analys: En spend-analys kartlägger vad ni faktiskt köper, av vem och till vilket pris.

Hela ordlistan A–Ö

Skribent

Amanda Ringdahl

Upphandlingsansvarig, Upphandla

Amanda Ringdahl är upphandlingsansvarig på Upphandla och har 15 års erfarenhet av inköp och leverantörsförhandling inom retail och tjänstesektor. Hon leder företagets analyser och förhandlingar av indirekta kostnader – med telefoni, IT och övriga abonnemangsavtal som återkommande fokus.

Mer om teamet Kontakta oss

Vanliga frågor

Måste vi göra alla punkter?: Nej. För små avtal (under 100 000 kr/år) räcker fas 1 och fas 5. För större avtal är hela listan motiverad.
Var laddar vi ner checklistan?: Hör av er till oss så skickar vi en PDF-version som passar er kategori.
Hur lång tid tar det att gå igenom checklistan?: Räkna med 2–4 timmar totalt utspritt över processen, plus den tid inventeringen av fakturor tar i fas 1.
Vem i organisationen bör äga checklistan?: En person med mandat att stoppa signeringen – oftast ekonomichef eller inköpsansvarig. Utan det mandatet blir listan bara dokumentation.

Upphandlingschecklista – innan ni signerar

1. Innan ni går ut med RFP

2. I RFP-fasen

3. När svaren kommit in

4. I slutförhandlingen

5. Innan signering

Begrepp som återkommer i den här guiden

Vanliga frågor

Läs vidare

Vill ni att vi gör jobbet?