Upphandla banktjänster – sänk avgifterna för företaget

Utgångspunkten är en fullständig avgiftsbild. Bankens prislista är sällan det ni faktiskt betalar, eftersom rabatter, paketpriser och historiska överenskommelser lagts ovanpå den under åren. Underlaget hämtas därför från kontoutdrag och avgiftsspecifikationer för minst tolv månader, inte från prislistan.

Nästa del är att koppla varje avgift till en volym. Antal betalningar per månad, antal utlandsbetalningar, antal kort, växlade belopp per valuta och antal användare i företagsportalen avgör vad en prismodell faktiskt kostar er. Två banker med olika prislistor kan ge helt olika utfall beroende på hur ni betalar.

Först därefter går det att jämföra alternativ. En bank som är billig på inrikes betalningar kan vara dyr på valuta, och tvärtom. Jämförelsen ska därför göras på er egen transaktionsprofil, inte på ett standardexempel.

Den vanligaste modellen är ett paketpris för kontot kombinerat med styckavgifter per transaktion. Paketet innehåller ofta ett antal fria poster, varefter varje betalning kostar. Kostnadsbilden avgörs då av hur många transaktioner ni faktiskt gör, inte av paketpriset i sig.

Utlandsbetalningar prissätts normalt med en fast avgift per betalning plus ett påslag på växlingskursen. Påslaget syns inte som en avgift på kontoutdraget utan ligger inbakat i kursen, vilket gör det till den mest svårgranskade posten i kategorin.

Kortprodukter prissätts per kort och år, ibland med en rörlig del kopplad till valutaköp utanför kortets basvaluta. För bolag med resande personal kan valutapåslaget vara större än årsavgiften.

Kreditrelaterade produkter – checkkredit, factoring och lån – prissätts med ränta plus uppläggningsavgift och ofta en limitavgift som tas ut oavsett om krediten utnyttjas. Den outnyttjade delen kostar alltså pengar, vilket motiverar att limiten sätts efter faktiskt behov.

Slutligen finns portalen och integrationerna, som kan debiteras per användare, per certifikat eller per fil. Den posten växer ofta tyst när fler medarbetare får åtkomst.

Den första hävstången är valutapåslaget. Eftersom det ligger i kursen och inte på fakturan är det den post som oftast förblir oförhandlad. Be om påslaget angivet i räntepunkter mot marknadskurs och jämför det mellan bankerna – här skiljer det normalt mest.

Den andra hävstången är transaktionsstrukturen. Betalningar som skickas som fil i batch är billigare per styck än manuella betalningar i portalen, och autogiro är i regel billigare än pappersbaserade alternativ. Att ändra hur ni betalar kan sänka kostnaden utan att byta bank.

Den tredje hävstången är antalet konton och användare. Konton som ligger kvar efter avslutade projekt eller avvecklade bolag fortsätter generera avgifter, och samma sak gäller portalanvändare som slutat.

Den fjärde hävstången är kreditlimiterna. En limit som sattes för flera år sedan är sällan rätt idag, och limitavgiften betalas oavsett utnyttjande. Justering nedåt är en direkt kostnadsminskning.

Den femte hävstången är konkurrensen. En bank som vet att den är ensam om relationen har lite anledning att sänka priset. Att hämta in ett konkret alternativ på er egen transaktionsprofil är i praktiken en förutsättning för att omförhandlingen ska ge något.

Den vanligaste fallgropen är att jämföra prislistor i stället för utfall. Ett lägre paketpris kombinerat med högre styckavgifter kan bli dyrare för ett bolag med många transaktioner, och skillnaden syns först när prislistan appliceras på er egen volym.

Den andra fallgropen är att växlingspåslaget utelämnas ur jämförelsen. Om offerten bara anger avgiften per utlandsbetalning saknas den största kostnadsposten. Begär påslaget skriftligt och skriv in det i avtalet.

Den tredje är rabatter utan slutdatum i avtalet. Introduktionsrabatter som gäller ett år och sedan tyst upphör är vanliga. Reglera hur länge villkoren gäller och vad som händer därefter.

Den fjärde punkten är kopplade villkor. Krediter och andra produkter förhandlas ibland mot att hela betalflödet ligger kvar i banken. Kartlägg vilka beroenden som finns innan ni flyttar delar av relationen.

Den femte punkten är bytet i sig. Ett bankbyte påverkar betalningsfiler, autogiromedgivanden, kortinnehav och integrationer mot ekonomisystemet, och behöver därför en tidplan. Stäm av vilka ledtider och formella krav som gäller för just era produkter innan ett byte planeras.

Vi börjar med att sammanställa samtliga bankavgifter under tolv månader per avgiftstyp och koppla dem till volymer: antal betalningar, kort, konton, användare och växlade belopp.

Därefter tas en kravbild fram utifrån hur ni faktiskt betalar, och förfrågan går ut till relevanta banker på exakt samma underlag. Offerterna räknas om mot era volymer så att de blir jämförbara, varefter pris, påslag och villkor förhandlas.

Ni fattar alla beslut och tecknar avtalen själva. Vi tar aldrig fullmakt att signera avtal å era vägnar.