Vad ingår i en upphandling av kontorsmöbler?

Behovsbild per arbetsplats och zon, genomgång av tidigare inköp, framtagning av bassortiment och kravbild samt förhandling av nettopriser, monteringspris, leveransvillkor, garanti, reservdelar och prisjusteringsklausul.

Är det bättre att köpa eller hyra kontorsmöbler?

Köp är normalt billigare över tid när behovet är stabilt. Hyra eller möbelabonnemang kan vara motiverat vid tidsbegränsade lokaler eller snabb personaltillväxt, men bör räknas om till total kostnad över hela avtalstiden innan jämförelsen görs.

Kan vi återanvända befintliga möbler vid en flytt?

Ofta ja. Bord kan få nya skivor eller stativ och skåp kan renoveras, vilket brukar kosta betydligt mindre än nya möbler. Ta med återbruk som ett eget krav i upphandlingen så att anbudsgivarna prissätter det.

Hur stort behöver projektet vara för att en upphandling ska löna sig?

Från cirka 20 arbetsplatser finns normalt tillräcklig volym för avtalade nettopriser. Vid mindre projekt ligger besparingen främst i sortimentsbegränsning, återbruk och att montering och frakt prissätts tydligt.

Vad ska vi granska i ett befintligt möbelavtal?

Prisbilagans giltighetstid och om priserna är netto eller rabatt mot listpris, monteringens prismodell, fraktavgifter per leveranstillfälle, garanti- och reservdelsvillkor, returvillkor samt prisjusteringsklausulens index och tak.

Vad behöver ni av oss för att komma igång?

Eventuellt befintligt avtal med prisbilaga, tidigare fakturor eller offerter samt en ritning eller förteckning över arbetsplatser och zoner. Utifrån det gör vi en kostnadsfri genomgång av kostnadsbild och förhandlingsläge.

Kategori

Upphandla kontorsmöbler

Att upphandla kontorsmöbler görs oftast projektvis vid flytt eller ombyggnad, och sedan sker efterköpen utan avtal. Det gör att kompletteringar prissätts styckvis till listpris, samtidigt som montering, leverans och avfallshantering läggs på som separata poster utan jämförelse.

Svar inom 24 h · ingen bindning

Kategorin omfattar arbetsplatser med skrivbord och stolar, förvaring, mötesrum och tysta rum, receptions- och pausmöbler samt tjänster som inredningsprojektering, montering, flytt av befintliga möbler och återbruk.

Den här sidan beskriver vad en upphandling av kontorsmöbler omfattar, vilka prismodeller som används, var besparingarna finns och vilka avtalsvillkor som är värda att reglera före nästa inredningsprojekt.

Vad omfattar en upphandling av kontorsmöbler?

Första steget är en behovsbild per arbetsplats: antal fasta platser, antal delade platser, mötesrum och zoner för tyst arbete. Antalet möbler följer av arbetssättet, inte av antalet anställda.

Andra steget är att skilja projektköp från löpande komplettering. Projektet prissätts som en helhet med montering och leverans, medan kompletteringar bör ligga i en avtalad prislista så att efterköpen inte sker till listpris.

Tredje steget är att definiera kvalitetskrav: garantitid, reservdelsförsörjning, ergonomikrav på stolar och höj- och sänkbara bord samt eventuella miljö- och materialkrav. Utan de kraven jämförs anbud på pris för olika produkter.

Arbetsplatser: bord, stolar och skärmar
Förvaring och skåpslösningar
Mötesrum, tysta rum och pausmöbler
Inredningsprojektering och ritningsunderlag
Leverans, montering och emballagehantering
Avtalad prislista för komplettering

Expert-tips

Sätt en prislista på de tio vanligaste artiklarna med angivet pris inklusive leverans och montering. Då blir varje komplettering ett avrop i stället för en ny offertrunda.

Vanliga prismodeller i branschen

Den vanligaste modellen är rabatt mot leverantörens listpris. Rabatten kan vara hög i procent, men eftersom listpriset sätts av leverantören själv säger den lite om den faktiska prisnivån.

En andra modell är fasta nettopriser per artikel under avtalstiden. Den kräver mer arbete i upphandlingen men gör budget och efterköp förutsägbara.

En tredje modell är möbelabonnemang eller hyra per arbetsplats och månad, där byten och service ingår. Modellen jämnar ut investeringen men bör räknas om till total kostnad över avtalstiden innan den jämförs med köp.

Till modellerna kommer poster som ofta står för överkostnaden: montering per timme i stället för per arbetsplats, fraktavgift per leveranstillfälle, avgift för leverans utanför ordinarie tid, emballagehantering och bortforsling av gamla möbler.

Var besparingarna sitter

Den första hävstången är sortimentsbegränsning. Ett fastställt bassortiment i några få utföranden ger både bättre pris och enklare komplettering än ett fritt val ur hela katalogen.

Den andra är återbruk. Befintliga bord och skåp kan ofta renoveras eller kompletteras med nya skivor och ben till en bråkdel av nypriset, vilket också minskar avfallet vid en flytt.

Den tredje är leverans- och monteringsupplägget. Färre leveranstillfällen och montering prissatt per arbetsplats i stället för per timme gör kostnaden både lägre och förutsägbar.

Den fjärde är projektstyrningen. En samlad beställning med tydligt ritningsunderlag ger bättre pris än successiva tilläggsbeställningar under pågående inflyttning.

Vanligt misstag

Att förhandla rabattsatsen mot listpris och lämna montering, frakt och bortforsling utanför. Tjänstedelen kan utgöra en betydande andel av projektets slutkostnad.

Avtalsvillkor att granska

Börja med prisbilagan: vilka artiklar som omfattas, om nettopriserna är fasta under avtalstiden och vad som gäller vid utgången modell.

Granska garanti och reservdelar. En lång garanti är värdelös om delar till stolar och bordsstativ inte går att beställa separat några år senare – skriv in reservdelsförsörjning i avtalet.

Kontrollera villkoren för leverans och montering: pris per arbetsplats eller per timme, inpasseringstider, hiss- och bärhjälp samt vem som ansvarar för emballage.

Kontrollera villkoren för retur och felleverans, inklusive tidsfrist för reklamation och vem som står för fraktkostnaden vid byte.

Reglera slutligen prisjusteringen. Årliga justeringar bör ha index, tak och förvarningstid, och avtalet bör ge er rätt att räkna om vid större höjningar.

Så går processen till

Vi börjar med att kartlägga behovet per arbetsplats och zon, går igenom tidigare inköp och separerar möbelpris från leverans, montering och bortforsling.

Därefter tas ett bassortiment och en kravbild fram som samtliga anbudsgivare räknar på, med krav på nettopris per artikel, monteringspris per arbetsplats, leveransvillkor, garanti och reservdelar separat. Anbuden jämförs på total projektkostnad och på prisnivån för framtida komplettering.

Ni fattar alla beslut och tecknar avtalen själva. Vi tar aldrig fullmakt att signera avtal å era vägnar.

Vanliga frågor

Vad ingår i en upphandling av kontorsmöbler?: Behovsbild per arbetsplats och zon, genomgång av tidigare inköp, framtagning av bassortiment och kravbild samt förhandling av nettopriser, monteringspris, leveransvillkor, garanti, reservdelar och prisjusteringsklausul.
Är det bättre att köpa eller hyra kontorsmöbler?: Köp är normalt billigare över tid när behovet är stabilt. Hyra eller möbelabonnemang kan vara motiverat vid tidsbegränsade lokaler eller snabb personaltillväxt, men bör räknas om till total kostnad över hela avtalstiden innan jämförelsen görs.
Kan vi återanvända befintliga möbler vid en flytt?: Ofta ja. Bord kan få nya skivor eller stativ och skåp kan renoveras, vilket brukar kosta betydligt mindre än nya möbler. Ta med återbruk som ett eget krav i upphandlingen så att anbudsgivarna prissätter det.
Hur stort behöver projektet vara för att en upphandling ska löna sig?: Från cirka 20 arbetsplatser finns normalt tillräcklig volym för avtalade nettopriser. Vid mindre projekt ligger besparingen främst i sortimentsbegränsning, återbruk och att montering och frakt prissätts tydligt.
Vad ska vi granska i ett befintligt möbelavtal?: Prisbilagans giltighetstid och om priserna är netto eller rabatt mot listpris, monteringens prismodell, fraktavgifter per leveranstillfälle, garanti- och reservdelsvillkor, returvillkor samt prisjusteringsklausulens index och tak.
Vad behöver ni av oss för att komma igång?: Eventuellt befintligt avtal med prisbilaga, tidigare fakturor eller offerter samt en ritning eller förteckning över arbetsplatser och zoner. Utifrån det gör vi en kostnadsfri genomgång av kostnadsbild och förhandlingsläge.

Läs vidare

Nästa steg

Vill ni att vi gör jobbet?

Vi gör analys och förhandling kostnadsfritt – ni betalar bara en andel av det vi sparar.

Svar inom 24 h · ingen bindning