Vilka kostnader ger mest i ett tjänsteföretag?

SaaS-licenser, IT-drift och support, telefoni samt försäkring. Kostnaderna är kopplade till antal anställda, vilket gör att de växer med bolaget men sällan justeras nedåt när personal slutar.

Vi använder Microsoft 365 – går det att förhandla?

Licensnivå, antal licenser och återförsäljarled påverkar kostnaden. Ofta ligger den största effekten i att matcha licensnivån mot hur verktygen faktiskt används innan pris förhandlas.

Hur vet vi vilka licenser som är oanvända?

Genom att stämma av licenslistan mot aktiva anställda och senaste inloggning. Det underlaget tas fram i kartläggningen och är ofta den snabbaste besparingen, oberoende av förhandling.

Vad bör ingå i ett IT-supportavtal?

Omfattning per ärendetyp, svarstid, åtgärdstid och vad som faktiskt ingår i månadsavgiften jämfört med vad som debiteras per timme. Utan den gränsdragningen är två supportavtal inte jämförbara.

Måste vi byta leverantör?

Nej. Befintlig leverantör får normalt möjlighet att möta marknadsnivån. Byte blir aktuellt först när skillnaden i pris eller villkor är tydlig och verksamheten inte påverkas negativt.

Analysen är kostnadsfri och ersättningen är en andel av den uppnådda besparingen. Ingen besparing, ingen kostnad.

BranschKontor & tjänsteföretag

Upphandling för kontor och tjänsteföretag

I kontors- och tjänsteföretag ligger de löpande kostnaderna nästan uteslutande per anställd: licenser, IT-support, telefoni, försäkring och kontorsservice. Kostnaden växer med varje rekrytering, men minskar sällan när någon slutar – licenser och abonnemang lever vidare.

Svar inom 24 h · ingen bindning

Sidan beskriver var vi normalt hittar mest i ett tjänstebolag, vilka klausuler som är värda att granska och hur arbetet går till utan att binda upp intern tid.

Kategorier som brukar ge störst effekt

Tjänsteföretag har färre men mer komplexa avtal än verksamheter med fysisk drift. Det som kostar är licensnivåer, supportavtal och abonnemang som inte matchar antalet aktiva användare.

SaaS-licenser – licensnivå per användare, oanvända konton och överlappande verktyg.
IT-drift och support – supportavtal, timpriser och vad som faktiskt ingår i månadsavgiften.
Telefoni och mobilabonnemang – abonnemang per anställd och växellösning.
Bredband – kapacitet och SLA i förhållande till hur kritiskt kontoret är.
Företagsförsäkring – ansvar, egendom och avbrott.
Kontorsservice – lokalvård, kaffe, kontorsmaterial och print.

Expert-tips

Matcha licenslistan mot aktiva anställda innan ni förhandlar pris. Att betala mindre per licens hjälper inte om antalet licenser är fel.

Typiska avtalsfällor i branschen

De vanligaste kostnadsdrivarna i tjänstebolag är inte höga priser utan avtal som inte följt med verksamhetens förändring.

Licenser som ligger kvar efter att medarbetare slutat.
Överlappande verktyg som gör samma sak i olika team.
Supportavtal där timpris tillkommer utöver månadsavgiften för det ni oftast behöver.
Automatisk förlängning på årsabonnemang med kort uppsägningsfönster.
Indexklausuler utan tak på supportavtal och kontorsservice.
Printavtal med volymåtagande som inte längre motsvarar det faktiska utskriftsbehovet.

Vanligt misstag

Att förhandla licenspriset utan att först städa licenslistan. Underlaget avgör förhandlingsläget – inte tvärtom.

Så går arbetet till i ett tjänstebolag

Fakturor, avtal och licenslistor samlas i portalen och kopplas till kategori, leverantör och förfallodatum. Där syns dubbletter, oanvända abonnemang och kommande uppsägningsfönster.

Sedan förhandlas kategorierna parallellt med jämförbara offerter. Ni tar ställning en gång, när allt ligger på bordet.

Licens- och abonnemangslista mot aktiva anställda.
Genomgång av supportavtalets omfattning mot faktiska ärenden.
Samlad översyn av försäkringsmoment.
Parallella offerter i identiskt format per kategori.

Kundcase från branschen

Bjurfors Kalmar ville ha översyn av IT, telefoni, försäkringar och marknadsföringstjänster utan att lägga interna timmar. Efter parallella förhandlingar sparade kontoret 270 000 kr första året, motsvarande 22 %.

Meetric, en scale-up med omkring 25 anställda, hade byggt upp SaaS-prenumerationer, molntjänster, kontorsavtal och försäkringar utan central översikt. Den årliga leverantörskostnaden sänktes med 24 %, motsvarande 185 000 kr första året.

Kundcase i kontor & tjänsteföretag

Vanliga frågor

Vilka kostnader ger mest i ett tjänsteföretag?: SaaS-licenser, IT-drift och support, telefoni samt försäkring. Kostnaderna är kopplade till antal anställda, vilket gör att de växer med bolaget men sällan justeras nedåt när personal slutar.
Vi använder Microsoft 365 – går det att förhandla?: Licensnivå, antal licenser och återförsäljarled påverkar kostnaden. Ofta ligger den största effekten i att matcha licensnivån mot hur verktygen faktiskt används innan pris förhandlas.
Hur vet vi vilka licenser som är oanvända?: Genom att stämma av licenslistan mot aktiva anställda och senaste inloggning. Det underlaget tas fram i kartläggningen och är ofta den snabbaste besparingen, oberoende av förhandling.
Vad bör ingå i ett IT-supportavtal?: Omfattning per ärendetyp, svarstid, åtgärdstid och vad som faktiskt ingår i månadsavgiften jämfört med vad som debiteras per timme. Utan den gränsdragningen är två supportavtal inte jämförbara.
Måste vi byta leverantör?: Nej. Befintlig leverantör får normalt möjlighet att möta marknadsnivån. Byte blir aktuellt först när skillnaden i pris eller villkor är tydlig och verksamheten inte påverkas negativt.
Vad kostar det?: Analysen är kostnadsfri och ersättningen är en andel av den uppnådda besparingen. Ingen besparing, ingen kostnad.

Läs vidare

Nästa steg

Vill ni att vi gör jobbet?

Vi gör analys och förhandling kostnadsfritt – ni betalar bara en andel av det vi sparar.

Svar inom 24 h · ingen bindning