Så gick det till
Bjurfors Kalmar är en del av en av Sveriges starkaste mäklarkedjor och driver en högintensiv vardag där mäklarna ska vara ute hos kunder – inte sitta och läsa leverantörsavtal. Trots det hade kontoret, som många andra, samlat på sig en lång rad löpande tjänster genom åren: IT-drift, telefoni, försäkringar, marknadsföringsverktyg och prenumerationer.
Kim Glukaj ville få en oberoende genomlysning, men hade inget intresse av att lägga interna timmar på det. När han hörde att Upphandla tar betalt på faktisk besparing – likt en mäklare som tar provision på affären – kändes upplägget självklart.
Vi började med att samla in alla löpande fakturor och avtal i portalen. Inom en vecka hade vi en komplett kostnadskarta: vem som levererade vad, när avtal löpte ut, vilka klausuler som var ofördelaktiga och var det fanns dubbletter.
Därefter förhandlade vi parallellt på fyra fronter – IT-support, fast och mobil telefoni, företagsförsäkringar samt digitala marknadsföringstjänster – och tog in jämförande offerter där det fanns reell konkurrens.
Resultatet blev 270 000 kr i besparing första året, en ren avtalsöversikt i portalen och en partner som Bjurfors Kalmar fortsätter att använda löpande inför varje avtalsförnyelse.
Tidslinje för uppdraget
Kartläggning → analys → förhandling → resultat.
- 1. KartläggningVecka 1
Onboarding och uppladdning av samtliga avtal och fakturor i portalen.
- 2. AnalysVecka 2
AI-analys identifierade dubbletter, autoförnyelse-fällor och prisindexeringar utan tak.
- 3. FörhandlingVecka 3–5
Parallella förhandlingar med befintliga leverantörer och jämförande offerter.
- 4. ResultatVecka 6
Nya avtal signerade. Besparing bekräftad och dokumenterad i portalen.
Före och efter
| Mått | Före | Efter |
|---|---|---|
| Antal leverantörer | 11 | 8 |
| Årlig leverantörskostnad | 1 230 000 kr | 960 000 kr |
| Avtal med autoförnyelse utan koll | 6 | 0 |
| Tid spenderad internt | ~40 h/år | < 4 h/år |
Vad Bjurfors Kalmar fick
- Komplett avtalsregister med utgångsdatum och uppsägningsfönster
- Riskflaggor på autoförnyelse, prisindexering och exitkostnader
- Förhandlade nya villkor på IT, telefoni och försäkring
- Påminnelser inför varje avtalsförnyelse via portalen
- Månadsrapport med faktisk besparing mot baseline
Kategorier som förhandlades
Besparingen redovisas som en total på 270 000 kr första året. Delsummor per kategori är ej publikt – vi bryter inte ut siffror som inte är bekräftade av kunden.
| Kategori | Vad som förhandlades | Utfall |
|---|---|---|
| IT-support | IT-drift och supportnivå, jämförande offerter | Nya villkor. Belopp ej publikt |
| Telefoni | Fast och mobil telefoni | Nya villkor. Belopp ej publikt |
| Försäkringar | Företagsförsäkringar, omfattning och dubbeltäckning | Nya villkor. Belopp ej publikt |
| Marknadsföring | Digitala marknadsföringstjänster och prenumerationer | Ej publikt – ingår i totalen |
Områden vi tittade på
- it support
- telefoni
- forsakringar
- marknadsforing
Frågor & svar
Varför valde Bjurfors Kalmar att ta in extern hjälp?
Tiden hos mäklarna ska gå till kunder och affärer. Att jämföra leverantörsavtal är ett specialistjobb som ger bättre resultat när någon gör det på heltid.
Behövde ni byta leverantörer?
Majoriteten av avtalen omförhandlades med befintliga leverantörer. Byte gjordes bara där det fanns en tydlig kvalitets- eller prisvinst.
Hur räknas besparingen?
Vi jämför ny årskostnad mot baseline (gamla avtalsvillkor) över 12 månader. Upphandlas arvode tas på den bekräftade besparingen.
"Konceptet att de tar betalt på besparingen påminner om mäklaryrket – incitamenten ligger rätt. Vi sparade 270 000 kr första året och kommer använda dem igen. Rekommenderas till alla som söker en smidig partner."
Kim GlukajFastighetsmäklare & kontorschef, Bjurfors Kalmar