Upphandla kontorsmaterial – sänk kostnaden per beställning

Första steget är att bestämma omfattningen. Ju fler produktgrupper ni samlar hos samma leverantör, desto större volym har ni att förhandla med – men desto viktigare blir det också att sortimentet faktiskt täcker behovet. Ett vanligt upplägg är ett huvudavtal för förbrukningsmaterial och separata avtal för sådant som beställs sällan men i större värde, exempelvis möbler.

Gör en inventering av senaste tolv månadernas fakturor och sortera inköpen per produktgrupp och per beställare. Nästan alltid visar det sig att en liten andel artiklar står för merparten av kostnaden. Det är de artiklarna som ska prissättas i avtalet – resten kan ligga mot en generell rabattsats.

Kontorsmaterial säljs nästan alltid mot en publik prislista med avtalad rabatt. Modellerna skiljer sig åt i hur rabatten är konstruerad, och det är där jämförelsen brukar bli svår.

En kärnsortimentsmodell innebär att ett antal artiklar – ofta de ni köper mest av – prissätts med fasta nettopriser under avtalstiden, medan övrigt sortiment ligger mot en procentuell rabatt på listpris. Modellen är bra så länge kärnsortimentet speglar era faktiska inköp; gör det inte det hamnar merparten av volymen utanför de förhandlade priserna.

En ren rabattmodell ger i stället en procentsats per varugrupp på leverantörens listpris. Den ser enkel ut men är svår att jämföra mellan anbud, eftersom listpriserna skiljer sig åt mellan leverantörer. Två procentsatser är bara jämförbara om de räknas på samma varukorg.

Utöver produktpriset tillkommer villkor för frakt och orderhantering: fri frakt över ett visst ordervärde, avgift för småorder, expressleverans och i vissa fall avgift för leverans till annan adress än huvudkontoret.

Den första hävstången är konsolidering. Många företag har inköp spridda på flera leverantörer och dessutom inköp som görs utanför avtal, exempelvis i närmaste butik när något tar slut. Samlas volymen hos en eller två leverantörer finns det normalt rabattutrymme vid volymåtaganden, och uppföljningen blir dessutom möjlig.

Den andra hävstången är sortimentsstyrning. Om beställarna fritt kan välja bland tiotusentals artiklar hamnar en del av inköpen på dyrare varianter än nödvändigt. Ett begränsat, förhandlat kärnsortiment i beställningsportalen styr köpen mot de artiklar ni faktiskt har pris på.

Den tredje hävstången är beställningsbeteende. Många små order i stället för färre samlade order driver både fraktavgifter och intern administration. Att sätta en fast beställningsdag per vecka och en gräns för minsta ordervärde påverkar totalkostnaden utan att röra prislistan.

Den fjärde hävstången är avtalsvillkoren i sig: hur ofta priser får justeras, vilket index som i så fall används och hur länge nettopriserna på kärnsortimentet ligger fast.

Den vanligaste fallgropen är att jämföra anbud på rabattsats i stället för på faktisk kostnad för er varukorg. En högre rabatt på en högre listprisnivå kan mycket väl bli dyrare än en lägre rabatt på en lägre nivå.

Den andra fallgropen är prisjusteringsklausulen. Ett avtal som ger leverantören rätt att uppdatera listpriset löpande urholkar rabatten under avtalstiden. Reglera i stället hur ofta justering får ske, mot vilket underlag och med vilken framförhållning.

Den tredje är att glömma bort uppföljningen. Utan rapportering per månad på inköpt volym, artiklar utanför kärnsortiment och andel köp utanför avtal går det inte att avgöra om avtalet levererar det ni förhandlade fram. Ställ krav på statistik i anbudet – det är enkelt för leverantören och värdefullt för er.

Slutligen: hållbarhet och leveranssätt hänger ihop med kostnaden. Färre och samlade leveranser sänker både utsläpp och fraktavgifter, och miljömärkta alternativ i kärnsortimentet är lättare att förhandla in vid avtalstecknandet än i efterhand.

En upphandling av kontorsmaterial är mindre komplex än exempelvis IT eller telefoni, men följer samma struktur: inventering av nuläget, framtagen varukorg, förfrågan till ett antal leverantörer, normalisering av svaren mot samma varukorg, förhandling och avtal.

Räkna med några veckors arbete, där den mesta tiden går åt till att ta fram varukorgen och att samla in vad som faktiskt köps idag. Vill ni att vi gör det åt er börjar vi med en kostnadsfri genomgång av era fakturor och avtal.