Cost per page: vad ingår i printavtalet och vad döljs?

All prissättning i printavtal bygger på volym. Innan ni jämför offerter behöver ni därför veta hur många sidor som skrivs ut per månad, hur fördelningen mellan svartvitt och färg ser ut, och hur volymen fördelar sig mellan maskinerna.

Färgandelen är den enskilt viktigaste siffran. Ett färgklick kostar normalt flera gånger mer än ett svartvitt, och en färgutskrift av ett dokument som lika gärna kunnat vara svartvitt kostar lika mycket som en riktig färgutskrift. Vet ni inte färgandelen kan ni inte räkna på avtalet.

Ta också reda på hur många maskiner som finns, var de står och vilken typ de är. En volym som ligger på tio små bordsskrivare kostar mer i service och förbrukning än samma volym på två multifunktionsmaskiner.

Ett klickpris innehåller normalt toner och annan förbrukning, service och reservdelar samt arbetstid vid fel. Det är därför en hög andel av totalkostnaden kan ligga i klickpriset trots att siffran ser liten ut per sida.

Be därför alltid om en prisbild uppdelad i samma poster från alla anbudsgivare: hyra per maskin och månad, svartvitt klick, färgklick, mjukvara, och tillkommande tjänster. Utan en gemensam mall jämför ni inte samma sak.

Kontrollera särskilt hur färgklicket definieras. Vissa avtal har ett enda färgpris, andra har nivåer beroende på hur stor del av sidan som är täckt med färg. Nivåbaserad prissättning kan vara fördelaktig, men bara om ni kan följa upp den i rapporterna.

Många printavtal innehåller en minimivolym: ett antal sidor per månad eller kvartal som ni betalar för oavsett om de skrivs ut. Klausulen är vanlig och inte orimlig, men den ska matcha verklig volym med marginal nedåt.

Utskriftsvolymer har sjunkit i de flesta organisationer i takt med digitalisering. Ett avtal som skrevs på gårdagens volym gör att ni betalar för sidor ni inte längre producerar, och effekten förstärks om avtalet dessutom har lång bindningstid.

Fråga också vad som händer med outnyttjad volym. Får ni flytta den till nästa period, eller förfaller den? Rullande volym över kvartal eller år jämnar ut säsongsvariationer och gör minimivolymen mindre riskabel.

Kartlägg därför båda avtalen. Vem äger maskinerna, när löper finansieringen ut, vad är restvärdet och vad kostar en förtidig lösen? Samma logik gäller här som i andra leasingupplägg – en genomgång av effektiv ränta och restvärde i leasingavtal är användbar även för skrivare.

Var uppmärksam på förlängningar. Ett printavtal förlängs ofta i samband med att en maskin byts ut, vilket startar en ny bindningstid för hela parken. Byt maskin när det behövs, men gör det som ett medvetet beslut och inte som en bieffekt av en servicebeställning.

Långa avtal är inte fel i sig – de ger lägre månadskostnad. De blir dyra när volymen sjunker under perioden och avtalet saknar mekanism för att justera. Begär en volymklausul som tillåter omförhandling av minimivolymen om volymen avviker väsentligt.

Servicenivåerna avgör vad ni får när något går sönder. Titta på inställelsetid, åtgärdstid, om det finns ersättningsmaskin vid längre stopp och hur toner beställs – automatiskt via maskinernas rapportering eller manuellt av er personal.

Automatisk tonerpåfyllning minskar administration men förutsätter att maskinerna får rapportera status. Kontrollera vilken data som skickas till leverantören och hur den hanteras, särskilt om ni skriver ut känsliga dokument.

Säkerhet hör hemma i samma diskussion. Multifunktionsmaskiner har hårddiskar och nätverksanslutning. Reglera hur maskinerna hanteras vid retur: att lagringsmedia raderas eller demonteras ska stå i avtalet, inte vara en rutin ni får förlita er på.

Möjligheten att byta leverantör vid nästa avtalsperiod är i praktiken er enda förhandlingskraft. Exit-villkoren avgör hur stark den är.

De poster som brukar avgöra är kostnad för att hämta maskinerna, eventuell återställning av lokalen, avräkning av outnyttjad volym eller förbrukning, och hur mjukvara och köhantering avvecklas. Be om dem specificerade innan ni skriver på, inte när ni vill lämna.

Se också till att ni får ut volymdata i ett användbart format. Utan historik måste nästa upphandling baseras på uppskattningar, och då tappar ni möjligheten att pressa priset med ett korrekt underlag.