Konsolidera kontorsmaterial: från spridda inköp till ett förhandlat avtal

Nästa fråga är hur betalningarna fördelar sig över antal ordrar. Ett belopp på 240 000 kronor fördelat på 40 ordrar är en helt annan kategori än samma belopp fördelat på 600 ordrar. Antalet ordrar avgör hur mycket frakt ni betalar, hur mycket administrativ tid som går åt och hur stor del av inköpen som ligger utanför avtalet.

Be sedan huvudleverantören om en artikelrapport för perioden: artikelnummer, benämning, antal och pris per rad. Det är den enda källan som visar vad ni verkligen förbrukar. Vår erfarenhet är att 20–30 artiklar står för merparten av volymen medan resten är enstaka rader – och det är just de återkommande artiklarna som avgör vad avtalet är värt.

Notera också vem som beställer. Om tio personer har varsitt inloggningskonto hos leverantören går det inte att styra sortiment eller volym. Om två personer beställer för hela kontoret finns redan halva strukturen på plats.

Lösningen är en varukorg: de 30–50 artiklar som står för merparten av er volym, med exakt artikelnummer eller tydlig specifikation, förpackningsstorlek och årsvolym. Alla leverantörer prissätter samma korg, och kalkylen blir en enda siffra per anbud – total årskostnad för korgen.

Var noga med förpackningsenheten. Ett pris per styck och ett pris per kartong om tolv ser likvärdiga ut i en tabell men skiljer en faktor tolv i verkligheten. Skriv ut enheten i varje rad och begär pris i SEK exklusive moms.

Låt korgen spegla verkligheten snarare än önskeläget. Om organisationen köper en viss typ av penna varje vecka hör den hemma i korgen även om inköpsavdelningen helst hade sett ett billigare alternativ. Byten av standardartiklar hanteras separat, efter att avtalet är på plats.

Komplettera med ett par frågor om sortimentet utanför korgen: vilken rabattnivå gäller där, hur ofta uppdateras prislistan och vad händer med priset när en artikel utgår. Det är i restsortimentet marginalen brukar återtas.

Ett förhandlat avtal ger ingen effekt om beställarna handlar fritt i hela webbutiken. Nästan alla grossister kan lägga upp ett styrt sortiment: en avtalskorg med era artiklar och priser som möter beställaren först, och i vissa fall en spärr mot artiklar utanför sortimentet.

Bestäm hur hårt ni vill styra. Ett rekommenderat sortiment med fri möjlighet att avvika är enkelt att införa men läcker över tid. Ett låst sortiment med undantagshantering ger bäst kostnadskontroll men kräver att någon svarar på undantagsfrågor inom rimlig tid.

Kom också överens om vad som händer med det gamla lagret. Konsolidering brukar avslöja överlager av artiklar som köptes i kampanj – förbruka dem innan det nya sortimentet rullas ut, annars betalar ni två gånger för samma sak.

När korgen är prissatt börjar det som faktiskt avgör årskostnaden. Fraktvillkoret är den första posten att titta på: fri frakt över ett visst ordervärde är standard i branschen, men gränsen är förhandlingsbar och avgör hur mycket frakt ni betalar när någon glömmer den gemensamma beställningen.

Utgångna artiklar är den tredje. När en artikel i korgen utgår ur sortimentet ska ersättningsartikeln erbjudas till motsvarande villkor, inte till listpris. Utan den skrivningen urholkas korgen bit för bit under avtalstiden.

Slutligen: avtalstid, uppsägningstid och uppföljning. Bind er inte längre än ni behöver, se till att automatisk förlängning är borttagen eller begränsad, och lägg in uppsägningsdatumet i kalendern samma dag som avtalet signeras. Begär dessutom en kvartalsvis statistikrapport – utan den vet ni inte om avtalet följs.

Effekten av att samla kategorin kommer från fyra håll: bättre pris på de artiklar ni faktiskt köper, färre fraktavgifter, mindre administrativ tid per order och färre inköp utanför avtalet. De tre sista syns sällan i prislistan men märks tydligt i årskostnaden.

Var samtidigt realistisk. Konsolidering betyder inte automatiskt en enda leverantör. Om en specifik produkt bara finns hos en nischleverantör är det rimligt att behålla den – men som ett medvetet beslut med känd kostnad, inte som ett arv ingen granskat.

När kategorin väl är strukturerad blir nästa upphandling betydligt enklare. Varukorgen finns kvar, volymerna är kända och ni kan gå ut till marknaden med ett underlag som går att prissätta direkt.