Microsoft 365-licenser: så sänker ni kostnaden utan att tappa funktion

Fakturan visar hur många licenser ni betalar för. Den visar inte vem som har dem eller om de används. Ta i stället ut en rapport per licenstyp med tilldelade och otilldelade licenser, samt aktivitetsdata per användare.

Matcha sedan listan mot personalregistret från HR. Konton för personer som slutat, konsulter vars uppdrag avslutats och testkonton från gamla projekt är återkommande poster.

Var noga med skillnaden mellan ett inaktivt konto och en oanvänd licens. Ett konto kan behöva finnas kvar för e-postarkiv eller delade brevlådor utan att kräva full licens – i många fall finns billigare alternativ för just det behovet.

Det vanligaste kostnadsdrivande beslutet är att lägga hela organisationen på samma licensnivå. Det är administrativt enkelt och sällan ekonomiskt motiverat.

Titta särskilt på om avancerade funktioner används av dem som betalar för dem. Om en högre nivå köptes in för en specifik funktion – exempelvis en säkerhets- eller efterlevnadsfunktion – kontrollera om funktionen är påslagen, om den används och om den behövs av alla eller bara av en mindre grupp.

Nedgradering kräver eftertanke. Kontrollera vad som händer med data, funktioner och inställningar när en användare byter nivå, och testa på en liten grupp innan ni gör förändringen brett. En nedgradering som orsakar avbrott kostar mer i förtroende än den sparar i licenskostnad.

En stor del av den verkliga besparingen ligger inte i Microsoft-fakturan utan bredvid den. När en organisation har både Microsoft 365 och separata verktyg för samma sak betalas funktionen två gånger.

Vanliga överlapp är videomöten, chatt, fillagring, e-signering, projektverktyg, enkätverktyg och enklare BI. Verktygen har oftast köpts in av olika avdelningar vid olika tidpunkter, med goda skäl vid tillfället, och ingen har sedan tagit helhetsbilden.

Var realistisk med vad som går att konsolidera. Ett specialiserat verktyg som en avdelning är beroende av bör få finnas kvar, men då som ett medvetet val med en känd kostnad, inte som en dubblering ingen känner till.

När volym och nivå är rätt återstår avtalsformen. Här skiljer sig villkoren mer än många tror, och det är i det här steget en förhandling faktiskt går att föra.

Månadsvis betalning ger flexibilitet att skala ned men prissätts normalt högre än ett årsåtagande. Ett årsåtagande ger lägre pris men låser antalet licenser under perioden – vilket kan bli dyrt i en organisation som krymper eller har stor säsongsvariation.

Kontrollera också vem ni köper genom. Licenser köpta direkt, via en återförsäljare eller som del av ett IT-driftsavtal prissätts olika, och ett hanteringspåslag är inte alltid synligt som egen rad. Be alltid om licenspris och hanteringsavgift separat.

När ni jämför alternativ – nivåer, avtalsformer eller en annan plattform – räkna på totalkostnad över avtalsperioden i stället för pris per användare och månad.

Om ni överväger att byta plattform bör migreringens engångskostnad och intern tidsåtgång med i beräkningen, tillsammans med utbildning och den produktivitetsförlust som alltid uppstår under en övergång. Skillnaden i månadspris ska vara betydande för att bära den kostnaden – vår erfarenhet är att optimering av befintlig plattform oftare ger bättre utfall än ett byte.

Dokumentera slutligen kalkylen. Nästa gång frågan kommer upp behöver ni inte börja om, och ni kan följa upp om den förväntade besparingen faktiskt syns i fakturan.

Licensoptimering är inte ett projekt utan en rutin. Utan en rutin är kostnaden tillbaka på ursprunglig nivå inom ett år, eftersom licenser tilldelas löpande medan avslut sällan syns i någons kalender.

Utse en namngiven ägare av licensportföljen. Otydligt ägarskap är den verkliga orsaken till att kostnaden växer: IT hanterar teknik, ekonomi betalar fakturan och cheferna beställer, men ingen har helhetsbilden.

När rutinen sitter blir också nästa förhandling enklare. Ni vet hur många licenser ni behöver, på vilken nivå och med vilken tillväxttakt – och den som vet vad den ska köpa förhandlar alltid från ett bättre läge än den som utgår från fjolårets faktura.