Cloudavtal: sex villkor som styr molnkostnaden
Molnkostnaden sätts sällan av listpriset. Den sätts av sex villkor i avtalet som avgör hur priset får ändras, vad ni har åtagit er och vad det kostar att flytta ut.
Upphandla redaktion
Förhandlare & inköpsanalytiker
Innehåll i inlägget
Molnkostnaden diskuteras nästan alltid som ett tekniskt problem: fel instanstyper, glömda miljöer, för lite automatisk skalning. Den tekniska optimeringen är viktig, men den arbetar inom ramarna som avtalet sätter. Är villkoren skrivna till leverantörens fördel kommer besparingen tillbaka som en prisjustering nästa period.
Den här artikeln går igenom sex avtalsvillkor som styr vad molnet faktiskt kostar över tid. Den handlar om molnavtalet brett – inte om enskilda licensportföljer. Ska ni i stället se över användarlicenser är arbetsordningen en annan.
Prisjustering och indexering
Börja med klausulen om prisjustering. Den avgör hur ofta priset får ändras, vilket underlag som styr ändringen och om det finns ett tak. Ett avtal utan tak innebär att ni förhandlat priset för en period, inte för avtalstiden.
Begär att justeringen knyts till ett angivet index, att den sker vid en bestämd tidpunkt per år och att den har ett tak. Se också till att ni får en skriftlig avisering med rimlig framförhållning, så att förändringen kan hanteras innan den träffar fakturan.
- Vilket index styr justeringen och vem beräknar den?
- Finns ett tak per justering och per avtalsperiod?
- Hur lång tid i förväg aviseras en prisändring?
Valutarisk vid prissättning i USD
Många molntjänster prissätts i USD medan fakturan landar i kronor. Då bär ni en valutarisk som inte syns i prislistan: samma tekniska förbrukning kan kosta olika mycket mellan perioder utan att någon ändrat något.
Reglera hur växelkursen sätts. Vilken kurs används, vid vilken tidpunkt fastställs den och kan priset i stället anges i kronor för avtalstiden? Om leverantören inte kan prissätta i kronor, be om att kursmekanismen skrivs in i avtalet så att den går att kontrollera mot fakturan.
Volymåtaganden och committed use
Rabatt mot åtagande är den vanligaste hävstången i molnavtal – och den vanligaste källan till kostnad utan nytta. Ett åtagande som ligger över den faktiska förbrukningen betalas ändå, och ett åtagande som ligger långt under ger sällan någon rabatt.
Utgå från uppmätt förbrukning över minst tolv månader innan ni skriver på ett åtagande. Fråga vad som händer vid över- och underutnyttjande, om åtagandet kan flyttas mellan tjänster och om nivån kan justeras under avtalstiden när verksamheten förändras.
- Vilken period mäts åtagandet mot – månad, kvartal eller år?
- Kan outnyttjat åtagande flyttas framåt eller mellan tjänster?
- Vad kostar förbrukning utöver åtagandet?
Kostnadsfri analys
Vill ni veta vad ni betalar för mycket – innan ni läser klart?
Vi går igenom era avtal och fakturor och visar besparingen. Ni betalar bara en andel av det vi faktiskt sparar.
Automatisk förlängning och uppsägningstid
Molnavtal förlängs ofta automatiskt, och uppsägningsfönstret kan vara kort i förhållande till hur lång tid en migrering tar. Kombinationen gör att förhandlingsläget försvinner innan någon hunnit förbereda ett alternativ.
Skriv in förlängningsperioden, uppsägningstiden och sista dag för uppsägning i ert avtalsregister med påminnelse i god tid. Vår genomgång av avtalsvillkor i en avtalsanalys börjar i praktiken alltid här, eftersom villkoret avgör om det finns ett förhandlingsläge alls.
Dataportabilitet och utträdeskostnader
Utträdet är den del av molnavtalet som sällan förhandlas och oftast kostar. Avgifter för datautflöde, format på exporten och tillgång till data efter avtalets slut avgör hur realistiskt ett leverantörsbyte är.
Begär att exitvillkoren står i avtalet: i vilket format data lämnas ut, inom vilken tid, vad ett datauttag kostar och hur länge data finns tillgänglig efter uppsägning. Utan det villkoret är byteskostnaden okänd, och en okänd byteskostnad är i praktiken en rabatt till leverantören.
- Vad kostar datautflöde vid ett större uttag?
- I vilket format och inom vilken tid lämnas data ut?
- Hur länge är data tillgänglig efter avtalets slut?
Supportnivåer och SLA
Support prissätts ofta som en andel av förbrukningen eller som ett eget abonnemang. Det gör supportkostnaden rörlig på ett sätt som sällan budgeteras, samtidigt som svarstiderna kan skilja mycket mellan nivåerna.
Ta in supportnivån som en egen rad i offerten och ställ den mot vad ni faktiskt behöver: svarstider per allvarlighetsgrad, tillgänglighet utanför kontorstid, namngiven kontaktväg och vad som händer när SLA inte hålls. Ett SLA utan konsekvens är en ambition, inte ett åtagande.
Före förhandling: inventera licenser och användare
Innan ni går in i en förhandling behöver ni veta vad som används. Gör en inventering av tjänster, miljöer, licenser och användare, och koppla varje post till en ägare i verksamheten. Det som ingen äger är också det som ingen stänger av.
Underlaget gör två saker: det tar bort kostnad som inte motsvaras av användning, och det ger en förbrukningsprofil att förhandla utifrån. När ni ska upphandla molntjänster är profilen det viktigaste dokumentet i processen – den avgör vilket åtagande som är rimligt och vilka nivåer som ska prissättas.
Ligger tyngdpunkten i stället på abonnemang per användare är arbetsordningen en annan: se hur ni går tillväga för att upphandla SaaS-licenser, och behöver ni samtidigt se över drift och förvaltning finns motsvarande genomgång för att upphandla IT-drift.
- Lista tjänster och miljöer med namngiven ägare
- Matcha licensnivå mot faktisk användning per profil
- Stäng av oanvända miljöer innan volymen förhandlas
- Sammanställ tolv månaders förbrukning som förhandlingsunderlag
Det här ska ni ta med er
- 01Prisjusteringsklausul utan tak innebär att priset bara är förhandlat för en period.
- 02USD-prissättning lägger en valutarisk på er som inte syns i prislistan.
- 03Volymåtaganden ska bygga på uppmätt förbrukning, inte på prognoser.
- 04Automatisk förlängning avgör om ni har ett förhandlingsläge alls.
- 05Exitvillkor och egresskostnad bestämmer hur realistiskt ett byte är.
- 06Support och SLA hör hem som egna rader i offerten.
Skribent
Amanda Ringdahl
Upphandlingsansvarig, Upphandla
Amanda Ringdahl är upphandlingsansvarig på Upphandla och har 15 års erfarenhet av inköp och leverantörsförhandling inom retail och tjänstesektor. Hon leder företagets analyser och förhandlingar av indirekta kostnader – med telefoni, IT och övriga abonnemangsavtal som återkommande fokus.
Vill ni att vi gör analysen åt er?
Vi tittar på era avtal, hittar besparingen och förhandlar – ni betalar en andel av det vi sparar. Inget mer.
Svar inom 24 h · ingen bindning
Relaterade inlägg
Kostnadsanalys · 9 min
Microsoft 365-licenser: så sänker ni kostnaden utan att tappa funktion
Microsoft 365 är sällan dyrt per användare. Det blir dyrt när antalet licenser, nivån per användare och avtalsformen aldrig ses över. Här är arbetsordningen som sänker kostnaden utan att någon tappar funktion.
Läs inläggetKategori · 7 min
SaaS-kostnader: så sänker ni licensnotan 25 % utan att förlora funktion
Den genomsnittliga SaaS-stacken har vuxit 40 % på tre år. Användningen har inte. Här är hur ni får tillbaka kontrollen.
Läs inläggetGuide · 9 min
IT-driftsavtal: checklista före förlängning
IT-driftsavtal förlängs oftare i tystnad än efter beslut. Här är checklistan att gå igenom innan förlängningsdatumet passerar – från tjänsteomfattning och servicenivåer till exit-villkor och ägande av dokumentation.
Läs inlägget