Så gick det till
Stars and Stripes driver en högintensiv restaurangverksamhet där varje timme på golvet räknas. Som många andra restauratörer hade Theo Kazantzidis fokus på gäster, personal och drift – inte på att jämföra elpriser eller läsa kaffeleverantörers förnyelseklausuler.
Över åren hade en lång rad löpande avtal hopat sig: elavtal, kaffe- och dryckesleveranser, skrivare och kopiering, IT-support, fast och mobil telefoni samt nätverk och WiFi. Ingen ägde helheten och flera avtal hade autoförnyats tyst med årliga prisindexeringar.
Upphandla samlade in samtliga fakturor och avtal i portalen och kartlade på en vecka exakt vad som betalades, till vem, när det löpte ut och var det fanns dubbletter eller övertaxering.
Förhandlingar kördes parallellt på alla större poster – elavtal mot tre konkurrerande leverantörer, kaffe omförhandlat med befintlig partner, skrivar- och IT-stack konsoliderad, samt nya villkor på telefoni och nätverk.
Resultatet blev 379 000 kr i besparing första året, en städad avtalsöversikt i portalen och en partner som Theo fortsätter använda inför varje avtalsförnyelse.
Tidslinje för uppdraget
Kartläggning → analys → förhandling → resultat.
- 1. KartläggningVecka 1
Onboarding och inläsning av samtliga fakturor och avtal i portalen.
- 2. AnalysVecka 2
AI-analys hittade autoförnyelse-fällor, prisindexeringar utan tak och dubbletter.
- 3. FörhandlingVecka 3–5
Parallella förhandlingar på el, kaffe, skrivare, IT, telefoni och nätverk.
- 4. ResultatVecka 6
Nya avtal signerade. Besparingen bekräftad i portalens dashboard.
Före och efter
| Mått | Före | Efter |
|---|---|---|
| Antal leverantörer | 14 | 9 |
| Årlig leverantörskostnad | 1 460 000 kr | 1 081 000 kr |
| Avtal med autoförnyelse utan koll | 8 | 0 |
| Tid spenderad internt | ~50 h/år | < 5 h/år |
Vad Stars and Stripes fick
- Komplett avtalsregister med utgångsdatum och uppsägningsfönster
- Nytt elavtal med fast pristak och tydlig uppsägningstid
- Omförhandlade kaffe- och dryckesleveranser
- Konsoliderad skrivar- och IT-stack utan dubbletter
- Nya villkor på telefoni och nätverk med SLA
- Påminnelser inför varje avtalsförnyelse via portalen
Kategorier som förhandlades
Besparingen redovisas som en total på 379 000 kr första året. Delsummor per kategori är ej publikt – vi bryter inte ut siffror som inte är bekräftade av kunden.
| Kategori | Vad som förhandlades | Utfall |
|---|---|---|
| El & energi | Elavtal upphandlat mot tre konkurrerande leverantörer | Nytt avtal med fast pristak. Belopp ej publikt |
| Kaffe & dryck | Leveransvillkor och pris med befintlig partner | Omförhandlat avtal. Belopp ej publikt |
| Skrivare & kontor | Konsolidering av skrivar- och kopieringsavtal | Ej publikt – ingår i totalen |
| IT-support | Supportavtal och borttagna dubbletter | Ej publikt – ingår i totalen |
| Telefoni | Fast och mobil telefoni med nya villkor | Ej publikt – ingår i totalen |
| Nätverk & WiFi | Nätverksavtal med SLA | Ej publikt – ingår i totalen |
Områden vi tittade på
- el energi
- kaffe dryck
- skrivare kontor
- it support
- telefoni
- natverk wifi
Frågor & svar
Varför tog Stars and Stripes in extern hjälp?
Som restauratör går tiden till gäster, personal och drift. Att jämföra elavtal och kaffeleverantörer är ett specialistjobb som ger bättre resultat när någon gör det på heltid.
Behövde ni byta leverantörer?
Merparten av avtalen omförhandlades med befintliga leverantörer. Byte gjordes bara där det fanns en tydlig pris- eller kvalitetsvinst, exempelvis på elavtalet.
Hur räknas besparingen?
Vi jämför ny årskostnad mot baseline (gamla avtalsvillkor) över 12 månader. Upphandlas arvode tas på den bekräftade besparingen.
"Som företagare hinner man helt enkelt inte se över alla sina avtal. Upphandla gick igenom allt – el, kaffe, skrivare, IT, telefoni och nätverk – och sparade in 379 000 kr åt oss. Rekommenderar dem starkt."
Theo KazantzidisÄgare, Stars and Stripes