Upphandling för restaurang och café
Restauranger och caféer har låg marginal per såld enhet och hög andel fasta driftkostnader. Det gör att varje krona i elavtal, transaktionsavgift eller avfallshämtning slår rakt ner på resultatet – samtidigt som ingen i verksamheten har tid att sitta med leverantörsavtal mitt i en lunchrusning.
Den här sidan sammanfattar vilka kostnadskategorier vi normalt hittar mest i, vilka avtalsvillkor som brukar vara ofördelaktiga i branschen och hur ett upphandlingsarbete går till när verksamheten drivs på flera enheter.
Kategorier som brukar ge störst effekt
I restaurang och café är kostnaderna koncentrerade till några få poster som återkommer varje månad, per enhet. Det gör dem tacksamma att förhandla: samma villkor kan ofta rullas ut över hela verksamheten.
- El – förbrukningen är hög och jämn i kök och kylkedja. Avtalsform, påslag och prisområde avgör kostnaden mer än leverantörsvalet.
- Betallösningar och kortinlösen – transaktionsavgift, terminalhyra och tilläggsavgifter per enhet.
- Kaffe och pentry – maskinavtal, bönpris och servicekostnad hänger ofta ihop i samma paket.
- Avfall och återvinning – hämtningsfrekvens och kärlstorlek är ofta satta vid öppningen och aldrig justerade.
- Kassasystem, IT-support och bredband – ofta flera parallella abonnemang per enhet efter år av tillägg.
- Försäkring – premien följer sällan med när verksamheten förändras.
Expert-tips
Börja med att lägga fakturorna för samtliga enheter bredvid varandra. Skillnader mellan enheter i samma kedja är oftast det snabbaste förhandlingsargumentet.
Typiska avtalsfällor i branschen
Avtalen tecknas ofta i samband med en öppning eller ett övertagande, när tempot är högt och villkoren inte granskas i detalj. Det är där fällorna uppstår.
- Avtal tecknade per enhet vid olika tidpunkter – ingen samlad översikt, ingen volymrabatt.
- Automatisk förlängning med kort uppsägningsfönster som passeras i drifttempot.
- Prisindexering utan tak, särskilt på service- och maskinavtal.
- Maskinavtal kopplade till förbrukningsvaror, där bönpriset justeras separat från maskinhyran.
- Kortinlösen med rörliga tilläggsavgifter som inte syns i den offererade procentsatsen.
- Avfallsavtal med fast frekvens oavsett säsong och faktiskt behov.
Vanligt misstag
Att bara jämföra huvudpriset. I både betallösningar och kaffe ligger en stor del av kostnaden i tilläggsavgifter och serviceposter.
Så går arbetet till i en restaurang- eller cafédrift
Vi utgår från fakturor och avtal – inte från en offert. Underlaget samlas i portalen, där varje kostnad kopplas till enhet, leverantör, utgångsdatum och klausulrisk. Därefter förhandlas kategorierna parallellt så att verksamheten bara behöver ta ställning en gång.
Det praktiska arbetet ligger hos oss. Er insats är att skicka underlag och fatta beslut när förhandlingarna är klara.
- Samla fakturor och avtal per enhet.
- Kartlägg villkor, uppsägningsfönster och indexklausuler.
- Förhandla parallellt inom el, betallösningar, kaffe, avfall och IT.
- Rulla ut ett gemensamt villkorspaket över enheterna.
Kundcase från branschen
Waynes Coffee lät oss gå igenom el, betallösningar, IT och tilläggstjänster i en kedjeverksamhet med flera enheter. Besparingen blev 439 300 kr per år, motsvarande 23 %.
Stars and Stripes hade byggt upp löpande avtal på el, kaffe, skrivare, IT, telefoni och nätverk utan att någon följde upp villkoren. Resultatet blev 379 000 kr första året, motsvarande 26 %.
Kundcase i restaurang & café
Café & restaurang
Waynes Coffee
Waynes Coffee driver en kedjeverksamhet där marginalen per kopp avgör helheten. Avtal på el, betallösningar, IT och tilläggstjänster hade tecknats per enhet vid olika tidpunkter, utan central översikt över villkor, indexering eller uppsägningsfönster.
439 300 kr per år (23 %)
Restaurang & bar
Stars and Stripes
Stars and Stripes hade samlat på sig löpande avtal genom åren – el, kaffe, skrivare, IT, telefoni och nätverk – utan att någon på heltid följde upp villkor, prishöjningar eller autoförnyelser.
379 000 kr första året (26 %)
Vanliga frågor
- Vilka kostnader brukar ge mest i en restaurang eller ett café?
- El, betallösningar, kaffe- och maskinavtal, avfall samt IT och kassasystem. De är återkommande varje månad och ofta tecknade per enhet, vilket gör att samma förbättring kan rullas ut över hela verksamheten.
- Måste vi byta leverantör för att sänka kostnaden?
- Nej. I många fall omförhandlas befintligt avtal när det finns ett jämförbart alternativ på bordet. Byte sker bara när det ger en tydlig skillnad i pris eller villkor och verksamheten inte påverkas negativt.
- Hur mycket tid tar det för oss?
- Ni skickar in fakturor och avtal och fattar beslut när förhandlingarna är klara. Kartläggning, marknadsanalys och förhandling gör vi. Underlagsinsamlingen är det enda som kräver er tid.
- Fungerar det för en enskild restaurang eller bara för kedjor?
- Båda fungerar. Flera enheter ger mer volym att förhandla på, men även en enskild verksamhet har el, betallösningar, avfall och IT som ofta legat orörda i flera år.
- Påverkas kvaliteten på leveransen?
- Kravbilden sätts av er innan förhandlingen. Vi förhandlar på samma eller bättre leverans – inte på lägre servicenivå. Kvalitetskrav skrivs in i avtalet innan pris jämförs.
- Vad kostar det?
- Analysen är kostnadsfri och ersättningen är en andel av den uppnådda besparingen. Blir det ingen besparing blir det ingen kostnad. Läs mer på prissidan.
Läs vidare
Vill ni att vi gör jobbet?
Vi gör analys och förhandling kostnadsfritt – ni betalar bara en andel av det vi sparar.
Svar inom 24 h · ingen bindning