Så gick det till
Waynes Coffee är ett välkänt varumärke där varje enhet driver en högintensiv café-vardag. Som i många kedjeverksamheter hade avtalen för el, betallösningar, IT-support, internet och tilläggstjänster vuxit fram över tid – ofta tecknade per enhet i samband med öppningar eller övertaganden.
Aldar Qaso ville få en oberoende genomlysning av hela leverantörsstacken utan att binda upp intern tid från drift eller personal. När han hörde att Upphandla tar betalt på faktisk besparing kändes upplägget riskfritt – ingen besparing, ingen kostnad.
Vi samlade in samtliga fakturor och avtal i portalen och kartlade på kort tid exakt vad varje enhet betalade, till vem, när avtalen löpte ut och var det fanns dubbletter, autoförnyelser och prisindexeringar utan tak.
Förhandlingar kördes parallellt: nya elavtal med pristak per enhet, lägre transaktionsavgift på betallösningarna, konsoliderad IT- och internetstack samt omförhandlade tilläggstjänster på kassa- och rapporteringssystem.
Resultatet blev 439 300 kr i årlig besparing, en städad avtalsöversikt per enhet och en partner som Waynes fortsätter använda inför varje avtalsförnyelse i kedjan.
Tidslinje för uppdraget
Kartläggning → analys → förhandling → resultat.
- 1. KartläggningVecka 1
Onboarding och inläsning av samtliga fakturor och avtal per enhet.
- 2. AnalysVecka 2
AI-analys av transaktionsavgifter, elförbrukning, autoförnyelser och dubbletter.
- 3. FörhandlingVecka 3–5
Parallella förhandlingar på el, betallösningar, IT och internet.
- 4. ResultatVecka 6
Nya avtal signerade. 439 300 kr i årlig besparing bekräftad i portalen.
Före och efter
| Mått | Före | Efter |
|---|---|---|
| Antal leverantörer | 16 | 10 |
| Årlig leverantörskostnad | 1 910 000 kr | 1 470 700 kr |
| Avtal med autoförnyelse utan koll | 9 | 0 |
| Tid internt på leverantörsärenden | ~60 h/år | < 5 h/år |
Vad Waynes Coffee fick
- Komplett avtalsregister per enhet med utgångsdatum
- Nya elavtal med pristak och tydliga uppsägningsvillkor
- Lägre transaktionsavgift på betallösningarna
- Konsoliderad IT- och internetstack utan dubbletter
- Riskflaggor på autoförnyelse och indexering utan tak
- Påminnelser inför varje avtalsförnyelse i kedjan
Kategorier som förhandlades
Besparingen redovisas som en total på 439 300 kr per år. Delsummor per kategori är ej publikt – vi bryter inte ut siffror som inte är bekräftade av kunden.
| Kategori | Vad som förhandlades | Utfall |
|---|---|---|
| El & energi | Nya elavtal per enhet med pristak och tydliga uppsägningsvillkor | Ej publikt – ingår i totalen |
| Betallösningar | Transaktionsavgifter och fasta terminalavgifter | Lägre transaktionsavgift. Belopp ej publikt |
| IT-support | Konsolidering av supportavtal, borttagna dubbletter | Ej publikt – ingår i totalen |
| Bredband | Internetuppkoppling per enhet, samlad leverantörsstack | Ej publikt – ingår i totalen |
| Kassasystem | Tilläggstjänster på kassa- och rapporteringssystem | Omförhandlade villkor. Belopp ej publikt |
Områden vi tittade på
- el energi
- betallosningar
- it support
- bredband
- kassasystem
Frågor & svar
Varför tog Waynes Coffee in extern hjälp?
I caféverksamhet räknas varje krona per kopp. Att förhandla el och transaktionsavgifter på heltid ger bättre resultat än att göra det vid sidan av driften.
Behövde ni byta system eller leverantörer?
Merparten omförhandlades med befintliga leverantörer. Byte gjordes bara där det fanns en tydlig pris- eller kvalitetsvinst.
Hur räknas besparingen på 439 300 kr?
Vi jämför ny årlig kostnad mot baseline (gamla avtalsvillkor) över 12 månader. Upphandlas arvode tas på den bekräftade besparingen.
"Vi trodde vi hade bra avtal. Upphandla bevisade motsatsen – 439 300 kr per år tillbaka i kassan, utan att vi behövde byta system eller tappa kvalitet. Det här borde varje cafékedja göra."
Aldar QasoVerksamhetsansvarig, Waynes Coffee