Så gick det till
Meetric bygger en mötesplattform som hjälper team att få ut mer av varje möte. Som scale-up växte både team och verktygsflora snabbt – nya SaaS-licenser, infrastruktur, kontor och förmånsavtal lades till i takt med att bolaget skalade.
Marcus Möller insåg att ingen ägde leverantörsöversikten på heltid. Avtal autoförnyades, licenser betalades för avhoppade användare och hostingkostnaden hade dubblats utan att någon förhandlat om volymrabatt.
Upphandla gick igenom samtliga löpande kostnader: SaaS-stack, molnhosting, kontorshyra med tilläggstjänster, företagsförsäkring och förmånsportal. Allt samlades i portalen med utgångsdatum, klausulrisker och förhandlingspotential.
Genom att konsolidera dubbletter, säga upp oanvända licenser och förhandla nya villkor på de tre största posterna sänktes den årliga leverantörskostnaden med 24 %. Marcus fick samtidigt en månadsrapport som styrelsen kan läsa utan översättning.
Tidslinje för uppdraget
Kartläggning → analys → förhandling → resultat.
- 1. KartläggningVecka 1
Onboarding och inläsning av alla SaaS-fakturor och avtal i portalen.
- 2. AnalysVecka 2
AI-analys hittade 17 % oanvända licenser och 4 dubbletter i SaaS-stacken.
- 3. FörhandlingVecka 3–4
Omförhandling av hosting, försäkring och kontorsavtalets tilläggstjänster.
- 4. ResultatVecka 5
Nya avtal signerade. Besparingen redovisad i portalens dashboard.
Före och efter
| Mått | Före | Efter |
|---|---|---|
| SaaS-verktyg i bruk | 38 | 29 |
| Årlig leverantörskostnad | 770 000 kr | 585 000 kr |
| Inaktiva licenser | 17 % | < 2 % |
| Grundartid på leverantörsärenden | ~6 h/mån | < 30 min/mån |
Vad Meetric fick
- Komplett SaaS-register med användning per licens
- Riskflaggor på autoförnyelse och prisindexering i molnavtal
- Omförhandlade villkor på hosting, försäkring och kontor
- Avskaffade dubbletter och inaktiva användare
- Styrelseklar månadsrapport på leverantörsspend
Kategorier som förhandlades
Besparingen redovisas som en total på 185 000 kr första året. Delsummor per kategori är ej publikt – vi bryter inte ut siffror som inte är bekräftade av kunden.
| Kategori | Vad som förhandlades | Utfall |
|---|---|---|
| SaaS-licenser | Licensinventering, avslutade dubbletter och inaktiva användare | Merparten av besparingen enligt caset. Delsumma ej publikt |
| Molntjänster | Hosting med volymrabatt och indexvillkor | Merparten av besparingen enligt caset. Delsumma ej publikt |
| Kontor | Kontorsavtalets tilläggstjänster | Ej publikt – ingår i totalen |
| Försäkringar | Företagsförsäkring, omfattning och pris | Ej publikt – ingår i totalen |
| Förmåner | Förmånsportal och tillhörande avtal | Ej publikt – ingår i totalen |
Områden vi tittade på
- saas licenser
- molntjanster
- kontor
- forsakringar
- formaner
Frågor & svar
Varför tog Meetric in extern hjälp som scale-up?
Grundartid är bolagets dyraste resurs. Att jämföra hostingleverantörer och försäkringsvillkor ger inte produktvärde – det är ett perfekt jobb att lägga ut.
Hur hanterades känsliga SaaS-data?
All data låg kvar hos Meetric. Upphandla fick endast tillgång till fakturor och avtalstext via portalen, med behörigheter som Marcus själv kontrollerade.
Vad gjorde störst skillnad?
Konsolideringen av SaaS-stacken och omförhandlingen av hosting stod för merparten av besparingen. Försäkring och kontor gav resterande del.
"Som grundare ska du bygga produkt och prata med kunder – inte sitta i förhandlingar om molnhosting och försäkringar. Upphandla tog över hela den biten, hittade pengar vi inte visste fanns och gav oss en avtalsöversikt vi faktiskt använder."
Marcus MöllerCo-founder, Meetric