Upphandling för vård och omsorg
Privata vård- och omsorgsverksamheter har hög andel personalkostnad och små marginaler på resten. Det som går att påverka på kort sikt är de löpande driftavtalen: förbrukningsmaterial, tvätt, lokalvård, avfall, larm, IT och telefoni. De köps ofta in decentraliserat, per enhet, och granskas sällan efter att de tecknats.
Samtidigt ställer verksamheten krav som inte får förhandlas bort: hygien, spårbarhet, leveranssäkerhet och dokumentation. En upphandling i branschen måste därför utgå från kravbilden först och priset sedan.
Den här sidan sammanfattar var vi normalt hittar mest, vilka avtalsvillkor som brukar vara ofördelaktiga i vård och omsorg, och hur arbetet läggs upp när verksamheten drivs på flera enheter.
Kategorier som brukar ge störst effekt
Kostnaderna är återkommande, volymdrivna och ofta kopplade till antal boende, brukare eller besök. Det gör att en förbättrad rabattnivå eller en rättad dimensionering får effekt varje månad, på varje enhet.
- Förbrukningsmaterial och hygienartiklar – sortimentsbredd, avtalade rabattnivåer och fraktvillkor styr kostnaden mer än enskilda artikelpriser.
- Tvätt och textil – hyra av textil, hämtningsfrekvens och debitering per kilo eller per enhet ger stora skillnader mellan avtal.
- Lokalvård – frekvens och zonindelning ska följa hygienkrav, men sätts ofta en gång och justeras aldrig.
- Avfall, inklusive smittförande och farligt avfall – kärlstorlek, tömningsfrekvens och särskilda hanteringsavgifter.
- IT-drift, journalsystemsdrift och telefoni – ofta flera parallella abonnemang per enhet efter år av tillägg.
- Larm och trygghetsteknik samt försäkring – premie och servicenivå följer sällan med när verksamheten förändras.
Expert-tips
Lägg fakturorna för samtliga enheter bredvid varandra. Skillnader i pris och villkor mellan enheter i samma verksamhet är oftast det snabbaste förhandlingsargumentet.
Typiska avtalsfällor i branschen
Avtalen tecknas ofta i samband med en etablering, ett verksamhetsövertagande eller en upphandlad entreprenad, när tempot är högt och villkoren inte granskas i detalj.
- Avtal tecknade per enhet vid olika tidpunkter – ingen samlad volym och därmed ingen volymrabatt.
- Automatisk förlängning med kort uppsägningsfönster som passeras i driften.
- Prisindexering utan tak, särskilt på tvätt-, service- och lokalvårdsavtal.
- Sortimentslistor där rabatten gäller en avtalad korg medan huvuddelen av inköpen sker utanför den.
- Tvättavtal med minimidebitering per hämtning oavsett faktisk volym.
- Avfallsavtal med fast frekvens som inte följer beläggningen, plus särskilda tillägg för smittförande avfall.
- Hygien- och kvalitetskrav som saknas i avtalstexten och därför inte går att åberopa vid avvikelse.
Vanligt misstag
Att jämföra anbud på artikel- eller timpris utan att räkna in frakt, minimidebitering, tillägg och den faktiska inköpsvolymen utanför avtalad sortimentskorg.
Krav som ska ligga fast innan pris förhandlas
I vård och omsorg är kravbilden en del av avtalet, inte en bilaga att fylla i efteråt. Skriv in den innan anbuden begärs, så att samtliga leverantörer räknar på samma leverans.
Vilka krav som är författningsstyrda beror på verksamhetsform och huvudman. Stäm av gällande krav för er verksamhet innan omfattningen låses.
- Hygienkrav och rutiner för lokalvård per lokaltyp.
- Spårbarhet och dokumentation för förbrukningsmaterial och textil.
- Leveranssäkerhet: leveransdagar, restnoteringshantering och ersättningsartiklar.
- Hantering av smittförande och farligt avfall med korrekta tillstånd.
- Personuppgiftsbiträdesavtal för IT- och journalsystemsleverantörer.
- Åtgärdstider vid fel i larm, nätverk och trygghetsteknik.
Så går arbetet till i en vård- och omsorgsverksamhet
Vi utgår från fakturor och avtal, inte från en offert. Underlaget samlas i portalen där varje kostnad kopplas till enhet, leverantör, utgångsdatum och klausulrisk. Därefter förhandlas kategorierna parallellt mot en fastlagd kravbild.
Det praktiska arbetet ligger hos oss. Er insats är att skicka underlag, fastställa kravbilden och fatta beslut när förhandlingarna är klara. Ni tecknar alltid avtalen själva.
- Samla fakturor och avtal per enhet.
- Fastställ hygien-, spårbarhets- och leveranskrav.
- Kartlägg villkor, uppsägningsfönster och indexklausuler.
- Förhandla parallellt inom förbrukning, tvätt, lokalvård, avfall och IT.
- Rulla ut ett gemensamt villkorspaket över enheterna.
Vanliga frågor
- Vilka kostnader brukar ge mest i vård och omsorg?
- Förbrukningsmaterial och hygienartiklar, tvätt och textil, lokalvård, avfall samt IT och telefoni. De är återkommande varje månad och ofta tecknade per enhet, vilket gör att samma förbättring kan rullas ut över hela verksamheten.
- Riskerar vi sämre hygien eller kvalitet om vi förhandlar?
- Nej. Kravbilden sätts av er och skrivs in i förfrågningsunderlaget innan pris jämförs. Vi förhandlar på samma eller bättre leverans – inte på lägre servicenivå.
- Kan vi upphandla tvätt och textil separat?
- Ja, och det är ofta motiverat eftersom debiteringsmodellen skiljer sig mycket mellan leverantörer. Jämför pris per kilo eller enhet, hämtningsfrekvens, minimidebitering och hur svinn och kassation hanteras.
- Hur hanteras smittförande och farligt avfall i avtalet?
- Genom att avfallsslagen specificeras med rätt hantering, att leverantörens tillstånd kontrolleras och att dokumentationen ingår i avtalet. Tilläggsavgifter för dessa fraktioner ska framgå av prislistan.
- Vad gäller för personuppgifter i IT-avtal?
- Verksamhetens system innehåller känsliga personuppgifter, vilket kräver personuppgiftsbiträdesavtal, reglerad åtkomst och tydlig hantering vid incidenter och avtalets slut. Villkoren granskas som en del av upphandlingen.
- Vad kostar det?
- Analysen är kostnadsfri och ersättningen är en andel av den uppnådda besparingen. Blir det ingen besparing blir det ingen kostnad. Läs mer på prissidan.
Läs vidare
Vill ni att vi gör jobbet?
Vi gör analys och förhandling kostnadsfritt – ni betalar bara en andel av det vi sparar.
Svar inom 24 h · ingen bindning