Avfallsavtal: kärlstorlek, tömningsfrekvens och tilläggen som växer

Grundavgiften är en fast månads- eller kvartalsavgift som täcker administration och avtalets basfunktioner. Den påverkas normalt inte av hur mycket ni slänger, vilket gör den till en ren fast kostnad att pröva mot antalet hämtställen.

Tömningsavgiften debiteras per hämtning och kärl. Den är kopplad till schemat, inte till hur fullt kärlet är – tomma och halvfulla tömningar kostar lika mycket som fulla.

Utöver detta förekommer behandlingsavgifter kopplade till vikt eller volym per fraktion. De varierar mellan materialslag och kan förändras över tid eftersom de delvis följer råvaru- och behandlingsmarknaden.

Innan ni förhandlar priset bör ni veta hur fulla kärlen faktiskt är vid hämtning. En enkel metod är att under två till fyra veckor notera fyllnadsgraden i procent vid varje tömningstillfälle, per fraktion och hämtställe.

Är kärlen genomgående halvfulla finns två vägar: färre tömningar med samma kärl, eller samma frekvens med mindre kärl. Vilket som är bäst beror på om problemet är volym eller lukt- och utrymmesbegränsningar i soprummet.

Kontrollera samtidigt om hämtställena kan slås ihop. Flera kärl på samma adress som hämtas vid olika tillfällen genererar fler grundavgifter och transporter än nödvändigt.

Restavfall är normalt den dyraste fraktionen att bli av med, medan utsorterade materialslag som well, papper, plast, metall och glas hanteras till andra villkor. Ju mer som hamnar i restavfallet, desto högre blir kostnaden per kilo.

Matavfall och farligt avfall har egna regelverk för hantering, kärl och dokumentation. Kontrollera vad avtalet omfattar och vem som ansvarar för rapportering, så att ni inte behöver komplettera med en separat leverantör i efterhand.

Be också om den avfallsstatistik som leverantören redan har. Den behövs för hållbarhetsredovisning och är samtidigt ert bästa underlag för att dimensionera om avtalet – och den ingår normalt utan extra kostnad.

Var för sig är beloppen små, men de återkommer varje hämtning och syns sällan i offertjämförelsen eftersom de anges i en separat prisbilaga. Begär den bilagan tillsammans med offerten och räkna om tilläggen till kronor per år utifrån hur ofta de faktiskt förekommit hos er.

Bränsle- och miljötillägg förekommer också, ibland som en rörlig procentsats. Fråga vad tillägget är kopplat till, hur ofta det får ändras och om det finns ett tak.

Många av tilläggen går att bygga bort. Ett omflyttat kärl, en fungerande kodlåsrutin eller tydligare skyltning i soprummet tar bort återkommande avgifter permanent – utan att någon behöver förhandla.

Avfallsavtal löper ofta i 12 till 36 månader med automatisk förlängning. Eftersom fakturan är liten är detta en av de kategorier där en förlängning lättast passerar obemärkt. Lägg in uppsägningsdatumet i avtalsregistret direkt när avtalet tecknas.

Kontrollera också vad som gäller vid förändring i verksamheten: nya lokaler, ändrade volymer eller avvecklade hämtställen. Ett avtal utan tydlig ändringsklausul gör det svårt att skala ned utan att teckna om.

Notera slutligen ägandet av kärlen. Är de leverantörens ska villkoren för hämtning vid avtalets slut framgå, inklusive eventuell avgift.

En jämförbar offert kräver att alla anbudsgivare räknar på samma verklighet. Sammanställ tolv månaders fakturor, hämtningsstatistik per fraktion, kärltyper med storlek och antal, samt en kort beskrivning av hämtställenas logistik.

Ta med två alternativ i förfrågan: nuvarande upplägg och ert omdimensionerade förslag. Skillnaden mellan dem visar hur mycket av besparingen som kommer från dimensionering respektive pris, vilket är värdefullt även om ni behåller leverantören.

Behöver ni ett strukturerat upplägg för hela processen är checklistan inför upphandling en bra utgångspunkt, och avtalsanalys hjälper er hitta klausulerna som styr prisutvecklingen.