Vad är ett ramavtal?
Ett ramavtal är ett avtal som fastställer priser, villkor och sortiment för kommande beställningar under en avtalsperiod. Varje enskilt köp behöver då inte förhandlas separat – beställningarna görs som avrop på de villkor parterna redan kommit överens om.
Ramavtal används i både privat och offentlig sektor, men förutsättningarna skiljer sig eftersom offentliga inköp är reglerade. Den här sidan beskriver ramavtal för företag i privat sektor.
Så fungerar ett ramavtal i praktiken
Parterna kommer överens om rabattnivåer eller nettopriser, vilket sortiment som omfattas samt leverans-, support- och servicevillkor. Därefter sker köpen löpande genom avrop mot avtalet, utan ny prisförhandling vid varje beställning.
Skillnaden mot ett enskilt inköpsavtal är att ramavtalet reglerar en serie framtida köp i stället för en enstaka leverans. Det gör att villkoren får verkan under hela perioden – vilket är skälet att gå igenom klausulerna i leverantörsavtal noga innan avtalet undertecknas.
Ramavtal i privat och offentlig sektor
I privat sektor gäller avtalsfrihet. Parterna väljer själva löptid, motparter, sortiment och villkor, och kan när som helst konkurrensutsätta avtalet igen inom ramen för det som avtalats om uppsägning.
I offentlig sektor begränsas ramavtalets utformning och löptid av LOU, som också styr hur avrop får ske och hur leverantörer får väljas. Regelverket beskrivs närmare under vad offentlig upphandling är. Upphandla arbetar med privat sektor, där processen är fri men kräver egen struktur.
Fördelar och risker med ramavtal
Fördelarna är förutsägbara priser, mindre administration per köp och att den samlade volymen ger ett bättre förhandlingsläge än enstaka beställningar.
Riskerna är främst inlåsning. Faller marknadspriserna under avtalsperioden betalar ni kvar på gamla nivåer, vilket är avvägningen vi går igenom i jämförelsen mellan ramavtal och spotinköp.
Prisjusteringsklausuler kan dessutom urholka den rabatt som förhandlades fram, särskilt när justeringen sker automatiskt mot ett index utan tak – se genomgången av indexering och prisjusteringsklausuler.
Den tredje risken är avtal som förlängs automatiskt utan att villkoren prövas mot marknaden igen. Då blir ramavtalet en vana i stället för ett aktivt val.
Vanliga kategorier där företag tecknar ramavtal
Resor och fordon: att teckna ramavtal i stället för att boka på dagspris är en av de tydligaste hävstängerna när ni upphandlar hyrbil.
Förbrukning och inredning: återkommande volym gör ramavtal naturligt för kontorsmaterial, och vid större inredningsprojekt är avvägningen mellan ramavtal och projektköp central för kontorsmöbler.
Transport: prislistor, zoner och tillägg är enklare att hålla ihop i ett avtal när ni upphandlar frakt.
Oavsett kategori bör ett ramavtal konkurrensutsättas innan det förlängs. Utgångspunkten är en genomgång av villkoren i befintligt avtal – metoden beskrivs under avtalsanalys.
Vanliga frågor
Är ett ramavtal bindande?
Det beror på utformningen. Vissa ramavtal innehåller ett köpåtagande eller en volymgaranti, andra reglerar bara villkoren för de köp som faktiskt görs. Läs vad som konkret utlovas åt båda håll innan ni skriver på.
Vad är skillnaden mellan ramavtal och avropsavtal?
Ramavtalet sätter villkoren. Avropet är den enskilda beställningen som görs på ramavtalets villkor, och det är i avropet volym, leveranstid och plats specificeras.
Hur länge gäller ett ramavtal?
I privat sektor gäller det parterna avtalat. Bevaka uppsägningstid och eventuell automatisk förlängning, eftersom de i praktiken avgör när ni kan gå ut på marknaden igen. I offentlig sektor begränsas löptiden av LOU.
När lönar sig ett ramavtal jämfört med spotinköp?
När volymen är återkommande och verksamheten behöver förutsägbara priser och villkor. Är marknadspriserna på väg ned, eller behovet tillfälligt, kan spotinköp ge lägre kostnad.
Vill ni att vi gör jobbet?
Vi analyserar era avtal och förhandlar mot leverantörerna. Ni betalar bara en andel av det vi sparar.