Hur går en upphandling till?
En upphandling är en strukturerad process som tar allt från några veckor till flera månader beroende på storlek och komplexitet. För privata företag är stegen färre än i offentlig sektor – men grunden är densamma.
Steg 1: Kartläggning
Samla samtliga fakturor och avtal inom kategorin ni ska upphandla. Skapa en tydlig bild av vad ni betalar, till vem, med vilka villkor och när avtalen löper ut.
Steg 2: Kravställning
Definiera vad ni faktiskt behöver – funktionellt, kvalitetsmässigt och SLA-mässigt. Undvik att kopiera gamla specifikationer; det låser er till er befintliga leverantör.
Steg 3: Konkurrensutsättning
Bjud in minst 3 leverantörer på samma underlag. Sätt ett tydligt sista datum för offert och en gemensam mall så offerterna går att jämföra.
Steg 4: Utvärdering
Jämför inte bara pris – väg in uppsägningstid, indexering, exit-kostnader, SLA och referenser.
Steg 5: Förhandling & signering
Använd konkurrerande offerter som hävstång, förhandla med topp 2 parallellt, signera och lägg in datum för uppsägning i kalendern.
Vanliga frågor
Hur lång tid tar en upphandling?
En privat upphandling tar typiskt 4–8 veckor. Offentliga upphandlingar tar 3–6 månader.
Hur många leverantörer bör man ta in?
Minst tre. Med två blir det ingen riktig konkurrens; med fler än fem blir utvärderingen tung utan att förhandlingsläget förbättras.
När ska man börja?
6 månader före avtalet löper ut. Annars hamnar ni i tidsnöd och tvingas acceptera förlängning.
Vill ni att vi gör jobbet?
Vi analyserar era avtal och förhandlar mot leverantörerna. Ni betalar bara en andel av det vi sparar.