Vad är en offertförfrågan?
En offertförfrågan är en strukturerad förfrågan till leverantörer om pris och villkor för ett specificerat behov. Den kallas ibland RFQ och är det underlag leverantörerna svarar på när de lämnar sin offert.
Poängen med en offertförfrågan är jämförbarhet. Får alla leverantörer samma underlag och samma svarsformat kan offerterna ställas mot varandra post för post, i stället för att jämföras som olika paket med olika förutsättningar.
Det här ska en offertförfrågan innehålla
En behovsbeskrivning med tydlig omfattning: vad ska levereras, var och till vilken verksamhet.
Volymer och nuläge, så att leverantören kan prissätta verkligheten i stället för att gissa.
Krav uppdelade i måste-krav och bör-krav, så att det framgår vad som är förutsättning och vad som är önskvärt.
Önskad prismodell, utvärderingskriterier, svarsformat och svarsdatum. En punkt-för-punkt-genomgång finns i vår checklista för upphandling.
Offertförfrågan, RFI, RFP och förfrågningsunderlag – skillnaden
RFI (request for information) används för att samla in information om marknaden och möjliga lösningar innan behovet är slutligt formulerat.
RFP och offertförfrågan används när behovet är specificerat och ni vill få pris och lösningsförslag som går att utvärdera.
Förfrågningsunderlag är motsvarande begrepp i offentlig upphandling, där innehållet och processen är reglerade – se vad offentlig upphandling är.
Så får ni jämförbara svar
Skicka samma underlag till alla leverantörer och besvara följdfrågor på samma sätt till alla. Ordningen i arbetet beskrivs i vår guide till upphandlingsprocessen.
Använd en strukturerad prismatris där varje post prissätts för sig, så att ett lågt grundpris inte döljer dyra tillägg.
Kräv att tillägg, avgifter och undantag specificeras skriftligt. Det är också där de flesta hävstängerna finns när ni går vidare till förhandling.
Lägg offertsvaren som bilaga till avtalet, så att det leverantören utlovat blir en del av det som faktiskt gäller.
Vanliga kategorier att skicka offertförfrågan inom
Energi, där prismodell och påslag behöver ställas mot varandra på samma underlag när ni upphandlar el.
Transport, där zoner, tillägg och leveranstider avgör jämförbarheten när ni upphandlar frakt.
Tjänster med bemanning, där frekvens och kvalitetsnivå måste vara samma i alla offerter när ni upphandlar lokalvård.
Upphandla tar fram underlaget och driver konkurrensutsättningen åt er – så funkar det.
Vanliga frågor
Vad är skillnaden mellan offert och offertförfrågan?
Offertförfrågan är beställarens fråga: behov, krav och svarsformat. Offerten är leverantörens svar med pris och villkor.
Hur många leverantörer bör man skicka offertförfrågan till?
Tillräckligt många för att verklig konkurrens uppstår, men få nog att ni hinner utvärdera svaren ordentligt. En bred utskickslista utan tid för utvärdering ger sämre resultat än ett urval som granskas noga.
Är en offert bindande?
Det beror på hur den är formulerad och vilken giltighetstid som anges. Be alltid om skriftlig giltighetstid och förbehåll, så att det framgår vad leverantören står fast vid.
Kan man skicka offertförfrågan till sin nuvarande leverantör?
Ja, och det är vanligt. Omförhandling och konkurrensutsättning kombineras ofta – befintlig leverantör får lämna offert på samma underlag som övriga.
Vill ni att vi gör jobbet?
Vi analyserar era avtal och förhandlar mot leverantörerna. Ni betalar bara en andel av det vi sparar.