Vad är RFI, RFP och RFQ?

RFI står för request for information och är en informationsförfrågan. Den används innan behovet är slutligt formulerat, för att förstå vilka leverantörer som finns, vilka lösningar marknaden erbjuder och vilka förutsättningar som påverkar kostnadsbilden. En RFI innehåller normalt inga bindande krav och leder inte till något val av leverantör.

RFP står för request for proposal. Här är behovet beskrivet och leverantören ombeds lämna ett lösningsförslag tillsammans med pris, mot krav och utvärderingskriterier som beställaren har satt upp i förväg. En RFP förutsätter därför att det finns en kravspecifikation att svara mot.

RFQ står för request for quotation och är en ren prisförfrågan. Den används när omfattning, produkt eller tjänst redan är fastlagd och det som återstår är att få pris och kommersiella villkor på exakt samma underlag från flera leverantörer.

Skillnaden ligger alltså i frihetsgraden. RFI lämnar frågan öppen, RFP ber leverantören föreslå hur behovet ska lösas, RFQ ber leverantören prissätta en redan bestämd lösning.

RFI hör hemma tidigt, i behovs- och marknadsanalysen. Den är särskilt användbar i kategorier ni inte köpt in tidigare, eller där tekniken förändrats sedan förra avtalet – då är marknadens bild av vad som är möjligt viktigare än pris.

RFP passar när behovet är definierat men lösningen inte är det. Leverantörernas förslag kan skilja sig i uppbyggnad, och utvärderingen behöver därför väga både lösning och pris. Ordningen mellan stegen beskrivs i vår genomgång av upphandlingsprocessen.

RFQ passar när lösningen är bestämd och jämförelsen i praktiken handlar om pris och villkor. Då är prismallen viktigare än beskrivningarna, och svaren går att ställa mot varandra post för post.

Formaten kan användas i följd. En RFI kan ligga till grund för kraven i en efterföljande RFP, och en RFP kan avslutas med en prisförfrågan i RFQ-form när lösningen är vald. Att hoppa direkt till pris i en kategori ni inte kartlagt ger däremot ofta svar som inte går att jämföra.

RFP är vanligast vid IT-köp, där lösningarna skiljer sig mer än priserna. Det gäller både när ni upphandlar IT-drift, där leveransmodell och servicenivåer varierar mellan leverantörerna, och när ni upphandlar molntjänster, där licensmodell och funktionalitet hänger ihop med priset.

I svenska privata inköp är förkortningarna inte lika etablerade. Det vanligaste samlingsbegreppet är offertförfrågan, som i praktiken täcker både RFP och RFQ beroende på hur mycket som är specificerat i underlaget.

Det betyder att formatnamnet spelar mindre roll än innehållet. Det avgörande är om förfrågan innehåller krav och utvärderingskriterier eller bara en prislista att fylla i – och om alla leverantörer får exakt samma underlag.

Förkortningarna används däremot ofta i koncerner med engelska som arbetsspråk och i dialog med internationella leverantörer. Använder ni dem internt är det värt att definiera vad ni menar, eftersom tolkningen varierar mellan bolag och branscher.

Oavsett benämning ska svaren gå att bedöma systematiskt. Hur den bedömningen görs beskriver vi i anbudsutvärdering.

Det vanligaste misstaget är att skicka en RFQ utan kravspecifikation. Leverantörerna prissätter då sin egen tolkning av omfattningen, och det lägsta priset kommer oftast från den som räknat snävast – inte från den som är billigast.

Ett näst vanligaste är RFI som i praktiken blir en dold RFP. Beställaren ber om information men fattar beslut på svaren, utan att kraven eller utvärderingsgrunden varit kända. Leverantörer som svarat kortfattat sorteras då bort på fel grund, och processen blir svår att motivera.

Ett tredje är att RFP-underlaget saknar prismall. Lösningsförslagen blir då välskrivna men priserna uppbyggda på olika sätt, och jämförelsen faller tillbaka på magkänsla.

Ett fjärde är att formatet väljs efter tillgänglig tid i stället för efter behovet. En prisförfrågan går snabbare att skicka, men i en kategori där lösningarna skiljer sig ger den svar på fel fråga.