Vad är en kravspecifikation?
En kravspecifikation är den del av underlaget som beskriver vad leverantören ska leverera: omfattning, funktion, servicenivå och de villkor som leveransen ska uppfylla. Den kallas ofta kravspec i vardagligt tal.
Kravspecifikationen är det dokument som avgör om anbuden går att jämföra. Svarar alla leverantörer på samma krav går priserna att ställa mot varandra post för post; saknas kraven jämförs i stället olika paket med olika antaganden.
Kravspecifikation – definition och innehåll
En kravspecifikation översätter verksamhetens behov till krav som en leverantör kan prissätta. Den beskriver vad som ska levereras och till vilken nivå, men inte hur leverantören ska lösa uppgiften – den skillnaden är avgörande för hur många leverantörer som kan lämna anbud.
Kravspecifikationen bör hållas ihop med prismallen. Varje krav som påverkar kostnaden behöver en motsvarande rad att prissätta, annars hamnar skillnaderna i fritext i stället för i jämförbara belopp. Det gäller särskilt volymer, servicenivåer och tillval som beställs löpande.
Innehållet brukar delas upp i funktionella krav (vad lösningen ska göra), tekniska krav (integrationer, säkerhet, servicenivåer), kommersiella krav (prismodell och betalningsvillkor) och avtalsmässiga krav (bindningstid, uppsägning, prisjustering). Uppdelningen gör det lättare att se vilka krav som styr priset.
Kravspecifikationen ingår som en del av offertförfrågan tillsammans med prismall, utvärderingskriterier och tidplan. I den samlade upphandlingsprocessen tas den fram efter behovs- och marknadsanalysen, innan förfrågan går ut.
Skallkrav och börkrav – skillnaden
Skallkrav är obligatoriska. Ett anbud som inte uppfyller ett skallkrav kvalificerar sig inte, oavsett pris. Skallkraven ska därför bara innehålla det som verkligen är en förutsättning: lagkrav, nödvändiga integrationer, geografisk täckning och liknande.
Börkrav är önskemål som i stället vägs in i bedömningen. De ger leverantören möjlighet att visa vad som erbjuds utöver grundnivån, och de poängsätts enligt kriterier som är bestämda i förväg.
Den praktiska gränsdragningen är enkel att formulera men svår att hålla: varje krav som inte är ett absolut måste hör hemma bland börkraven. Läggs önskemål in som skallkrav minskar antalet giltiga anbud, och konkurrensen försvinner just där prispressen skulle uppstått.
Formulera båda kravtyperna så att de går att verifiera. Ett krav som inte kan kontrolleras vid leverans är i praktiken inget krav, utan en ambition – och det märks först när avtalet ska följas upp.
Så gör kravspecen anbuden jämförbara och förhandlingen starkare
Jämförbarhet uppstår när alla anbudsgivare räknar på samma omfattning, samma volymer och samma servicenivåer. Kravspecifikationen är det som låser de förutsättningarna, och prismallen är det som tvingar in svaren i samma format.
En tydlig kravspec förkortar också själva anbudsutvärderingen. I stället för att räkna om varje anbud till en gemensam nämnare kan bedömningen gå direkt till kvalificering mot skallkraven och poängsättning av börkraven.
Förhandlingsläget blir starkare av samma anledning. När kraven är dokumenterade går diskussionen om vad som ingår, inte om vad som menades, och tillägg som inte fanns i förfrågan går att avvisa med hänvisning till underlaget.
Kravspecen är dessutom underlaget vid uppföljning: den beskriver vad ni faktiskt köpte, vilket är utgångspunkten i en avtalsanalys när avtalet ska förnyas eller ifrågasättas.
Nyttan är tydligast i kategorier där omfattningen styr priset. Det gäller när ni upphandlar IT-drift, där användarantal, supportfönster och servicenivåer avgör kostnadsbilden, och när ni upphandlar telefoni, där abonnemangstyper, datamängder och tillval måste specificeras för att anbuden ska gå att jämföra.
Vanliga misstag i kravspecifikationen
Det vanligaste misstaget är att specen blir för detaljstyrd. Skrivs kraven utifrån nuvarande leverantörs produktblad – med produktnamn, specifika modeller eller lösningsbeskrivningar – kan bara den leverantören svara fullt ut. Underlaget låser då in befintlig lösning i stället för att öppna för konkurrens.
Motsatsen är lika kostsam: en vag spec där omfattningen inte är angiven ger anbud som bygger på leverantörens egna antaganden. Priserna blir låga där omfattningen tolkats snävt, och skillnaden mellan anbuden beror på vad som inte ingår snarare än på leverantörernas kostnadsnivå.
Ett tredje återkommande fel är att kravmängden inte prioriteras. Långa kravlistor utan uppdelning i skall och bör tvingar leverantören att gardera sig, vilket syns som pristillägg och förbehåll i anbudet.
Slutligen missas ofta kopplingen mellan krav och avtal. Krav som uppfylls i anbudet men inte förs in i avtalet eller dess bilagor är inte bindande under avtalstiden – kontrollera att kravspecifikationen bifogas avtalet innan signering.
Vanliga frågor
Vad ska en kravspecifikation innehålla?
Omfattning och volymer, funktionella krav, tekniska krav som integrationer och servicenivåer, kommersiella krav som prismodell och betalningsvillkor samt avtalsmässiga krav som bindningstid, uppsägning och prisjustering.
Vad är skillnaden mellan skallkrav och börkrav?
Skallkrav är obligatoriska – ett anbud som inte uppfyller dem kvalificerar sig inte. Börkrav är önskemål som i stället vägs in i utvärderingen och poängsätts enligt kriterier som är bestämda innan anbuden öppnas.
Hur detaljerad ska en kravspec vara?
Detaljerad om vad som ska uppnås, återhållsam om hur det ska lösas. Beskriv behov, volymer och nivåer så att anbuden går att jämföra, men undvik produktnamn och lösningsbeskrivningar som stänger ute leverantörer.
Behöver privata företag en kravspecifikation?
Det finns inget lagkrav, men jämförbarheten kräver det i praktiken. Utan en gemensam kravbild räknar leverantörerna på olika förutsättningar, och då går anbuden inte att ställa mot varandra.
Vill ni att vi gör jobbet?
Vi analyserar era avtal och förhandlar mot leverantörerna. Ni betalar bara en andel av det vi sparar.