Vad är en leverantörsbedömning?
En leverantörsbedömning är en systematisk utvärdering av en leverantörs förmåga att leverera enligt de krav ni ställer. Den svarar på frågan om leverantören som organisation är ett rimligt val – oavsett hur bra ett enskilt pris ser ut.
Bedömningen görs både innan ett avtal tecknas och under tiden det löper. Före avtal handlar den om att sortera bort leverantörer som inte klarar uppdraget; under avtalstiden om att upptäcka förändringar innan de blir leveransproblem.
Leverantörsbedömning – definition
En leverantörsbedömning är en strukturerad genomgång av leverantören: dess ekonomi, organisation, kapacitet och arbetssätt. Syftet är att minska risken att ni binder er till en motpart som inte kan hålla det avtalet utlovar.
Bedömningen utgår från samma krav som resten av inköpet. Det som står i kravspecifikationen om servicenivåer, säkerhet eller leveransområde avgör vilka frågor som är relevanta att ställa till leverantören och vilka underlag ni behöver begära in.
Resultatet dokumenteras kortfattat: vilka områden som bedömdes, vilka underlag som låg till grund och vilka risker som identifierades. Dokumentationen gör det möjligt att jämföra leverantörer på samma grund och att följa upp samma leverantör över tid.
Vanliga bedömningsområden
Ekonomisk stabilitet: har leverantören en ekonomi som bär avtalsperioden? Kreditupplysning och årsredovisning är vanliga underlag, särskilt när ni blir beroende av leverantören för en verksamhetskritisk tjänst.
Leveransförmåga och kapacitet: har leverantören personal, system och geografisk täckning för er volym – även vid toppar och avvikelser? I tjänster som när ni upphandlar IT-drift eller upphandlar frakt är det genomförandet som avgör resultatet, och kapaciteten behöver prövas innan avtalet tecknas.
Kvalitet och referenser: hur ser leverantörens arbetssätt ut för kvalitetsstyrning och avvikelsehantering, och vad säger referenskunder med liknande uppdrag? Ställ samma frågor till alla referenser så att svaren går att jämföra.
Informationssäkerhet: hur hanterar leverantören era uppgifter, behörigheter och incidenter? Området är centralt när leverantören får tillgång till system, persondata eller affärsinformation.
Hållbarhet och ansvar: hur arbetar leverantören med miljö, arbetsvillkor och ansvar i sin egen leverantörskedja? Kraven bör vara formulerade så att de går att följa upp, inte bara besvaras med en allmän policy.
När görs en leverantörsbedömning?
Vid kvalificering inför en upphandling. Innan anbuden jämförs sorteras leverantörer som inte uppfyller grundläggande krav på ekonomi, kapacitet eller säkerhet bort. Det är ett av de första momenten i upphandlingsprocessen och gör att utvärderingen bara omfattar realistiska alternativ.
Löpande under avtalstiden, som leverantörsuppföljning. Ekonomi, ägarförhållanden och kapacitet förändras. En återkommande bedömning, till exempel i samband med avtalsmöten, visar om leverantören fortfarande motsvarar kraven och ger underlag inför förlängning, omförhandling eller ny upphandling.
Vid större förändringar. Byter leverantören ägare, underleverantör eller driftmodell, eller ökar ert beroende av den, är det skäl att göra om bedömningen även om ingen fast tidpunkt är nådd.
Skillnaden mot anbudsutvärdering
En leverantörsbedömning bedömer leverantören, en anbudsutvärdering bedömer anbudet. Den första frågar om motparten klarar uppdraget; den andra jämför vad olika leverantörer erbjuder till vilket pris och på vilka villkor.
Ordningen är normalt att leverantörsbedömningen kommer först, som kvalificering, och att anbudsutvärderingen därefter görs bland de leverantörer som gått vidare. Att blanda ihop dem gör att ett lågt pris kan väga upp brister i leveransförmåga som egentligen borde ha diskvalificerat anbudet.
Vanliga frågor
Vad ingår i en leverantörsbedömning?
Vanligen ekonomisk stabilitet, leveransförmåga och kapacitet, kvalitet och referenser, informationssäkerhet samt hållbarhet och ansvar. Vilka områden som väger tyngst beror på kategori och på hur beroende ni blir av leverantören.
Vad är skillnaden mellan leverantörsbedömning och anbudsutvärdering?
Leverantörsbedömningen prövar om leverantören som organisation kan leverera enligt kraven. Anbudsutvärderingen jämför de anbud som lämnats på pris, innehåll och villkor. Bedömningen av leverantören görs normalt först, som kvalificering.
Hur ofta bör en leverantör bedömas?
Före avtal och därefter återkommande under avtalstiden, med tätare intervall för verksamhetskritiska leverantörer. Gör också om bedömningen vid större förändringar hos leverantören, till exempel nytt ägande eller ny underleverantör.
Behöver mindre företag göra leverantörsbedömningar?
Ja, men i proportion till risken. För en enkel vara räcker ofta en kontroll av ekonomi och referenser; för IT-drift, frakt eller andra tjänster där leveransen påverkar verksamheten direkt är en bredare bedömning motiverad.
Vill ni att vi gör jobbet?
Vi analyserar era avtal och förhandlar mot leverantörerna. Ni betalar bara en andel av det vi sparar.