Vad är TCO?
TCO står för total cost of ownership och betyder totalkostnad: summan av allt det kostar att skaffa, använda, underhålla och till slut avveckla en vara eller tjänst under hela den tid ni har den.
Begreppet används för att undvika att beslut fattas på inköpspriset enbart. Två alternativ med samma prislapp kan skilja sig kraftigt när drift, support, förbrukning och avveckling räknas in.
Vad TCO betyder
TCO är ett sätt att beskriva en kostnad över tid i stället för vid en tidpunkt. I stället för att jämföra inköpspris eller månadsavgift räknar ni samman alla kostnader som uppstår från beslut till avveckling, och jämför alternativen på den summan.
Svenska motsvarigheter är totalkostnad, total ägandekostnad och livscykelkostnad. Innebörden är densamma: allt som belastar verksamheten under avtalets eller utrustningens livslängd hör till kalkylen.
Perspektivet är särskilt användbart i kategorier där leverantören tjänar pengar efter köpet – på förbrukningsmaterial, supporttimmar, tillval eller licensuppgraderingar. Där kan ett lågt ingångspris vara den dyraste vägen.
Vad som ingår i en TCO-kalkyl
En TCO-kalkyl innehåller normalt inköps- eller abonnemangskostnad, kostnad för att komma igång, löpande drift och support, förbrukning samt kostnaden för att avsluta.
Till igångsättningen hör installation, konfiguration, integration mot befintliga system, utbildning och den interna tid arbetet tar. Till driften hör serviceavtal, supportärenden, uppdateringar och de tillägg som faktiskt används.
Förbrukning är det som köps löpande för att lösningen ska fungera – exempelvis material, licenser per användare eller rörliga volymavgifter. Avvecklingen omfattar uppsägning, dataexport, återlämning, eventuell återställning och arbetet med att flytta till en ny leverantör.
Vilka poster som är relevanta varierar med kategorin. I kategorier med hårdvara och förbrukning, som när ni upphandlar skrivare och managed print, ligger ofta merparten av kostnaden efter inköpet. I finansierade upplägg som leasing och fordon och leasing styrs totalkostnaden i stället av avtalets villkor, restvärde och vad som händer vid avtalets slut.
Så används TCO vid upphandling
I en upphandling används TCO för att göra offerter jämförbara. Leverantörer bygger upp priser olika, och en prismall som bara efterfrågar ett pris ger svar som inte går att ställa mot varandra.
Praktiskt innebär det att ni anger vilka poster som ska prissättas, över hur lång tid kalkylen räknas och vilka volymer som gäller. Kravbilden behöver vara lika för alla, vilket i sin tur förutsätter en tydlig kravspecifikation.
När svaren kommer in vägs pris mot innehåll i anbudsutvärderingen. TCO är då den siffra som gör jämförelsen rättvis, medan kvalitativa krav bedöms separat.
Samma logik används på befintliga avtal. En strukturerad avtalsanalys räknar ihop vad nuvarande leverantör kostar i praktiken, inklusive tillägg utanför grundpriset – en nollpunkt att jämföra nya offerter mot.
Vanliga fallgropar
Den vanligaste fallgropen är att räkna på för kort tid. En kalkyl som slutar innan avtalet gör det missar de kostnader som uppstår sent: uppgraderingar, prisjusteringar och avveckling.
En annan är att utelämna intern tid. Administration, felanmälningar, utbildning och uppföljning är verkliga kostnader även när de inte faktureras, och de skiljer sig mellan leverantörer.
En tredje är att blanda ihop poster mellan alternativen. Om ett anbud inkluderar support och ett annat debiterar den separat blir jämförelsen fel så länge posterna inte ställs upp på samma sätt.
En fjärde är att behandla kalkylen som ett facit. TCO bygger på antaganden om volym, livslängd och användning – skriv ner antagandena och pröva hur resultatet ändras om de förändras. Uppgifter ni inte kan belägga bör markeras som osäkra snarare än räknas som fakta.
Vanliga frågor
Vad betyder TCO?
TCO står för total cost of ownership och betyder totalkostnad: summan av allt det kostar att skaffa, använda, underhålla och avveckla en vara eller tjänst under hela den tid ni har den.
Vad ingår i TCO?
Normalt inköps- eller abonnemangskostnad, igångsättning som installation och utbildning, löpande drift och support, förbrukning samt kostnaden för att avsluta avtalet – inklusive dataexport, återlämning och byte av leverantör.
Vad är skillnaden mellan inköpspris och TCO?
Inköpspriset är kostnaden vid en tidpunkt, TCO är kostnaden över hela livslängden. Ett lågt inköpspris kan ge hög totalkostnad om support, förbrukning eller tillval är dyra, och tvärtom.
Hur används TCO i en upphandling?
Som grund för jämförbara offerter. Ni anger vilka poster som ska prissättas, över hur lång tid kalkylen räknas och vilka volymer som gäller, och väger sedan totalkostnaden mot de kvalitativa kraven i utvärderingen.
Vill ni att vi gör jobbet?
Vi analyserar era avtal och förhandlar mot leverantörerna. Ni betalar bara en andel av det vi sparar.