Vad är direktupphandling?
Direktupphandling betyder att ett köp görs utan annonserad konkurrensutsättning – leverantören väljs direkt i stället för efter en offentliggjord förfrågan. Begreppet hör hemma i offentlig sektor, där LOU reglerar när det är tillåtet.
I privat sektor används ordet ofta i lösare mening om avtal som tecknas utan att flera leverantörer får lämna offert. Där finns inget regelverk, men konsekvensen är densamma: utan jämförelse saknas prispress.
Direktupphandling i offentlig sektor
I offentlig sektor innebär direktupphandling ett köp som genomförs utan att upphandlingen annonseras, och utan den formella anbudsprocess som annars gäller. Det är tillåtet endast under vissa förutsättningar enligt LOU.
Förutsättningarna handlar bland annat om köpets storlek i förhållande till fastställda gränser, och om särskilda situationer där en annonserad process inte är möjlig eller meningsfull. Gränsvärden och undantag ändras över tid och ska alltid kontrolleras mot aktuell lagtext och Upphandlingsmyndighetens vägledning. [VERIFIERA aktuella beloppsgränser innan de anges någonstans på sajten.]
Även vid direktupphandling gäller grundprinciperna om saklighet och att offentliga medel används effektivt. Ramen beskrivs i vår sida om vad offentlig upphandling är och skillnaderna mot privat sektor i guiden om privat och offentlig upphandling.
Direktköp i privat sektor
Företag i privat sektor är fria att köpa direkt av vilken leverantör de vill. Inget krav på annonsering, utvärderingsmodell eller dokumentation finns.
Priset som erbjuds i ett direktköp är däremot leverantörens utgångspris, inte ett marknadstestat pris. Utan konkurrensutsättning uteblir både prispressen och genomlysningen av villkoren.
Det är i villkoren de dyra överraskningarna sitter: indexklausuler, automatisk förlängning, uppsägningsfönster och tillägg som inte syns i grundpriset. Ett direktköpt avtal har sällan gått igenom den granskningen.
När är direktköp rimligt – och när lönar sig konkurrensutsättning?
Direktköp är rimligt vid små, engångsartade behov, vid akuta situationer där tiden inte finns, och när leverantören i praktiken är den enda som kan leverera det ni behöver.
Konkurrensutsättning lönar sig när kostnaden är återkommande, när avtalet binder er en period framåt och när det finns flera leverantörer på marknaden. Då ger jämförelsen både lägre pris och bättre villkor.
En vanlig mellanväg är en intern regel om att köp över en viss nivå alltid ska ha jämförande offerter. Nivån sätter ni själva utifrån er kostnadsbild – gör den bedömningen på faktiska siffror, inte på magkänsla.
Så konkurrensutsätter ni ett tidigare direktköpt avtal
Börja med nuläget: pris, omfattning, bindningstid och uppsägningsfönster i det befintliga avtalet. Utan de uppgifterna går det inte att avgöra vad som faktiskt ska jämföras.
Ta sedan fram ett underlag som alla leverantörer får svara på i samma format – se sidan om vad en offertförfrågan är. Låt gärna den nuvarande leverantören lämna offert på samma underlag.
Ordningen på stegen, från kartläggning till signerat avtal, beskrivs i vår genomgång av upphandlingsprocessen.
Kategorier som ofta ligger kvar som direktköpta avtal är energi, där prismodell och påslag behöver ställas mot varandra när ni upphandlar el, och bemanningsnära tjänster där frekvens och kvalitetsnivå avgör jämförbarheten när ni upphandlar lokalvård.
Vanliga frågor
Vad betyder direktupphandling?
Att ett köp genomförs utan annonserad konkurrensutsättning – leverantören väljs direkt i stället för efter en offentliggjord förfrågan med flera anbud.
Är direktupphandling tillåten?
I offentlig sektor är den tillåten endast under vissa förutsättningar enligt LOU, bland annat kopplat till köpets storlek och särskilda situationer. I privat sektor finns inga sådana krav – företag får köpa direkt.
Vad är skillnaden mellan direktupphandling och direktköp?
Direktupphandling är den term som används i offentlig sektor och som är reglerad. Direktköp används i privat sektor om samma sak i praktiken: ett avtal tecknas utan att flera leverantörer får lämna offert.
Vad förlorar vi på att direktköpa i stället för att upphandla?
Prispressen och genomlysningen av villkoren. Ni får leverantörens utgångspris utan referens, och klausuler om indexering, förlängning och tillägg granskas sällan lika noga.
Vill ni att vi gör jobbet?
Vi analyserar era avtal och förhandlar mot leverantörerna. Ni betalar bara en andel av det vi sparar.