Vad är skillnaden mellan inköp och upphandling?
Skillnaden mellan inköp och upphandling är att upphandling är den avgränsade processen där ni konkurrensutsätter ett behov och väljer leverantör, medan inköp är det bredare löpande arbetet med behov, beställningar, leveranser och leverantörsrelationer.
Begreppen används ofta som synonymer i vardagen, men de beskriver olika saker. Upphandlingen avgör vilka villkor ni har. Inköpet avgör hur väl villkoren används i praktiken under avtalstiden.
Inköp och upphandling – definition och hur de förhåller sig
Upphandling är den konkurrensutsatta processen att välja leverantör: behovet specificeras, flera leverantörer får lämna offert på samma underlag, svaren utvärderas och avtal tecknas. Processen har en början och ett slut.
Inköp är det löpande arbetet: fånga upp behov, lägga beställningar, följa upp leveranser och fakturor och hantera leverantörsrelationen. Inköp pågår hela tiden, även när ingen upphandling är igång.
Relationen mellan dem är hierarkisk snarare än parallell: upphandlingen är ett moment inom inköpsarbetet. En bra grundbeskrivning av processdelen finns på sidan om vad upphandling är.
När räcker ett vanligt inköp och när lönar sig en upphandling?
Ett vanligt inköp räcker oftast när avtalsvärdet är litet, behovet är tillfälligt och det i praktiken saknas alternativa leverantörer att jämföra med. Då kostar processen mer än den kan ge tillbaka.
En upphandling lönar sig när tre saker sammanfaller: avtalsvärdet är återkommande och betydande, avtalslängden binder er en tid framåt, och det finns flera leverantörer som realistiskt kan leverera. Fler möjliga leverantörer ger mer prispress.
Ett praktiskt sätt att avgöra vilka kategorier som är värda en upphandling är att först kartlägga kostnaderna per leverantör och kategori i en spendanalys.
Rollerna: inköpare, inköpskonsult och upphandlare
Inköparen är den interna rollen som ansvarar för det löpande arbetet: beställningar, avrop mot befintliga avtal, leverantörsdialog och uppföljning av leveranser.
En inköpskonsult anlitas externt för ett avgränsat uppdrag, ofta per kategori, och tillför kategorikunskap och förhandlingsvana under den tid arbetet pågår.
En upphandlare driver själva processen: kravställning, konkurrensutsättning, utvärdering och avtal. I offentlig sektor är rollen reglerad, i privat sektor ligger den ofta hos ekonomi- eller inköpsansvarig.
Många bolag i privat sektor har ingen egen inköpsfunktion och tar in hjälp per kategori i stället – Upphandla arbetar som inköps- och upphandlingskonsult för privat sektor.
Så ser det ut i praktiken
I praktiken börjar arbetet med nuläget: vilka avtal finns, vad kostar de och när går de ut. Därefter avgör ni vilka kategorier som ska konkurrensutsättas och vilka som kan hanteras som löpande inköp.
Själva processen från kartläggning till signerat avtal beskrivs steg för steg i vår genomgång av upphandlingsprocessen och i sidan om hur en upphandling går till.
Effekten blir tydligast i kategorier med återkommande volym och tydliga jämförelsepunkter, till exempel när ni upphandlar IT-drift eller upphandlar frakt.
Vanliga frågor
Är inköp och upphandling samma sak?
Nej. Upphandling är processen att konkurrensutsätta ett behov och välja leverantör. Inköp är det bredare löpande arbetet med behov, beställningar och leverantörsrelationer, där upphandlingen är ett moment.
Vad betyder inköp vs upphandling för ett företag i privat sektor?
Privata bolag är inte bundna av något regelverk och väljer själva process. Skillnaden blir därför praktisk: upphandling görs när volym och avtalslängd motiverar en strukturerad konkurrensutsättning, inköp sköter resten löpande.
När ska vi göra en upphandling i stället för att bara köpa in?
När avtalsvärdet är återkommande, avtalet binder er en period framåt och det finns flera leverantörer som kan leverera. Saknas något av dessa tre ger processen sällan tillbaka det den kostar.
Behöver vi en egen inköpsavdelning för att kunna upphandla?
Nej. Många bolag i privat sektor konkurrensutsätter per kategori med extern hjälp och sköter det löpande inköpet internt.
Vill ni att vi gör jobbet?
Vi analyserar era avtal och förhandlar mot leverantörerna. Ni betalar bara en andel av det vi sparar.