Omförhandla avtal eller upphandla om? Så väljer ni rätt

Omförhandling passar när grundförutsättningarna är bra och det främst är villkoren som behöver justeras. Det tydligaste tecknet är en leverantör som fungerar: leveransen håller den nivå som avtalats, avvikelser hanteras och verksamheten är nöjd med samarbetet. Då finns det sällan skäl att riskera en fungerande leverans för att pröva ett alternativ som ännu är okänt.

Det tredje skälet är tid. Är det kort tid kvar till att uppsägningsfönstret stänger hinner ni sällan genomföra en fullständig upphandling med underlag, anbudstid, utvärdering och eventuellt byte. En omförhandling kan då vara det realistiska spåret för den här perioden, gärna kombinerad med en kortare avtalstid så att nästa beslut kan förberedas ordentligt.

En ny upphandling är motiverad när ni inte längre vet om avtalet speglar marknaden. Marknaden kan ha rört sig sedan avtalet tecknades: nya aktörer, nya prismodeller, ny teknik eller förändrade villkor som branschen erbjuder. En befintlig leverantör har inget eget intresse av att berätta det.

Samma sak gäller när det finns flera likvärdiga leverantörer. I kategorier med standardiserade tjänster och många aktörer är konkurrensen i sig det starkaste verktyget, och det är svårt att veta vad en rimlig nivå är utan att faktiskt fråga marknaden.

Missnöje med leveransen är också ett skäl. Har servicenivåerna inte hållits och avvikelser återkommit trots påpekanden är det sällan villkoren som är problemet, och en omförhandling löser inte en leverantör som inte klarar uppdraget.

Oavsett spår avgörs handlingsutrymmet av två villkor: uppsägningstiden och vad som händer om ingen säger upp avtalet. Många leverantörsavtal förlängs automatiskt med en ny period om de inte sägs upp i tid. Den som missar fönstret har inte längre något val – varken omförhandling eller ny upphandling får effekt förrän nästa period löper ut.

Det praktiska svaret är att ni bevakar uppsägningsfönstren i en avtalsdatabas, med påminnelser långt innan fönstret stänger. Då blir valet mellan omförhandling och upphandling ett planerat beslut i stället för en brådskande reaktion.

Precisera sedan behovet. Verksamheten kan ha förändrats sedan avtalet tecknades, och det som en gång var rätt omfattning behöver inte vara det i dag. Ett preciserat behov gör en omförhandling konkret och är samtidigt kärnan i ett upphandlingsunderlag.

Ta slutligen in jämförelseofferter från ett urval leverantörer. Det är det steg som skiljer ett välgrundat beslut från en gissning: med jämförelser vet ni om nuvarande avtal ligger rimligt, och ni har något att förhandla med om ni väljer att stanna.

Läs gärna om vad en offertförfrågan ska innehålla för att svaren ska bli jämförbara. Arbetsordningen är densamma som i metoden för att sänka leverantörskostnader: kartlägg först, prioritera sedan och välj spår per kategori utifrån underlaget.

Väljer ni att omförhandla är det sällan bara priset som ska diskuteras. Volym är en första hävstång: har volymen ökat, eller kan ni samla fler enheter, avdelningar eller anläggningar hos samma leverantör, förändras förutsättningarna för prisnivån.

Avtalslängd är en annan. En längre bindning ger leverantören förutsägbarhet, medan en kortare ger er flexibilitet. Vilken riktning som är rätt beror på hur stabil kategorin är och hur säkra ni är på leverantören – båda kan vara förhandlingsbara motprestationer.

Kategorier där omförhandling är vanlig är till exempel när ni upphandlar företagstelefoni, upphandlar elavtal eller upphandlar företagsförsäkring – områden med återkommande avtalsperioder och flera parametrar utöver grundpriset.

Frågorna nedan ger inget automatiskt svar, men de gör beslutet explicit. Övervägande ja på de första frågorna pekar mot omförhandling; övervägande ja på de senare pekar mot ny upphandling.