Prishöjning från leverantören – så agerar ni steg för steg

Första frågan är inte om höjningen är rimlig, utan om leverantören har rätt att göra den. Ta fram avtalet och leta efter villkor om pris, prisjustering och ändringar. Det som står där avgör vilket utrymme ni har. Hur prisjusteringsvillkor fungerar beskriver vi i ordlistans förklaring av indexklausul.

Det vanligaste stödet är en indexklausul som knyter priset till ett angivet index. Då ska höjningen gå att räkna fram ur klausulen: rätt index, rätt bastidpunkt, rätt justeringsfrekvens och rätt andel av priset. Stämmer inte leverantörens siffror med klausulens modell har ni grund att ifrågasätta beräkningen, även om själva rätten till indexering finns.

En procentsats i ett brev säger lite om vad höjningen betyder för er. Räkna på er egen volym: vilka artiklar eller tjänster höjningen avser, hur mycket ni köper av dem och vad det innebär över återstående avtalstid. Utgå från fakturorna snarare än från prislistan, eftersom det är där den faktiska förbrukningen syns.

Lägg till sist effekten i ett större perspektiv. En höjning på ett litet avtal kan vara oviktig, medan samma höjning på ett av era största leverantörsavtal är värd ett ordentligt arbete. Prioritera utifrån belopp och avtalets återstående längd.

Väg därför höjningen mot totalkostnaden över den återstående avtalstiden, inte bara mot nästa faktura. Ta med de kostnader som följer av att stanna, som fortsatta prisjusteringar enligt avtalet, och de som följer av att byta, som omställning och eventuell överlappning.

Svara skriftligt och inom rimlig tid. Ett uteblivet svar kan i vissa avtal tolkas som att ändringen godtas, så låt inte aviseringen ligga obesvarad. Bekräfta att ni har tagit emot den och att ni granskar underlaget.

Ställ också frågor som öppnar för motprestationer. Kan höjningen fasas in, kompenseras med förbättrade villkor på annat håll eller kopplas till en längre prisgaranti? Hur ni för själva samtalet beskriver vi i checklistan; här räcker det att ni inte accepterar något innan underlaget är granskat.

En prishöjning är också en signal om att avtalets villkor kanske inte längre speglar marknaden. Det gäller särskilt om höjningen saknar tydligt avtalsstöd, om underlaget inte håller eller om höjningarna har blivit återkommande.

Om ni ska omförhandla eller gå vidare med en ny upphandling är ett eget beslut, som vi går igenom i artikeln om att omförhandla eller upphandla om. Kontrollera samtidigt hur avtalet kan avslutas, eftersom uppsägningstiden avgör hur snabbt ett alternativ kan bli verklighet.

Dokumentera jämförelsen innan ni återkommer till leverantören. Notera vilka leverantörer som tillfrågats, vilket underlag de fått och vilka villkor som skiljer sig åt. En dokumenterad jämförelse är ett sakligt argument i samtalet och ett beslutsunderlag internt.

För befintliga avtal handlar det om överblick. Samla prisvillkor, indexklausuler och tidigare justeringar i er avtalshantering, så att varje ny avisering kan jämföras med vad avtalet tillåter och vad som redan har höjts.

Följ till sist upp utfallet. Notera vad som hände med höjningen, vilket underlag leverantören visade och vad ni kom överens om. Nästa gång samma leverantör aviserar en höjning har ni då både historik och argument på plats. Arbetssättet ingår i den bredare metoden för att sänka leverantörskostnader.