Uppsägningstid och automatisk förlängning: ta kontroll över era avtal
Många leverantörsavtal förlängs automatiskt om ingen säger upp dem i tid. Så inventerar ni uppsägningstiderna, bevakar fönstren och agerar innan de stänger.
Upphandla redaktion
Förhandlare & inköpsanalytiker
Innehåll i inlägget
De flesta leverantörsavtal tar inte slut av sig själva. De löper vidare med en ny period om ingen säger upp dem i tid, och uppsägningen måste ofta ske långt innan avtalet når sitt slutdatum. För ett företag med många avtal blir det lätt så att förlängningarna sker av slentrian snarare än genom beslut.
Den här artikeln handlar om tidsfristerna: hur ni hittar uppsägningstiderna, bevakar förnyelsedatumen och agerar innan fönstret stänger. Själva valet mellan att stanna och att pröva marknaden behandlar vi i artikeln om att omförhandla avtal eller upphandla om, och hur ni för samtalet med leverantören finns i vår checklista för att förhandla leverantörsavtal.
Så fungerar uppsägningstid och automatisk förlängning
Tre villkor samverkar. Avtalsperioden, eller bindningstiden, anger hur länge ni är bundna. Uppsägningstiden anger hur lång tid före periodens slut en uppsägning måste ha kommit fram. Förlängningsklausulen anger vad som händer om ingen part säger upp avtalet – vanligtvis att det förlängs med en ny period.
Kombinationen skapar ett uppsägningsfönster. Det är inte avtalets slutdatum som är det viktiga, utan sista dag för uppsägning, som infaller tidigare. Den som räknar från slutdatumet och tänker att det finns gott om tid har ofta redan passerat den dagen, och då återstår bara att vänta ut nästa period. Bindningstid och uppsägningstid är alltså två olika saker.
Villkoren varierar mellan avtal och kategorier, och mellan företag finns stor avtalsfrihet. Det är därför avtalstexten som avgör, inte vad som brukar gälla. Läs förlängningsklausulen tillsammans med prisvillkoren: ibland får leverantören justera priset när avtalet förlängs. Se ordlistans förklaring av begreppen.
- Avtalsperiod – hur länge ni är bundna
- Uppsägningstid – hur långt före periodens slut uppsägningen måste komma fram
- Förlängningsklausul – vad som händer om ingen säger upp avtalet
Inventera avtalens uppsägningstider
Första steget är att veta vilka avtal som finns. Det låter självklart, men leverantörsavtal är ofta utspridda: i e-post, i olika avdelningars mappar och ibland bara som villkor som accepterats i samband med en beställning. Fakturorna är en bra startpunkt, eftersom varje återkommande leverantör på fakturalistan rimligen har ett avtal någonstans.
För varje avtal behöver ni samma uppgifter: motpart, startdatum, avtalsperiod, uppsägningstid, förlängningsperiod, hur uppsägningen ska göras och vem som ansvarar internt. Lägg till om priset kan justeras vid förlängning och om det finns en avgift vid förtida uppsägning.
Kategorier där automatisk förlängning är ett vanligt avtalsvillkor är till exempel när ni upphandlar telefoni och växel, upphandlar larm och bevakning eller upphandlar skrivare och managed print. Där finns ofta utrustning eller installation i avtalet, och perioderna kan vara flera år. Börja gärna inventeringen där.
- Motpart, startdatum och avtalsperiod
- Uppsägningstid och sista dag för uppsägning
- Förlängningsperiod och prisvillkor vid förlängning
- Formkrav för uppsägning och intern ansvarig
Kostnadsfri analys
Vill ni veta vad ni betalar för mycket – innan ni läser klart?
Vi går igenom era avtal och fakturor och visar besparingen. Ni betalar bara en andel av det vi faktiskt sparar.
Bevaka förnyelsedatum innan fönstret stänger
En inventering har bara värde om den används. Samla avtalen i ett register eller i ett system för avtalshantering och räkna fram sista dag för uppsägning för varje avtal. Det är det datumet som ska bevakas, inte slutdatumet.
Lägg påminnelser i flera steg. Den första bör komma så tidigt att ni hinner ta fram underlag och jämföra marknaden, den andra när det är dags att fatta beslut och den sista strax innan uppsägningen måste vara skickad. Hur långt i förväg beror på kategorin: ett avtal som kan behöva upphandlas på nytt kräver betydligt mer framförhållning än ett som bara ska sägas upp.
Utse en ansvarig per avtal. När påminnelsen går till en gemensam inkorg eller till någon som har bytt roll faller den lätt mellan stolarna. Följ också upp registret regelbundet, så att nya avtal läggs till och avslutade tas bort.
Säga upp leverantörsavtal i rätt tid och form
En uppsägning behöver inte betyda att ni lämnar leverantören. Den kan vara ett sätt att stoppa en automatisk förlängning och skapa utrymme för nya villkor, förutsatt att ni är beredda att faktiskt gå vidare om ni inte kommer överens. Bestäm därför i förväg vad ni vill uppnå innan uppsägningen skickas.
Följ avtalets formkrav. Står det att uppsägningen ska vara skriftlig, ske till en viss adress eller göras av behörig firmatecknare, gör den på det sättet. Skicka den så att ni kan visa när den kom fram, och begär en skriftlig bekräftelse från leverantören med datum för när avtalet upphör.
Planera också för det som händer efter uppsägningen. Utrustning ska kanske återlämnas, data exporteras och nummer eller tjänster flyttas. Ju tidigare det är klart, desto mindre risk att ett byte försenas och att ni behöver förlänga ändå.
- Bestäm målet med uppsägningen innan den skickas
- Följ formkraven i avtalet
- Spara bevis på när uppsägningen kom fram
- Begär skriftlig bekräftelse med slutdatum
Om fönstret missas: ny bindningsperiod
Missar ni sista dag för uppsägning förlängs avtalet normalt enligt förlängningsklausulen, och ni är bundna även under den nya perioden. Ett nytt erbjudande från en annan leverantör kan då inte användas förrän perioden löpt ut, eller bara mot att ni betalar för den återstående tiden.
Det finns ändå saker att göra. Kontakta leverantören och fråga om villkoren kan justeras eller perioden kortas; det är inte en rättighet, men en del leverantörer är beredda att diskutera för att behålla kunden. Kontrollera också om avtalet innehåller andra grunder för uppsägning, till exempel om leverantören inte håller avtalade servicenivåer [VERIFIERA mot respektive avtal].
Använd framför allt den nya perioden till att förbereda nästa beslut. Lägg in avtalet i registret, sätt påminnelser och samla underlag i god tid. Arbetssättet ingår i den bredare metoden för att sänka leverantörskostnader, där kontroll över avtalens tidsfrister är en av grunderna.
Det här ska ni ta med er
- 01Bevaka sista dag för uppsägning – inte avtalets slutdatum.
- 02Inventera avtalen med hjälp av fakturorna och samla villkoren på ett ställe.
- 03Påminnelser i flera steg och en ansvarig per avtal gör att fönstren inte missas.
- 04Följ avtalets formkrav och begär skriftlig bekräftelse vid uppsägning.
- 05Ett missat fönster innebär oftast en ny bindningsperiod – använd den till att förbereda.
Skribent
Amanda Ringdahl
Upphandlingsansvarig, Upphandla
Amanda Ringdahl är upphandlingsansvarig på Upphandla och har 15 års erfarenhet av inköp och leverantörsförhandling inom retail och tjänstesektor. Hon leder företagets analyser och förhandlingar av indirekta kostnader – med telefoni, IT och övriga abonnemangsavtal som återkommande fokus.
Vill ni att vi gör analysen åt er?
Vi tittar på era avtal, hittar besparingen och förhandlar – ni betalar en andel av det vi sparar. Inget mer.
Svar inom 24 h · ingen bindning
Relaterade inlägg
Förhandling · 7 min
Omförhandla avtal eller upphandla om? Så väljer ni rätt
När ett avtal närmar sig slutet finns två vägar: omförhandla med nuvarande leverantör eller konkurrensutsätta på nytt. Valet avgörs av leverantören, marknaden och tidsfönstret.
Läs inläggetFörhandling · 9 min
Förhandla leverantörsavtal: 12-stegs checklista som faktiskt sänker priset
De flesta förhandlingar misslyckas långt innan mötet börjar. Här är den checklista vi använder när vi förhandlar avtal åt svenska företag varje vecka – tolv konkreta steg.
Läs inläggetGuide · 4 min
Avtalsregister – så slutar ni missa uppsägningstider
Det enklaste sättet att spara pengar på avtal är att inte missa uppsägningstiden. Ändå gör hälften av alla SMB det varje år.
Läs inlägget