Mobilflotta: så städar ni bort abonnemang ni inte använder

Fakturan visar vad ni betalar för. Den visar inte vad ni använder, och den visar sällan vem som står bakom varje nummer. Be därför operatören om en fullständig abonnemangslista i Excel eller CSV – inte en PDF – med ett rad per SIM-kort.

Matcha sedan listan mot personallistan från HR. Det låter trivialt, men det är i den matchningen de flesta felen syns.

När listan är matchad mot personalregistret brukar fyra kategorier framträda. Ingen av dem kräver förhandling för att åtgärdas – de kräver bara ett beslut.

Vilande abonnemang tillhör personer som slutat. Avslutsrutinen fångar ofta datorn och passerkortet men missar SIM-kortet, särskilt om numret inte används för inloggning. Abonnemanget fortsätter faktureras tills någon reagerar.

Dubbletter uppstår när en medarbetare fått ett nytt nummer vid byte av roll, telefon eller kontor och det gamla numret aldrig avslutats. De syns tydligt: noll eller nära noll förbrukning under lång tid, men full månadsavgift.

Maskin-SIM sitter i betalterminaler, larm, fordonsenheter, mätare och surfplattor. De behöver ofta bara en bråkdel av datamängden i ett vanligt personabonnemang, men ligger inte sällan på samma abonnemangstyp som personalen.

När flottan är städad återstår frågan om nivå. Här är misstaget nästan alltid detsamma: samma abonnemang till alla, dimensionerat efter den som förbrukar mest. Det är administrativt bekvämt och ekonomiskt dyrt.

Dela i stället upp personalen i tre eller fyra grupper utifrån faktisk förbrukning över tolv månader. En kontorsanställd som sitter på wifi större delen av dagen har en helt annan profil än en säljare som arbetar mobilt eller en tekniker som streamar dokumentation i fält.

Titta särskilt på spridningen, inte bara på medelvärdet. Om några få användare drar merparten av datan är det ofta billigare att ge dem ett större abonnemang och sänka nivån för alla andra, än att lägga hela flottan på en nivå som täcker toppanvändarna.

Två offerter med samma månadspris per användare kan skilja sig avsevärt i totalkostnad. Skillnaden ligger i vad som ligger utanför abonnemangspriset.

Hårdvaruavbetalning är det vanligaste. När telefoner finansieras via operatören blandas avbetalningen in i den månatliga fakturan. Vid byte av operatör kvarstår restskulden, och en offert som ser billigare ut kan bli dyrare när lösenbeloppet räknas in. Håll därför alltid isär tjänst och hårdvara i jämförelsen.

Fråga även efter engångsavgifter: nummerflytt, aktivering, SIM-byte, administrationsavgift för portalen och eventuell avgift för fakturaformat. De är sällan avgörande, men de ska vara kända innan ni skriver på och inte dyka upp på första fakturan.

En städad flotta är ett bättre förhandlingsläge av två skäl. Dels vet ni exakt vad ni ska köpa, dels kan operatören prissätta ett realistiskt volymåtagande i stället för att gardera sig mot osäkerhet.

Skicka därför aldrig ut en förfrågan baserad på nuvarande fakturarader. Skicka ut den städade listan: antal abonnemang per grupp, faktisk datavolym per grupp, antal maskin-SIM, roamingmönster och önskad avtalslängd. Be om pris per grupp och per tilläggstjänst separat, så att offerterna går att jämföra rad för rad.

Sätt slutligen upp rutiner så att flottan inte växer igen: SIM-kort med i offboarding-checklistan, en namngiven avtalsägare, och en kvartalsvis genomgång av abonnemang med noll förbrukning. Det tar under en timme per kvartal när grunddatat väl är på plats.

Utse därför en namngiven avtalsägare med mandat att godkänna nya abonnemang, ändra nivåer och avsluta kort. Det behöver inte vara en heltidsroll; det behöver vara en person som står på avtalet och får frågan när något ska förändras.

Bestäm samtidigt en enkel beställningsrutin: vilka nivåer som finns att välja mellan, vem som godkänner avsteg och vad som gäller för maskin-SIM. Ju färre valfria varianter, desto enklare blir både administrationen och nästa förhandling.

Se slutligen till att operatörens självbetjäningsportal används av mer än en person. Kunskap som bara finns hos en medarbetare försvinner vid semester och personalbyte, och då börjar flottan växa igen.