Upphandling för fastighetsbolag
I fastighetsförvaltning är driftnettot direkt kopplat till de löpande leverantörskostnaderna. Elavtal, fastighetsnät, teknisk förvaltning och lokalvård tecknas ofta per fastighet, vid olika tidpunkter och med olika leverantörer – vilket gör att beståndet som helhet sällan har enhetliga villkor.
Sidan sammanfattar var vi normalt hittar mest i ett bestånd, vilka avtalsklausuler som är värda att granska först och hur arbetet läggs upp när avtalen är spridda över många objekt.
Kategorier som brukar ge störst effekt
Ett fastighetsbestånd har få leverantörskategorier men många avtal. Effekten kommer av att samla ihop dem och förhandla som en volym i stället för objekt för objekt.
- El – fastighetsel och eventuell hyresgästel; avtalsform, påslag och prisområde per objekt.
- Fastighetsnät och bredband – anslutningar per fastighet, ofta med gamla kapaciteter och villkor.
- IT-drift och system – förvaltningssystem, support och licenser.
- Lokalvård och fastighetsservice – frekvens och omfattning sätts sällan om efter förändrad användning.
- Avfall och återvinning – kärl och hämtningsfrekvens per objekt.
- Försäkring – fastighetsförsäkring med självrisknivåer och värden som inte följt beståndets förändring.
Expert-tips
Gör en objektlista med leverantör, avtalstid och uppsägningsfönster per fastighet. Utan den listan förhandlas beståndet aldrig som en volym.
Typiska avtalsfällor i branschen
Avtal följer ofta med vid förvärv och lever sedan vidare på autopilot. Det är där kostnaden byggs upp.
- Avtal som följt med vid fastighetsförvärv och aldrig granskats mot beståndets övriga villkor.
- Automatisk förlängning med långa förlängningsperioder per objekt.
- Indexklausuler utan tak på service- och förvaltningsavtal.
- Bredbands- och nätavtal med SLA som saknar definierad åtgärdstid.
- Lokalvårdsavtal med frekvens satt efter en tidigare användning av lokalen.
- Dubbla abonnemang efter byte av system eller leverantör.
Vanligt misstag
Att förhandla ett objekt i taget. Beståndets samlade volym är det starkaste argumentet – används det inte, försvinner det.
Så går arbetet till i ett bestånd
Vi samlar in fakturor och avtal för samtliga objekt i portalen och bygger en kostnadskarta per fastighet och kategori. Där syns dubbletter, avvikande priser mellan objekt och kommande uppsägningsfönster.
Sedan förhandlas kategorierna parallellt med målet att beståndet ska ha enhetliga villkor – samma indexklausul, samma avtalstid, samma servicenivå.
- Objektlista med leverantör, kostnad och avtalstid.
- Identifiera avvikelser mellan fastigheter i samma kategori.
- Förhandla el, nät, service och lokalvård parallellt.
- Samordna avtalstider så att beståndet kan förhandlas samlat nästa gång.
Kundcase från branschen
Moneus Fastigheter förvaltar ett flerbostadsbestånd där elavtal, nätverk och IT hörde till de tyngsta löpande kostnaderna. Efter genomlysning och parallella förhandlingar sparade bolaget 738 400 kr första året, motsvarande 27 %.
Vanliga frågor
- Vilka kostnader ger mest i ett fastighetsbestånd?
- El, fastighetsnät och bredband, IT-drift, lokalvård och fastighetsservice samt avfall. Kategorierna återkommer per objekt, vilket gör att en förbättrad villkorsnivå får effekt i hela beståndet.
- Vi har olika leverantörer per fastighet – är det ett problem?
- Det är snarare utgångsläget för de flesta bestånd. Poängen med genomlysningen är just att synliggöra skillnaderna mellan objekten och sedan förhandla dem som en samlad volym.
- Kan ni hantera hyresgästrelaterade avtal?
- Vi arbetar med de avtal ni själva är part i. Var gränsen går mellan fastighetsel och hyresgästel, eller mellan fastighetsnät och hyresgästens egna abonnemang, klargörs i kartläggningen innan förhandling.
- Vad händer med avtal som följde med vid ett förvärv?
- De granskas som alla andra: avtalstid, förlängningsperiod, uppsägningsfönster och indexklausul. Förvärvade avtal är ofta de äldsta och därmed de som avviker mest från marknadsnivån.
- Hur lång tid tar ett upphandlingsarbete?
- Tidsåtgången styrs av hur många objekt som ingår och hur snabbt underlaget kommer in. Processen och stegen beskrivs på sidan Så funkar det.
- Vad kostar det?
- Analysen är kostnadsfri och ersättningen är en andel av den uppnådda besparingen. Uteblir besparingen uteblir kostnaden.
Läs vidare
Vill ni att vi gör jobbet?
Vi gör analys och förhandling kostnadsfritt – ni betalar bara en andel av det vi sparar.
Svar inom 24 h · ingen bindning