Vad är en exitklausul?

Exitperioden är den övergångsperiod parterna avtalar om för att avveckla den gamla leveransen och etablera nästa. Ange vad som utlöser perioden, hur den planeras och när respektive åtagande upphör. Skilj den från uppsägningstiden: arbetet kan behöva förberedas före avtalsslut eller fortsätta efteråt om det uttryckligen har reglerats.

Medverkansplikten, ibland kallad exitbistånd, beskriver vilket stöd den avgående leverantören ska ge kunden och nästa leverantör. Det kan omfatta dokumentation, informationsmöten, tekniska exporter och överföring av pågående ärenden. Ange också vilka resurser kunden ska tillhandahålla och vem som samordnar arbetet så att beroenden inte lämnas mellan parterna.

Klausulen bör skilja ordinarie leverans från särskilda exittjänster. Beskriv vad som redan ingår och hur extra insatser beställs, godkänns och prissätts. Bestäm även vilken tjänstenivå som gäller under övergången. En uppsägning behöver hanteras tillsammans med leveransplanen, så att ansvar för support och drift inte blir oklart innan nästa lösning fungerar.

I löpande tjänster byggs beroenden upp genom konton, arbetsrutiner, tekniska inställningar och information hos leverantören. När ni upphandlar IT-drift behöver ni därför granska hur miljöbeskrivningar, behörigheter, säkerhetskopior och ärendehistorik ska lämnas över. Ett nytt driftavtal löser inte automatiskt tillgången till det material som behövs för att ta över.

Vid upphandling av molntjänster är exportformat, kontoförhållanden och integrationer viktiga att kartlägga. För telefoni och växel behöver ni även beskriva nummer, svarsgrupper, hänvisningar och konfigurationer. Utgå från verksamhetens faktiska beroenden och kontrollera vad som går att flytta, vad som måste byggas om och vilka rättigheter som behövs.

En exitplan omsätter klausulen i aktiviteter, ansvariga och beslutspunkter. Klausulen anger åtagandena, medan planen beskriver genomförandet för er aktuella miljö. Håll planen uppdaterad när tjänsten förändras. I guiden om att byta IT-leverantör och planera överlämningen behandlas inventering, migrering och godkännande som delar av samma övergång.

Lista vilket material som ska återlämnas: kunddata, dokumentation, konfigurationer och relevanta loggar. Ange format, mottagare, säker överföring och hur ni prövar att materialet går att använda. Reglera rättigheter till sådant som leverantören har skapat eller licensierat separat. Tillgång till en fil är inte samma sak som rätt att använda den hos nästa leverantör.

Beskriv hur dataexport, import och eventuell radering ska samordnas. När personuppgifter hanteras behöver exitvillkoren stämma med biträdesavtalet och dokumenterade instruktioner. Bestäm hur överlämning och radering bekräftas och vilka åtkomster som ska avvecklas. Granska också underleverantörernas roll och vilka beroenden som kan påverka genomförandet.

Ange hur exittjänster prissätts utan att lämna centrala poster till en senare diskussion. Det kan vara en avtalad beräkningsmodell med definierad omfattning och krav på godkännande av tillägg. Be om tydliga antaganden och hantering av förseningar. Beskriv vem som beslutar om ändringar och hur parterna följer upp att överenskomna uppgifter är utförda.

Knyt kontinuiteten till konkreta åtaganden: vem tar emot fel, vilken dokumentation ska finnas och hur övergången godkänns? Planera även vad som händer om ett steg behöver avbrytas. Samla klausul, exitplan och ansvariga kontakter i er avtalshantering, så att materialet finns tillgängligt när ett byte blir aktuellt.

Bindningstid i leverantörsavtal beskriver avtalets tidsmässiga åtagande. Uppsägningstiden styr framförhållningen för att avsluta det enligt villkoren. Exitklausulen beskriver i stället överlämningen och avvecklingen. Att ha en exitklausul innebär inte i sig att ni kan lämna avtalet tidigare eller slippa kvarvarande betalningsåtaganden.

Läs villkoren tillsammans och kontrollera dokumentens företrädesordning. Bestäm om samma exitbistånd ska gälla vid ordinarie avtalsslut och andra avslutssituationer. Vilka skyldigheter som gäller utan uttryckligt avtalsstöd behöver bedömas utifrån avtalet och tillämplig rätt [VERIFIERA]. Undvik därför att bygga planen på antaganden om stöd som inte har reglerats.